Best Practices für die Gehaltsabrechnung

In diesem Artikel erfahren Sie die besten Vorgehensweisen bezüglich der Lohnabrechnungen für das Jahr 2025. Warum Unternehmen, insbesondere solche mit internationalen Mitarbeitenden, besonderes Augenmerk auf den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten legen. Lesen Sie, warum die besten Vorgehensweisen für die Gehaltsabrechnung Automatisierung und Outsourcing umfassen. Wir verraten Ihnen, warum ein effektives Gehaltsabrechnungssystem klar definierte Richtlinien und Verfahren beinhalten, Echtzeit-Datenverfolgung nutzen und flexible Zahlungsoptionen bieten sollte.

Erstellen Sie Richtlinien und Verfahren für Lohnabrechnungssystem

Die Grundlage jedes guten Prozesses – insbesondere eines so komplexen wie der Lohnabrechnung – sind die standardisierten Vorgehensweisen und Richtlinien. Durch die Erstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit („Single Source-of-Truth”) für Ihre Lohnabrechnungsprozesse sowie der Festlegung von Best Practices stellen Sie sicher, dass Ihre gesamte, zuständige Abteilung nach den gleichen Standards arbeitet.

Ihre Lohnabrechnungsrichtlinien sollten folgende Punkte abdecken:

• Bestandteile der Lohnabrechnung
• Zahlungsplan
• Zahlungsmethoden
• Lohnabzüge
• Leistungen

Ihre Lohnabrechnungsverfahren sollten folgende Punkte abdecken:

• Dateneingabeprozesse
• Standards für die Berichtsverarbeitung
• Zahlungsprozesse
• Standards für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen
• Berechnungsprozesse
• Vor- und Nachbereitungen der Lohnabrechnung
• Berücksichtigung von Abwesenheiten

Um den Anfang zu machen, können Sie eine globale Lohnabrechnungsvorlage verwenden, um die täglichen Aufgaben der Lohnabrechnung und die Bezahlung jedes Mitarbeiters für einen einzelnen Zahlungszyklus zu identifizieren.

Wichtige Termine und Fristen der Lohnabrechnung für das gesamte Jahr eintragen

Ein Vorteil der Verwaltung der Lohnabrechnung ist, dass fast alle erforderlichen Fristen im Voraus bekannt sind. Integrieren Sie diese strategische Planung in den Zeitplan Ihrer Verantwortlichen Mitarbeiter:innen der Lohnabrechnung, um Fehler bei der Lohnabrechnung und Strafen durch nicht Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu vermeiden.

Sowohl Kleinunternehmer:innen als auch die Lohnbuchhaltung in Großunternehmen können gleichermaßen davon profitieren, sich Erinnerungen an Lohn- und Steuerfristen einzurichten. Die Fristen variieren je nach den Lohnabrechnungsgesetzen des Landes und dem Lohnabrechnungszeitplan.

Wie und wo Sie Benachrichtigungen einrichten, hängt von Ihrem Team und den verwendeten Tools ab. Die Automatisierung von Erinnerungen in einem kollaborativen Tool, das Sie bereits täglich verwenden, wie z.B. Slack, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen empfangen werden. Oder erstellen Sie Termine in einem gemeinsamen Google Kalender Ihres Teams und laden Sie alle erforderlichen Mitglieder der Lohnabrechnungsabteilung zu den Ereignissen im Laufe des Jahres ein.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen korrekt klassifiziert sind

Das Verständnis der Mitarbeiterklassifizierung ist erforderlich, um die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen. Sie müssen sichergehen, dass Vollzeitmitarbeiter:innen oder Freelancer:innen korrekt eingeordnet sind, um die Arbeitnehmer:innen entsprechend zu bezahlen und ihnen die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren.

Arbeitgeber:innen zahlen mehr für Mitarbeiter:innen als für unabhängige Freelancer:innen, da sie für jeden Mitarbeiter Leistungen und Lohnsteuern abgeben. Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter falsch abrechnen, umgehen sie Steuern und Sozialabgaben, wie Arbeitslosen- und Krankenversicherungsbeiträge, was zu einem erheblichen Steuerverlust führt.

