Qu’est-ce que le formulaire 1096 de l’IRS ?

Le formulaire 1096 est un document utilisé par les entreprises aux États-Unis pour résumer et transmettre certains formulaires fiscaux à l’IRS, l’administration fiscale américaine.

Ce formulaire récapitule les informations de plusieurs types de déclarations, comme les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC, qui sont utilisés pour déclarer des paiements effectués à des freelances, des contractuels et d’autres non-salariés. Des solutions comme Deel vous aident à simplifier ces démarches.

Qu’est-ce que le formulaire 1096 de l’IRS ?

Le formulaire 1096 de l’IRS, intitulé Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns, est utilisé pour résumer les déclarations d’information des formulaires fiscaux 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 ou W-2G par une entreprise aux États-Unis. Le formulaire 1096 est utilisé uniquement lorsque vous déposez les déclarations par courrier.

Vous ne pouvez pas utiliser un seul formulaire 1096 pour résumer toutes les déclarations que vous envoyez. Vous devez compléter et envoyer un formulaire 1096 distinct pour chaque type de formulaire fiscal que vous soumettez.

Par exemple, si vous déposez des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC, vous devrez remplir un formulaire 1096 pour chaque — soit deux au total.

À quoi sert le formulaire 1096 ?

Le formulaire 1096 agit comme une page de résumé, une sorte de meta-formulaire. Il indique le nombre de formulaires fiscaux que vous envoyez à l’IRS, ce qui aide l’IRS à scanner et traiter vos déclarations plus facilement.

Qui doit déposer le formulaire 1096 de l’IRS ?

Le formulaire 1096 est un document utilisé dans le cadre du système fiscal américain. Vous devez déposer un formulaire 1096 si vous remplissez tous les critères suivants :

• Vous déposez l’un des formulaires fiscaux suivants : W-2G, 1097-BTC, 1098, 1098-E, 1098-T, 1099-A, 1099-B, 1099-C, 1099-CAP, 1099-DIV, 1099-G, 1099-H, 1099-INT, 1099-LTC, 1099-MISC, 1099-NEC, 1099-OID, 1099-PATR, 1099-Q, 1099-R, 1099-S, 1099-SA, 3921, 3922, 5498, 5498-ESA, 5498-SA.
• Vous déposez vos formulaires par courrier, en version papier.
• Vous ne soumettez pas plus de 250 formulaires d’un même type. Si vous en soumettez plus, il est demandé de déposer en ligne.

Quand une entreprise étrangère doit-elle déposer le formulaire 1096 ?

Une entreprise étrangère doit déposer le formulaire 1096 si elle opère aux États-Unis et doit déclarer des paiements effectués à des contractuels, freelances, ou autres entités non salariées basés aux États-Unis. Par exemple, si une entreprise française engage des freelances américains et effectue des paiements dépassant les seuils de déclaration, elle doit utiliser les formulaires 1099-NEC pour déclarer ces paiements et les résumer avec un formulaire 1096.

En résumé, toute entreprise étrangère ayant des obligations fiscales aux États-Unis, notamment en raison de paiements à des résidents américains, devra se conformer aux règles de dépôt du formulaire 1096.

Exemple de dépôt du formulaire 1096

Supposons que, durant une année fiscale, vous engagez les services de deux contractuels indépendants, l’un payé 1 000 $ et l’autre 5 000 $. Dans ce cas, vous devrez remplir deux formulaires IRS 1099-NEC (Non-Employee Compensation) pour déclarer ces paiements. Si vous soumettez ces formulaires par courrier à l’IRS, vous aurez besoin d’un formulaire 1096 pour accompagner votre envoi.

Si vous déposez plusieurs types de formulaires de déclaration d’information, vous aurez besoin d’un formulaire 1096 distinct pour chaque type de formulaire fiscal. Par exemple, si en plus des formulaires 1099-NEC, vous devez également déposer des formulaires 1099-R pour des paiements de retraite, vous devrez remplir un formulaire 1096 distinct pour ces formulaires 1099-R.

Enfin, si vous soumettez les formulaires via le système de dépôt électronique (e-file), vous n’avez pas besoin de déposer un formulaire 1096.

Où obtenir une copie du formulaire 1096 de l’IRS ?

Pour obtenir une copie du formulaire 1096, vous devez utiliser une version spéciale scannable fournie par l’IRS. Une copie imprimée par vous-même ne sera pas acceptée par l’IRS.

