Guide ultime des budgets de formation : une clé pour optimiser la valeur à vie (LTV) de vos salariés

À la fois levier de croissance et outil de compétitivité, un budget de formation adapté reflète l’implication de l’employeur dans l’épanouissement des talents en entreprise. Ce guide par Deel couvre toutes les dimensions de la création, de la gestion et de l’optimisation d’un budget de formation en entreprise, quelle que soit la taille de votre organisation.

Qu’est-ce qu’un budget de formation ?

Un budget de formation permet de couvrir les coûts directs et indirects occasionnés par le développement des compétences professionnelles de vos salariés. Cela inclut des dépenses comme les frais de cours, les supports pédagogiques et les coûts indirects (temps de travail, rémunérations pendant les périodes de formation).

Les éléments clés à considérer dans un budget de formation en entreprise sont :

1. L’identification des besoins en compétences ;
2. Les objectifs de formation ;
3. L’évaluation des coûts (frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration et bien d’autres) ;
4. Le calcul du retour sur investissement.

Un budget de formation bien utilisé contribue à la montée en compétence des salariés, en leur donnant accès aux ressources nécessaires pour performer. Dans certains cas, les employés peuvent mobiliser leur compte personnel de formation (CPF) pour sélectionner les offres de formation les plus adaptées à leurs besoins.

De plus, un budget de formation efficace améliore la satisfaction des clients : un collaborateur bien formé est plus à même de répondre aux attentes avec professionnalisme, tandis qu’un manque de formation peut entraîner des insatisfactions et des pertes financières.

Pourquoi les budgets de formation sont-ils essentiels ?

Investir dans la formation a une influence significative sur la fidélisation et l’engagement des salariés. En France, selon le CIDFP, 52 % des salariés ont suivi une formation en 2023, confirmant l’importance croissante de ces dispositifs pour le développement individuel et la réussite des entreprises. Voici ce qu’un budget de formation bien planifié apporte à votre organisation :

Améliore la satisfaction et le succès client

Vos salariés sont les intermédiaires essentiels entre votre organisation et vos clients. Il est donc crucial qu’ils reçoivent une formation adéquate pour garantir des services de qualité. Une mauvaise expérience client peut gravement nuire à la réputation de votre entreprise. La mise en place d’un LMS (Learning Management System) dévolu à la formation client peut doter vos équipes des connaissances et des compétences nécessaires pour offrir une expérience client exceptionnelle.

Augmente la valeur à vie des salariés (LTV)

Un budget de formation généreux améliore l’expérience des salariés. En leur fournissant les ressources nécessaires pour développer leurs compétences, vous montrez que vous investissez dans leur évolution de carrière.

Cela renforce leur confiance et favorise leur engagement. Les salariés engagés considèrent le succès de l’entreprise comme essentiel à leur propre réussite professionnelle. À l’inverse, un salarié désintéressé se contente de faire le strict minimum. Les collaborateurs engagés, quant à eux, performent mieux, continuent de s’améliorer et restent plus longtemps dans l’entreprise, réduisant ainsi le turnover et augmentant votre retour sur investissement.

Renforce la rétention des talents

Selon une étude citée par LinkedIn, 93 % des salariés déclarent qu’ils resteraient plus longtemps dans leur entreprise si celle-ci investissait dans leur développement professionnel. Un budget de formation raisonnable, associé à un plan de développement des compétences, démontre votre engagement pour leur progression. Cela instaure un climat de confiance au sein de l’entreprise et place la barre haut pour vos concurrents.

Prépare l’entreprise aux défis futurs

En fournissant à vos salariés les ressources nécessaires pour se développer, vous les préparez à un environnement de travail en constante mutation. À l’inverse, ne pas investir dans leur formation peut rendre leurs compétences obsolètes, affectant alors négativement la réussite de votre organisation.
Un budget de formation garantit la pérennité de votre entreprise en aidant vos équipes à s’adapter aux évolutions et en leur procurant les outils nécessaires pour monter en compétences.

Améliore la performance et la productivité

Une main-d’œuvre mieux formée nécessite moins de supervision, est moins absente au travail et interagit mieux avec les clients. Tous ces facteurs contribuent à augmenter les ventes et le succès de l’entreprise. À l’inverse, réduire les investissements dans la formation de vos équipes peut avoir des conséquences désastreuses, tant sur la qualité des services que sur la performance globale de votre entreprise.

Quelles sont les conséquences d’un budget de formation insuffisant en entreprise ?

Un budget de formation en entreprise sous-estimé peut créer des problèmes critiques tels que :

• Des écarts de compétence grandissants, réduisant la compétitivité.
• Une baisse de productivité due à un manque de formation.
• Un taux d’attrition élevé et des coûts supplémentaires pour le recrutement.
• Moins d’engagement de la part des salariés, qui se sentent négligés.
• Une incidence négative sur l’expérience client, risquant de ternir la réputation de l’entreprise ainsi que la marque employeur, véritable cercle vicieux qui entravera par la suite vos futurs recrutements.

Pour éviter ces écueils, il est essentiel de prévoir un budget suffisant, appuyé par des contributions aux dispositifs comme les opérateurs de compétences (OPCO), et de veiller à ce que chaque employé bénéficie de formations adaptées.