Wenn Ihr Team sowohl unabhängige Freelancer:innen als auch feste Mitarbeitende einstellt, überprüfen Sie doppelt, ob sie korrekt klassifiziert sind. Sie können diese Bewertung verwenden, um Ihr Risiko einer Fehlklassifizierung zu bestimmen.

Überarbeiten und automatisieren Sie Ihr Lohnabrechnungssystem

Einer der größten Fortschritte in der HR-Software ist die Automatisierung der Lohnabrechnung. Automatisierte und digitalisierte Lösungen können Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung der Lohnabrechnungsabteilung zu verwalten und die Einhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften und Steuererklärungen zu verbessern, indem sie Aufgaben übernehmen, wie:

• Zeiterfassung
• Berechnung von Überstunden, Boni und Gehaltserhöhungen
• Lohnabrechnungsberichte und Kostenaufstellungen
• Berechnung von Steuern und Abzügen
• Steuererklärungen

Verwenden Sie Echtzeit-Datenverfolgung und -analyse

Lohnabrechnungsteams können keine fundierten Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Daten treffen. Egal, ob Sie Informationen der Lohnabrechnung von Mitarbeiter:innen oder eine Kostenaufstellung Ihrer ausländischen Sozialversicherungsbeiträge überprüfen, Sie benötigen einen aktuellen Bericht.

Die globale Lohnabrechnungsplattform von Deel bietet beispielsweise einen globalen Überblick über alle Ihre Lohnabrechnungsdaten, sodass Sie datenbasierte Entscheidungen über die Lohnabrechnung treffen können, und das mit Berichten aus allen Standorten und Positionen.

Erstellen Sie einen strikten Genehmigungsprozess für die Lohnabrechnung

Der Genehmigungsprozess für die Lohnabrechnung nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch, erfordert jedoch gleichzeitig eine rasche Beteiligung mehrerer Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Positionen. Wie können Sie diesen Prozess vereinfachen?

Erstens sollten Sie sich über Ihr Budget, Ihre Zeitpläne, Ihre Zahlungszeiträume und andere Einschränkungen im Klaren sein. Dann legen Sie Richtlinien fest, die bestimmen, dass jede Personalstrategie, Beförderung oder Personaländerung zuvor genehmigt werden muss, damit Sie später im Prozess keine größeren Lohnabrechnungsprobleme haben.

Bieten Sie zugänglichere Zahlungsoptionen an

Die Einrichtung von Direktzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter anstelle des Versands von Papierchecks ist der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Lohnabrechnungsprozesse im Jahr 2024. Wenn Sie die Zahlungserfahrung Ihrer Mitarbeiter weiter verbessern möchten oder wenn Sie ein globales Team mit unabhängigen Auftragnehmern haben, suchen Sie möglicherweise nach flexibleren Lösungen.

Mitarbeiter, die Deel nutzen, können ihr Gehalt in Kryptowährung abheben. Laut dem State of Global Hiring Report von Deel Lab wurden im Jahr 2022 vier Prozent aller über Deel getätigten Abhebungen in Krypto vorgenommen. Unternehmen, die Deel nutzen, können Freelancer:innen auch frühzeitig über Deel Advance bezahlen.

Deel-Kunden können Freelancer:innen auch eine Deel Card zur Verfügung stellen, mit der sie Gelder direkt von ihrem Deel-Guthaben ausgeben können, ohne vorher das Geld auf ihr Bankkonto zu übertragen. Es ist eine großartige Option für diejenigen, die in Ländern wie den Philippinen arbeiten, um ihr Gehalt in einer stabileren Währung zu erhalten.

Suchen Sie nach einer Softwarelösung, die eine mobile Selbstbedienungsfunktion bietet.

