Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Kernaufgabe im Personalwesen. Leider kann sie oft zeitaufwendig, kompliziert und fehleranfällig sein. Um die Auszahlung des Gehalts Ihrer Mitarbeiter:innen immer korrekt und pünktlich auszuführen, sind einige Dinge zu beachten. Eine effiziente und genaue Lohnabrechnung ist von entscheidender Bedeutung für die Belegschaft und damit für das Unternehmen, denn die ordentliche Gehaltszahlung ist verständlicherweise eine der wichtigsten Kriterien für die Mitarbeiterzufriedenheit. Im folgenden Text erfahren Sie alles Wichtige über die moderne Abwicklung von Lohnabrechnungen.

Wie wird die Gehaltsabrechnung am besten durchgeführt?

Abhängig von der Größe Ihres Personalteams, dessen Kapazität und dem Standort Ihrer Mitarbeiter:innen können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf verschiedene Arten durchführen:

Manuell im Unternehmen

Kleinunternehmer:innen mit wenigen Mitarbeiter:innen oder engagierten Lohnbuchhalter:innen bzw. einem Team mit viel Erfahrung und Know-how können diesen Aufgabenbereich des HR-Managements eigenständig intern abwickeln.

Lesen Sie dazu 12 Best Practices für die Gehaltsabrechnung, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Inhouse automatisiert

Durch die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entfällt ein Teil des fehleranfälligen Aufwands, der durch die manuelle Ausführung verschiedener Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung entsteht. Bei der Automatisierung wird eine Gehaltsabrechnungssoftware eingesetzt, um die Abrechnungen durchzuführen und die Zahlungen automatisch zu verteilen. Das bedeutet weniger (Rechen-)Arbeit für Sie, da die Lohnsoftware die Löhne auf der Grundlage der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und der geltenden Steuersätze berechnet.

Bei einigen Programmen erfolgt die Auszahlung am Ende des Gehaltszyklus durch eine direkte Überweisung oder auf eine andere, digitale Weise. Durch die Automatisierung wird die interne Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich einfacher, führt zu Kostensenkungen und die Genauigkeit der Auszahlungen wird verbessert. Zudem verbessert sie die Mitarbeitererfahrung.

So lässt sich beispielsweise durch den Einsatz von Lohnbuchhaltungssoftware die Zeiterfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter:innen automatisch durchführen und präzise Gehaltsabrechnungen erstellen, wenn diese Software in ein Zeiterfassungssystem integriert ist.

Siehe auch: So nutzen Sie KI in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auslagerung an einen lokalen Anbieter von Gehaltsabrechnungen

Wenn Sie nicht über die Kapazität für ein internes Lohnbuchhaltungsteam verfügen, sollten Sie das Outsourcing der Lohnbuchhaltung in Erwägung ziehen. Outsourcing bedeutet in diesem Fall, dass Sie einen Drittanbieter mit der Abwicklung Ihrer Gehaltsabrechnung beauftragen. Der Anbieter benötigt alle relevanten Lohndaten, um die Berechnung von Lohn- und Arbeitsentgelt durchzuführen.

Die Beauftragung eines Dritten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens bietet zahlreiche Vorteile und gewährleistet, dass alle Zahlungen korrekt und pünktlich erfolgen sowie alle Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen vorhanden sind.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung.

Auslagerung an einen globalen Anbieter von Gehaltsabrechnungen

Wenn Sie eine internationale Belegschaft haben und Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern möchten, müssen Sie mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister zusammenarbeiten, der auf die Bearbeitung internationaler Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert ist. Bei der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie neue Arbeitsgesetze einhalten, globale Leistungen anbieten, Lohnumrechnungen berechnen, Wechselkurse berücksichtigen und Zahlungen in verschiedene Länder senden. Und vergessen Sie nicht die möglichen Bankgebühren.

Durch die Auslagerung Ihrer globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften einhalten, egal wo Ihre Mitarbeiter:innen leben.

Sehen Sie unten Deel Global Payroll in Aktion:

Wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung verbessern können

Die Rationalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für das Management unerlässlich, um genaue und rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu verringern. Ein optimierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess minimiert außerdem Fehler, verbessert die Einhaltung von Vorschriften und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Gehaltsabrechnung zu verbessern:

1. Automatisieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Automatisierung ist die Grundlage einer effizienten Gehaltsabrechnung. Investieren Sie in eine zuverlässige Gehaltsabrechnungssoftware, die sich wiederholende Aufgaben wie Steuerberechnungen, direkte Einzahlungen und Abzüge von Sozialleistungen übernimmt.

Integration ist der Schlüssel: Verbinden Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem mit Buchhaltungs- und HR-Tools, um Aktualisierungen in Echtzeit zu ermöglichen und Doppelarbeit zu vermeiden. Verwenden Sie Software, die automatisch Steuersätze aktualisiert und Berichte über die Einhaltung von Vorschriften erstellt, um Risiken zu verringern und Zeit zu sparen.

• Richten Sie automatisierte, wiederkehrende Aufgaben wie Gehaltszahlungen und Leistungsabzüge ein.
• Ermöglichen Sie die nahtlose Integration mit Buchhaltungs- und HR-Systemen für synchronisierte Aktualisierungen.
• Nutzen Sie integrierte Compliance-Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Steuererklärungen korrekt und aktuell sind.

