Tout savoir sur le bilan social

Vous avez dépassé le cap des 300 salariés ? Félicitations, c’est une étape importante pour votre entreprise ! Mais la croissance s’accompagne aussi de nouvelles obligations légales… comme le fameux bilan social. Derrière ce nom un peu administratif se cache en réalité un outil précieux pour mieux comprendre la santé sociale de votre entreprise. Deel vous explique, sans jargon inutile, tout ce qu’il faut savoir sur ce document incontournable de l’égalité professionnelle : qui doit le faire, quand, pourquoi, comment et avec quels indicateurs. Décryptage.

Bilan social : définition

Imaginez une photo de famille, mais avec les principales données de votre entreprise. Le bilan social, c’est un peu cela : un document qui dresse un portrait chiffré, détaillé et structuré de la vie sociale de votre structure. Il regroupe, en un seul endroit, toutes les données clés sur les ressources humaines : nombre de salariés, embauches, départs, rémunérations, conditions de travail, santé, sécurité, formation, temps de travail, dialogue social : rien n’est laissé au hasard.

Le bilan social couvre trois années consécutives. Il vous permet donc de suivre les évolutions dans le temps, de repérer les signaux faibles (hausse de l’absentéisme ? Baisse des heures de formation ?) et d’identifier les axes d’amélioration. Il offre un panorama complet de la situation sociale de l’entreprise, indispensable pour piloter votre stratégie RH et nourrir le dialogue avec les représentants du personnel.

Ce document n’est pas seulement utile aux RH ou au CSE : bien exploité, il devient un outil précieux pour anticiper les besoins, prendre des décisions éclairées sur votre politique sociale et valoriser les engagements de l’entreprise auprès des collaborateurs et partenaires.

Bilan social : une obligation ?

Le bilan social est obligatoire uniquement pour les entreprises de 300 salariés ou plus, et ce, qu’il s’agisse d’une entreprise privée, d’un établissement public à caractère industriel et commercial, ou encore d’un établissement administratif employant du personnel de droit privé. Ce seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs pour déclencher l’obligation.

Dès lors, l’entreprise dispose d’un délai d’un an pour se mettre en conformité et présenter son premier bilan social. Celui-ci portera sur l’année suivant le franchissement du seuil.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, le bilan social en tant que tel n’est pas requis, mais vous n’échapperez pas à la collecte de données. C’est là qu’intervient la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Moins détaillée, mais tout aussi stratégique, elle regroupe les informations nécessaires aux consultations récurrentes du CSE, notamment en matière de politique sociale, de conditions de travail et d’emploi.

À noter: certaines conventions collectives peuvent imposer un bilan social même en dessous de 300 salariés. Mieux vaut vérifier ce que prévoit votre branche pour éviter les mauvaises surprises.

Le Bilan social individuel (BSI)

En parallèle du bilan social d’entreprise, certaines structures en France choisissent de mettre en place un bilan social individuel (BSI). Moins réglementé, il permet à chaque salarié d’accéder à des informations sur son contrat de travail, sa rémunération, ses charges accessoires, ou encore ses droits à la formation et à la retraite.

Contrairement au bilan collectif encadré par le Code du travail, le BSI n’est pas obligatoire, mais il offre une vision personnalisée et confidentielle des données attachées à chaque collaborateur. Actualisé en général chaque année, il synthétise les données des dernières années ou des années précédentes, et contribue à une meilleure transparence sur les conditions de santé, la sécurité au travail et l’évolution professionnelle tout au long de l’année.

Ce document peut aussi être présenté aux comités d’établissement ou à l’inspecteur du travail lors de contrôles, en complément du reporting social global. Pour garantir une mise à jour fluide et fiable, il est fortement recommandé d’automatiser sa création à l’aide d’un outil RH adapté, notamment si le nombre de travailleurs ou la diversité des contrats de travail complexifie sa gestion.

Que contient le bilan social ?

Le bilan social n’est pas un document au contenu libre. Il est encadré par le Code du travail, et doit inclure un ensemble d’indicateurs bien précis, répartis en sept grands thèmes. L’idée ? Offrir une vision globale, claire et chiffrée des dynamiques sociales au sein de l’entreprise.