Comment calculer les coûts de formation en entreprise ?

1. Déterminez vos besoins en formation

Un plan de développement de compétences des employés détaillé doit examiner les écarts de compétences et les besoins de votre organisation. Il doit également considérer les aspirations professionnelles de votre masse salariale et trouver un terrain d’entente pour les aider à les réaliser. Vous devrez collaborer avec d’autres responsables, toute votre équipe RH, ainsi qu’avec les employés à former. Cela vous fournira une vision à 360 degrés pour élaborer la meilleure stratégie de formation.

Voici comment identifier les besoins en formation de vos employés :

• Consultez la description de poste, le modèle de compétences ou le plan de carrière de vos employés.
• Interrogez les employés sur leurs objectifs professionnels.
• Alignez leurs objectifs sur ceux de l’entreprise et sur ses valeurs. Par exemple, créez un tableau de vision et affichez-le dans l’entreprise. Ainsi, tout le monde peut voir les objectifs organisationnels, leur rôle stratégique dans cet ensemble, et comprendre pourquoi leur contribution aux objectifs de l’organisation est cruciale.
• Testez et évaluez leurs compétences — la méthode la plus courante est une évaluation de compétences basée sur le feedback à 360°.

Encart — Posez-vous les questions suivantes :

• La formation sera-t-elle en ligne ou en présentiel ?
• Y aura-t-il des frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement ?
• Dois-je engager des intervenants externes ? Existe-t-il des membres de mon organisation capables de former et de mentorer d’autres collaborateurs ?
• Combien chacun de ces aspects de la formation coûtera-t-il ?
• Aurais-je besoin d’acheter des supports ou des outils pédagogiques pour mon personnel ?

Après avoir répondu à ces questions, évaluez le coût de la formation en fonction des ressources nécessaires.

2. Calcul établi à partir des salaires

Une méthode simple consiste à allouer entre 1 % et 3 % du salaire annuel de chaque salarié au budget de formation. Par exemple, pour un salarié rémunéré 35 000 euros par an, cela représente un montant annuel de 350 à 1 050 euros pour la formation.

3. Faire appel à un organisme RH

Si vous manquez de ressources en interne, un cabinet RH ou un organisme de formation peut vous aider à élaborer un budget de formation, en prenant en compte des frais souvent méconnus, comme les coûts cachés ou variables.

Exemple de budget de formation : programme de développement du leadership

Pour mieux comprendre comment structurer un budget de formation en entreprise, examinons un exemple fictif de programme de formation au leadership. Le budget fictif analysera des coûts courants tels que les ateliers, événements en présentiel, et les ressources nécessaires.

Répartition des coûts pour un programme de formation au leadership

Avant d’agir, une évaluation des besoins en formation est cruciale pour identifier les écarts de compétences et aligner les objectifs de développement du leadership. Coût : 1 820 € (temps du personnel interne + frais de consultant).

Ateliers et événements en présentiel.

Ces formations pratiques incluent des ateliers interactifs ainsi que des sessions en présentiel. Voici une estimation :

• honoraires du facilitateur : 4 095 € (expert externe) ;
• frais de location du lieu de formation : 1 365 € ;
• déplacements et hébergement : 2 730 € ;
• matériel pédagogique : 910 € (livres, guides, et supports) ;
• total : 9 100 €.

Cours en ligne sur le leadership

Agrémenter la formation d’options virtuelles permet de réduire les frais tout en proposant un contenu de grande valeur. Investir dans des cours en ligne rend également les formations flexibles et évolutives.

• coût par leader : 455 € ;
• participants : 10 ;
• total : 4 550 €.

Ressources internes pour l’apprentissage continu

Le développement à long terme comprend des ressources internes telles que le coaching par des cadres dirigeants, des sessions d’apprentissage en équipe, et l’accès à un système de gestion de l’apprentissage (LMS).

• coût LMS : 2 730 € par an ;
• sessions de coaching exécutif : 2 275 € ;
• événements d’apprentissage collaboratif : 910 € ;
• total : 5 915 €.

Évaluation et suivi des formations

Après chaque programme, il est important de mesurer l’efficacité des formations. Cela peut inclure la prise en charge de sondages post-formation et de leur analyse par le personnel :

• coût : 1 365 € ;
• budget total estimé : 21 385 €.

Ce budget offre un équilibre entre formations en présentiel, formations en ligne, et ressources internes, afin de structurer un programme de développement du leadership efficace.

Comment optimiser le budget de formation de vos collaborateurs ?

Voici des étapes clés pour maximiser l’impact de votre budget de formation en entreprise et favoriser le développement des compétences de vos salariés.

1. Déterminer les besoins de formation des salariés

Chaque collaborateur est unique, et une approche standardisée peut se révéler contre-productive. Une analyse des besoins de formation aide à identifier les déficits en compétences de manière ciblée pour concevoir des programmes de formation adaptés à chaque employé.

Créez des plans de développement personnalisés grâce à des outils spécifiques comme un modèle de plan individuel de formation pour vos collaborateurs. Une évaluation précise des besoins assure des résultats plus engageants et efficaces.