Voici comment obtenir des versions acceptables aux États-Unis :

• Auprès de l’IRS. Vous pouvez commander des formulaires directement auprès de l’IRS et les recevoir par courrier.
• Magasins de fournitures de bureau. Ces formulaires sont souvent disponibles dans les magasins spécialisés en fournitures de bureau aux États-Unis.
• Logiciel de préparation fiscale. Votre logiciel de préparation de déclarations fiscales peut également fournir des versions conformes du formulaire 1096.

Assurez-vous d’utiliser ces sources pour obtenir des formulaires officiels et éviter tout problème de conformité avec l’IRS.

Où envoyer le formulaire 1096 de l’IRS ?

Pour les entreprises basées aux États-Unis, l’adresse d’envoi du formulaire 1096 dépend de l’emplacement principal de votre entreprise. L’IRS attribue des lieux d’envoi spécifiques en fonction de l’état où se trouve votre entreprise. Vous devez envoyer votre IRS Form 1096 et vos copies A des formulaires correspondants, comme les form 1099-NEC, form 1099-MISC, ou form W-2G, au bureau de l’IRS désigné pour votre état.

Pour trouver l’adresse exacte :

• Consultez le site web de l’IRS. Les adresses de dépôt sont listées en fonction de l’état de votre entreprise. Vous trouverez des informations sur les adresses de dépôt pour les différents tax forms et tax returns.
• Suivez les instructions spécifiques. Assurez-vous de suivre les directives exactes pour l’envoi afin que vos documents soient traités correctement. Cela inclut les dates limites et les exigences pour chaque type de return.

Par exemple, si vous devez déposer des form 1099-div ou des form 1099-NEC pour un freelance ou un prestataire indépendant, vérifiez l’adresse de dépôt spécifique à votre état. Pour obtenir la liste complète des adresses de dépôt en fonction de votre état et des tax forms à déposer, rendez-vous sur le site de l’IRS. Assurez-vous également de suivre les instructions pour commander les order forms nécessaires.

Quelle est la date limite pour déposer le formulaire 1096 ?

La date limite pour déposer le formulaire 1096 dépend de la date limite du formulaire qu’il accompagne. La date limite est la même que vous déposiez par courrier ou en ligne.

Pour l’année fiscale 2023, les dates limites sont les suivantes :

• Avec les formulaires 1099-NEC : Déposez avant le 31 janvier 2024.
• Avec les formulaires 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, ou W-2G : Déposez avant le 28 février 2024.
• Avec les formulaires 5498 : Déposez avant le 31 mai 2024.

Gardez à l’esprit que votre destinataire non-IRS doit généralement recevoir sa copie plus tôt, généralement avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale.

Comment remplir le formulaire 1096 de l’IRS ?

Pour remplir le formulaire 1096 de l’IRS, suivez ces étapes :

1. Informations générales. Dans la section Filer’s, indiquez le nom et l’adresse complète (ville, état, pays, code postal ou code postal étranger). Fournissez également des informations sur la personne à contacter : nom, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse e-mail.
2. Numéro d’identification. Remplissez la case 1 avec votre Employer Identification Number (EIN) ou la case 2 avec votre Social Security Number (SSN) si vous n’avez pas d’EIN.
3. Nombre total de formulaires. Indiquez le nombre total de formulaires que vous résumez dans la case 3. Ce nombre doit correspondre au total number of forms d’un même type de formulaire.
4. Impôt fédéral sur le revenu retenu. Indiquez le montant total de la Federal Income Tax retenu sur tous les formulaires que vous résumez dans la case 4. Si vous n’avez retenu aucun impôt fédéral, inscrivez zéro dans cette case.
5. Montant total des paiements déclarés. Indiquez le montant total (total amount) des paiements déclarés sur tous les formulaires que vous résumez dans la case 5. Ce montant doit être calculé pour un seul type de formulaire que vous soumettez.
6. Type de formulaire. Marquez le type of form pour lequel vous soumettez le résumé. Par exemple, si vous soumettez des formulaires 1099-NEC, cochez la case correspondante dans la case 6.

Déposez vos formulaires fiscaux à temps

En tant que chef d’entreprise, vous savez qu’il est important de gérer vos impôts et de les déposer à temps pour éviter des problèmes juridiques et des pénalités financières aux États-Unis. Pour les petites entreprises, il peut être particulièrement difficile de suivre toutes ces obligations en permanence.

Deel simplifie la gestion des embauches et des paiements pour les entreprises de toutes tailles, peu importe où se trouvent vos employés et contractuels. Avec Deel, vous pouvez déposer électroniquement les formulaires fiscaux pour les contractuels américains gratuitement. Vous pouvez ainsi soumettre les formulaires 1099-NEC à l’Internal Revenue Service (IRS) en un clic, sans vous soucier du formulaire 1096.