Les 7 grands thèmes du bilan social

Voici les principaux chapitres qu’on retrouve dans un bilan social :

• L’emploi : c’est le socle du bilan. Il inclut le nombre total de salariés, les embauches, les départs, les promotions, les congés formation, la répartition des effectifs par sexe, âge, ancienneté, type de contrat… Une vraie carte d’identité RH.
• Les rémunérations : on y détaille les salaires, les primes, les avantages en nature, les écarts éventuels entre les femmes et les hommes, ainsi que l’évolution des rémunérations par catégorie professionnelle.
• Les conditions de travail : ce chapitre aborde la durée du travail, les horaires atypiques, le télétravail, mais aussi les mesures liées à l’aménagement du temps de travail et les efforts d’amélioration des conditions de travail.
• La santé et la sécurité : taux d’accidents du travail, nombre de jours d’arrêt, maladies professionnelles, actions de prévention, médecine du travail… Cet indicateur est souvent scruté de près par les représentants du personnel.
• La formation professionnelle : nombre d’heures de formation, type de formation dispensée, budget alloué, accès à la formation continue… Autant d’éléments pour mesurer les efforts d’investissement dans les compétences.
• Les relations professionnelles : volume d’heures de délégation, nombre d’élus du personnel, accords signés, réunions CSE… Ce chapitre donne une image du dialogue social dans l’entreprise.
• Les conditions de vie relevant de l’entreprise : on y parle notamment des prestations sociales (mutuelle, prévoyance, logement, restauration, transports…), des activités sociales et culturelles, ou encore des engagements en matière de diversité et d’égalité professionnelle.

Des indicateurs qui évoluent avec l’entreprise

Si le cadre est fixé par la loi, le contenu précis du bilan social peut varier selon la taille de l’entreprise, sa structure (groupe, établissements distincts…) ou son type d’activité. Il est même possible d’adapter ou compléter certains indicateurs selon les besoins internes ou les priorités stratégiques.

L’essentiel est de produire un document fiable, cohérent, lisible et suffisamment riche pour servir de support au dialogue social. C’est pour cela que de nombreuses entreprises s’équipent d’outils de reporting ou de SIRH comme Deel pour gagner du temps et fiabiliser leurs données.

Qui rédige le bilan social de l’entreprise ?

La responsabilité de produire le bilan social revient à l’employeur. Mais en pratique, ce sont souvent les ressources humaines qui prennent le relais pour rassembler, structurer et analyser les données.

Le processus de rédaction d’un bilan social d’entreprise implique plusieurs étapes :

• Identifier les indicateurs à collecter en fonction du périmètre légal et des besoins internes ;
• Croiser les données issues des services RH, paie, formation, QHSE, comité d’entreprise ou encore comptabilité ;
• Analyser les tendances sur trois années consécutives ;
• Structurer le document final de manière claire et lisible.

Et comme tout bon projet transversal, cela demande méthode, rigueur et coordination. Il n’est pas rare que les équipes RH s’appuient sur des outils numériques pour automatiser une partie des exports, vérifier les données et éviter les erreurs de cohérence. Un bon logiciel RH ou un SIRH bien paramétré peut vraiment faire la différence.

Calendrier réglementaire du bilan social

Une fois rédigé, le bilan social doit être présenté chaque année au comité social et économique (CSE) lors de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Voici les grandes étapes du calendrier :

• Le projet de bilan social doit être mis à disposition des élus du personnel et des délégués syndicaux au moins 15 jours avant la réunion du CSE ;
• La consultation du CSE doit avoir lieu dans les 4 mois suivant la clôture de l’exercice comptable (soit, en général, avant le 30 avril) ;
• Une fois l’avis du CSE recueilli, le bilan social est transmis à l’inspection du travail (accompagné de l’avis du comité) dans un délai de 15 jours ;
• Enfin, le bilan peut être communiqué aux salariés (sur simple demande) ou aux actionnaires, s’il s’agit d’une société par actions.

Le bilan social a une vraie vie réglementaire, et son non-respect peut coûter cher. À titre d’exemple, selon le droit du travail, l’absence de présentation du bilan social est sanctionnée par une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €.

À qui est destiné le bilan social ?

Une fois rédigé, le bilan social doit être partagé avec plusieurs parties prenantes de l’entreprise. Et ce partage est, lui aussi, encadré par la loi.

Voici la liste des destinataires obligatoires :

• Le CSE (comité social et économique) : c’est le premier destinataire du bilan social. Il doit être consulté chaque année sur le document, dans le cadre de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. L’avis du CSE est ensuite annexé au bilan.
• Les salariés, à leur demande : tout salarié peut demander à consulter le bilan social. L’entreprise est alors tenue de le lui fournir. C’est un excellent levier de transparence, notamment pour valoriser les efforts réalisés en matière de bien-être au travail, de formation ou d’égalité professionnelle.
• Les actionnaires, pour les sociétés par actions : lors de l’assemblée générale annuelle, le bilan social est communiqué aux actionnaires, accompagné de l’avis du CSE. Cela permet de compléter les informations financières par une lecture sociale de la performance de l’entreprise.
• L’inspection du travail : une fois le bilan présenté au CSE, l’entreprise doit transmettre le document (ainsi que l’avis du CSE) à l’inspection du travail dans un délai de 15 jours. Cette transmission permet aux services de l’État de s’assurer que les obligations sociales sont bien respectées.