Deel Compliance Hub ermöglicht es Ihnen, über gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, Compliance-Probleme zu vermeiden und Risiken zu verwalten.

2. Zentralisieren Sie die Datenverwaltung

Die Zentralisierung von Daten für die Gehaltsabrechnung reduziert Fehler und macht den Prozess wie die Dateneingabe effizienter. Verwenden Sie ein Workforce-Management-System, um Mitarbeiterinformationen, Stundenzettel und Steuerformulare auf einer Plattform zu konsolidieren. Dies ist besonders wichtig für globale Teams, bei denen die Gehaltsabrechnung mehrere Währungen und lokale Arbeitsgesetze berücksichtigen muss.

Standardisierte Vorlagen für Zeiterfassungsbögen und Gehaltsabrechnungen vereinfachen die Bearbeitung ebenfalls. Mit einer einzigen verlässlichen Quelle („Single Source of Truth”) können Gehaltsabrechnungsmanager bei Bedarf schnell auf genaue Informationen zugreifen.

Deel bietet über 80 Integrationen und eine offene API, um alle Ihre Tools in unsere globale Gehaltsabrechnungsplattform zu integrieren. Und mit Payroll Connect (in Englisch verfügbar) können Sie Ihre Gehaltsabrechnungsdaten von Deel und Drittanbietern ganz einfach in einem Standard-G2N-Bericht zusammenführen.

3. Implementierung von Selbstbedienungstools für Mitarbeiter

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen den Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungsdaten ermöglichen, verringert sich der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung. Über ein Selbstbedienungsportal können die Mitarbeiter:innen Gehaltsabrechnungen einsehen, ihre persönlichen Daten aktualisieren und Steuerunterlagen herunterladen, ohne sich an die Gehaltsabrechnungsabteilung wenden zu müssen.

• Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, Kontaktinformationen, Details zur direkten Einzahlung und Steuerformulare selbstständig zu aktualisieren.
• Bereitstellung von Schulungen oder Leitfäden, die den Mitarbeitern helfen, sich im Selbstbedienungsportal zurechtzufinden
• Nutzung des Portals zur Verbesserung der Transparenz und Verringerung manueller Vorgänge

4. Führen Sie regelmäßig Audits durch

Regelmäßige Prüfungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung helfen dabei, Unstimmigkeiten zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden. Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnungen anhand von Stundenzetteln, Kontoauszügen und Buchhaltungsdaten, um die Richtigkeit sicherzustellen.

Überstunden und Leistungsprämien sollten ebenfalls überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt berechnet werden. Durch die Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten und verspätete Zahlungen können Lohnbuchhalter ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.

5. Planen Sie im Voraus für Feiertage und Jahresendtermine

Feiertage und Jahresendtermine können die Lohn- und Gehaltsabrechnung durcheinanderbringen, wenn sie nicht vorausschauend geplant werden. Passen Sie Ihren Zeitplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Feiertage und Öffnungszeiten der Bank an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen pünktlich bezahlt werden. Planen Sie für die Aufgaben am Jahresende ausreichend Zeit für die Vorbereitung der Formulare ein, und informieren Sie die Mitarbeiter:innen über alle Änderungen ihrer Gehaltsabrechnungszeitpläne.

Durch die Kombination von Automatisierung, Zentralisierung, Einhaltung von Vorschriften und proaktiver Planung können Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager einen effizienteren und zuverlässigeren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess aufbauen, der sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen als auch den Erfolg des Unternehmens fördert.

Problemlose Gehaltsabrechnung mit Deel

Die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter:innen sollte nicht stressig sein. Mit Deel Global Payroll können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit nur wenigen Klicks einrichten, die Steuern automatisch berechnen und die Gehaltsschecks an Ihre Mitarbeiter:innen auszahlen, ohne einen Finger krumm zu machen. Unsere zahlreichen Währungsoptionen und verschiedenen Auszahlungsmethoden machen es Ihrem Team noch einfacher, immer pünktlich bezahlt zu werden.

Unsere hauseigenen Payroll-Manager vor Ort sorgen für eine pünktliche und genaue Gehaltsabrechnung und kümmern sich in Ihrem Namen um die Einhaltung aller Vorschriften, von den Abzügen bis zu den Erklärungen für die Behörden.

Wählen Sie einfach Ihre Entitäten für die Gehaltsabrechnung aus, bearbeiten Sie Änderungen und reichen Sie diese bis zum Stichtag ein. Unsere internen Payroll-Manager erledigen die Berechnungen innerhalb von fünf Werktagen.

Anschließend haben Sie drei Tage Zeit, um Ihr individuelles Abrechnungspaket zu prüfen. Danach werden die Zahlungen entweder von Ihnen oder über den Treasury-Service von Deel innerhalb von vier Werktagen abgewickelt, um alle Gehälter auszuzahlen.

Klingt das wie etwas, das Ihr Unternehmen gebrauchen könnte? Melden Sie sich und buchen Sie eine Demo, um Deel in Aktion zu sehen.

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