Die Verwendung einer Lohnabrechnungsplattform mit Funktionen der Selbstverwaltung entlastet Ihr Team für das Personalwesen von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf Kernprojekte zu konzentrieren. Die Selbstbefähigung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, einfache Aufgaben eigenständig zu erledigen, wie z.B. die Übermittlung von Zeiterfassungsinformationen, die Überprüfung vergangener und aktueller Gehaltsabrechnungen und die Einreichung von Steuerinformationen.

Die Verwendung einer Plattform, die Selbstverwaltung und die mobile Verwendung bietet, ist ideal, da Mitarbeiter:innen und Zuständige der Entgeltabrechnung jederzeit und überall auf die Plattform zugreifen können, was eine bessere Benutzererfahrung und Effizienzsteigerung schafft.

Implementieren Sie eine starke Datenschutzrichtlinie

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Daten online speichern, Lohnabrechnungssoftware verwenden oder durch Drittanbieter die Lohnabrechnung auslagern, Sie müssen an Ihre Datensicherheit denken. Zuständige Personen verarbeiten sensible und personenbezogene Daten wie Bankinformationen und Mitarbeiterakten. Daher müssen Sie Vorsichtsmaßnahmen treffen, um diese Informationen zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Cloud-basierte Lösungen sind in der Regel die sicherste Option für viele Unternehmen und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, aber es liegt an Ihnen, zu bestimmen, was für Ihr Unternehmen und dessen Daten am besten funktioniert. Sie müssen auch eine ordnungsgemäße Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) abschließen, wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Lohnabrechnungsdienstleister entscheiden.

Lagern Sie Ihre Lohnabrechnung für mehr Expertise und Kapazitäten aus

Oft erreichen viele Unternehmen den Punkt, an dem die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsprozesse die ressourcenschonendste Lösung für das Management ist. Oft ist der Grund für große Unternehmen, dass die Belegschaft zu stark gewachsen ist, als dass ihr internes Lohnabrechnungsteam es alleine bewältigen könnte. Andere Unternehmen wenden sich dem Outsourcing der Lohnabrechnung zu, wenn sie beginnen, international Mitarbeiter:innen einzustellen.

Wenn Ihr Führungsteam eine globale Expansion für 2025 plant, ist es an der Zeit, den Übergang zu einem ausgelagerten Lohnabrechnungsanbieter in Betracht zu ziehen. Die Vorteile des Outsourcings bestimmter Lohnabrechnungsaufgaben umfassen:

• Reduzierte Kosten
• Zeitersparnis
• Zugriff auf Fachwissen
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung
• Erhöhte Datensicherheit und Compliance-Schutz

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um ehrliches und konstruktives Feedback

Ihre Mitarbeiter:innen können den Lohnabrechnungsprozess am besten beurteilen und ihr Feedback kann Ihnen helfen, zukünftige Erfahrung zu verbessern. Verwenden Sie Pulsumfragen, um die Zufriedenheit Ihres Teams mit dem aktuellen Lohnabrechnungsprozess und der Gehaltsabrechnungssoftware zu ermitteln. Die Erfahrung der Mitarbeitenden ist von entscheidender Bedeutung für die Zufriedenheit.

Welche Probleme gibt es, die Ihrem Personalwesen möglicherweise nicht bewusst sind? Haben sie das Gefühl eines reibungslosen Ablaufs und dass sie schnell sowie fehlerfrei bezahlt werden? Was können Sie tun, um die Bezahlung der Mitarbeiter:innen am Ende des Monats zu verbessern?

Vereinfachen Sie Ihre Lohnabrechnung mit einer globalen Plattform

Wenn Sie internationale Mitarbeiter haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex die globale Lohnabrechnung ist. Aber internationale Zahlungen sollten Sie nicht davon abhalten, ein globales Team einzusetzen.

Mit Deel können Sie die Lohnabrechnung mit nur einem Klick finanzieren und Lohnsteuern automatisch berechnen. Unsere mehrfachen Währungsoptionen und verschiedenen Auszahlungsmethoden erleichtern es Ihrem Team, pünktlich und jedes Mal in über 90 Ländern bezahlt zu werden.

Erfahren Sie noch heute mehr über die Global Payroll-Lösung von Deel.