Bien que le bilan social ne soit pas destiné à une diffusion publique, il joue un rôle important dans la communication sociale de l’entreprise. Il permet d’alimenter le dialogue avec les partenaires sociaux, mais aussi de valoriser certaines politiques internes (QVT, inclusion, prévention, avantages sociaux, etc.).

De plus en plus d’entreprises choisissent d’en extraire une version simplifiée à destination de leurs collaborateurs. Cela leur permet de partager les progrès réalisés, d’expliquer les axes d’amélioration identifiés et de renforcer l’engagement collectif.

Le bilan social, un outil stratégique

Le bilan social n’est pas un simple document à remplir pour cocher la case « obligation légale ». En réalité, c’est un véritable outil de pilotage RH, à condition de bien l’exploiter. Derrière les chiffres se cache une mine d’informations pour comprendre ce qui fonctionne dans votre organisation et ce qui peut être amélioré.

C’est aussi un moyen très concret de donner du sens à vos politiques RH. Car une fois rassemblés dans un même document, les indicateurs prennent vie : ils révèlent les dynamiques internes, les tendances, les alertes. C’est un peu comme si vous aviez un tableau de bord social complet à portée de main.

Voici quelques-uns des avantages à tirer du bilan social :

• Aide à la décision : en identifiant les tendances sur trois ans (hausse du turnover, baisse de la formation, progression de l’absentéisme), vous pouvez ajuster vos priorités RH en connaissance de cause.
• Renforcement du dialogue social : en partageant ces données avec le CSE et les représentants syndicaux, vous alimentez des échanges plus factuels, plus transparents, et donc plus constructifs.
• Évaluation des actions menées : le bilan social permet de mesurer concrètement l’impact des mesures mises en place (plan de formation, politique salariale, accord QVT…). Vous pouvez suivre vos progrès, année après année.
• Valorisation de votre marque employeur : en interne comme en externe, le bilan social met en lumière vos engagements pour les salariés. À l’heure où les candidats cherchent des employeurs responsables, c’est un atout non négligeable.
• Anticipation des besoins futurs : en croisant les indicateurs (pyramide des âges, absentéisme, départs), vous pouvez anticiper les besoins en recrutement, en formation ou en aménagement du travail.

Bonus : modèle de bilan social

Période concernée : du 1er janvier [année N-2] au 31 décembre [année N]

Effectif total au 31/12 [année N] : 312 salariés

1. L’emploi

2. Les rémunérations

3. Les conditions de travail, santé et sécurité

4. La formation professionnelle

5. Les relations professionnelles

6. Les conditions de vie relevant de l’entreprise

7. Analyse des évolutions et perspectives

• Points forts identifiés :

  • Baisse du nombre d’accidents du travail ;

  • Hausse continue du budget formation ;

  • Amélioration de l’égalité salariale.

• Axes d’amélioration pour l’année à venir :

  • Mieux encadrer les départs (taux de turnover à stabiliser) ;

  • Renforcer l’accompagnement des managers pour prévenir les arrêts liés à des risques psychosociaux ;

  • Continuer à améliorer la représentation des femmes dans les fonctions de direction.

Deel simplifie la rédaction du bilan social

Rédiger un premier bilan social de l’entreprise peut effrayer. Données dispersées, indicateurs incomplets, calculs manuels, tableaux Excel à rallonge : de quoi y passer des jours, voire des semaines.

Mais bonne nouvelle : il existe aujourd’hui des solutions simples et efficaces pour alléger cette charge.

Chez Deel, nous savons que la gestion RH ne se limite plus à un seul pays ni à un seul type de contrat. Entre les CDI, les CDD, les freelances, les travailleurs à distance ou détachés à l’étranger, la diversité des statuts complexifie la collecte de données sociales.

C’est justement pour répondre à cette réalité que la plateforme Deel a été conçue : un espace unique pour gérer, automatiser et centraliser toutes les données RH, quel que soit le type de collaborateur ou sa localisation.

Avec Deel, vous avez à disposition :

• un suivi en temps réel des effectifs, du temps de travail, des absences et des promotions ;
• des flux de travail automatisés pour les processus RH clés (onboarding, demandes de congés, politiques d’approbation…) ;
• des tableaux de bord prêts à l’emploi pour visualiser vos indicateurs sociaux sans passer des heures à les croiser à la main.

Résultat : la production de votre bilan social devient un jeu d’enfant, même si vous gérez une main-d’œuvre dispersée dans plusieurs pays.

C’est la solution dont vous avez besoin ? Explorez toutes nos ressources sur la gestion de la conformité en toute transparence ou réservez une démo pour voir comment notre solution peut s’adapter à votre entreprise dès aujourd’hui.