2. Cultiver une culture d’apprentissage

Une culture d’entreprise centrée sur l’apprentissage incite vos salariés à développer leurs compétences et à les mettre au profit de votre entreprise. Un exemple de culture d’apprentissage efficace est le microlearning de Google : les employés rédigent des suggestions succinctes par e-mail sur ce qui pourrait améliorer les performances de leurs collègues. Les « nudges » (petits rappels) à destination des managers sont également très utiles. Par exemple, envoyer des courriels pour leur rappeler d’assister à certaines réunions ou de fournir des feedbacks constructifs.

Pour compléter votre plan de développement des compétences, voici quelques bonnes pratiques :

• Ressources continues. Créez une bibliothèque physique ou numérique accessible aux salariés, contenant livres, vidéos ou autres supports, éventuellement via un LMS (Learning Management System) pour les collaborateurs à distance ou régulièrement en télétravail.
• Systèmes de motivation. Récompensez les performances de vos employés avec des primes de performance, des avantages sociaux non obligatoires, des augmentations, promotions, ou simplement par des félicitations, toujours les bienvenues.

3. Mettre en place un plan d’évolution professionnelle

Un plan d’évolution de carrière aide les salariés à se faire une idée de leur trajectoire et de leurs opportunités au sein de l’entreprise. Par exemple, en catégorisant des métiers (comme comptabilité, audit et gestion financière) dans une même « famille de rôles », vos collaborateurs peuvent explorer des pistes de progression. Vous pouvez par ailleurs proposer un treillis de carrière pour accompagner l’évolution professionnelle de vos collaborateurs de manière plus flexible et innovante.

Autres conseils pour mettre en place un plan d’évolution professionnelle efficace :

• Identifier les enjeux que le plan devra résoudre, tels que des conflits de responsabilités.
• Utiliser des outils comme Google Suite ou des plateformes spécialisées telles que Deel Engage pour structurer et actualiser ce cadre.
• Réévaluer ce cadre régulièrement (annuellement ou semestriellement) pour qu’il reste pertinent.

4. Créer un processus structuré de développement de carrière

Un processus de développement de carrière organisé transforme le budget de formation professionnelle en une expérience mesurable.

Voici les étapes clés du processus :

• Utilisez des modèles pour concevoir des plans de développement pour les employés.
• Discutez ouvertement avec vos salariés de leurs aspirations professionnelles et adaptez leurs formations en conséquence.
• Organisez des programmes d’orientation et de formation pour informer les salariés sur l’évolution de l’entreprise.
• Utilisez des plans de carrière pour définir les responsabilités et les attentes liées aux postes des employés.
• Planifiez des entretiens individuels avec vos collaborateurs pour discuter des domaines de formation sélectionnés. Une adhésion mutuelle entre l’employé et le manager est essentielle pour garantir une expérience de formation significative.
• Mettez en œuvre le modèle d’apprentissage 70-20-10 : 70 % d’apprentissage sur le terrain, 20 % via des formations formelles, et 10 % par le biais de retours et échanges.

5. Tester et évaluer les progrès

Avant de commencer, créez une matrice de formation permettant d’évaluer les compétences actuelles des employés. Communiquez-la à tous les collaborateurs par souci de transparence. Après la formation, utilisez des tests ou des questionnaires pour mesurer les acquis.

Enfin, pour les budgets de formation en entreprise qui s’avèrent plus modestes, favorisez des actions de formation peu onéreuses telles que le mentorat entre pairs, où un collaborateur plus expérimenté en forme un autre. Ce type de formation adaptée optimise vos ressources tout en maintenant un haut niveau d’apprentissage. Mettez en place ces stratégies pour maximiser votre budget de formation en entreprise et garantir une évolution professionnelle harmonieuse pour vos salariés et l’organisation dans son ensemble.

6. Exploitez les compétences internes

L’une des solutions les plus économiques pour optimiser votre budget de formation consiste à tirer parti des connaissances déjà présentes dans votre organisation. Les cadres supérieurs et les experts métiers peuvent transmettre leurs expériences via des formations entre collègues, des programmes de coaching interne et des formations sur le terrain.

Cela réduit non seulement les frais de formation externe, mais renforce également la collaboration et une véritable culture d’apprentissage. De plus, la création d’un centre de connaissance interne incluant des ressources comme des vidéos, des présentations et des guides permet de rendre l’apprentissage accessible sans coûts récurrents.

Focus sur les meilleures pratiques pour optimiser vos budgets de formation en entreprise

Créez un budget de formation flexible

Il est crucial d’intégrer de la flexibilité dans votre budget de formation pour répondre aux besoins imprévus ou saisir de nouvelles opportunités. Par exemple, cela peut inclure des demandes de formation de dernière minute, des technologies nécessitant de nouvelles compétences ou des défis inattendus imposant une intervention immédiate.

Pour maintenir un budget adaptable :

1. Réservez une partie de votre budget comme fonds d’urgence pour les dépenses imprévues.
2. Évaluez régulièrement l’impact des programmes de formation en cours et réaffectez les ressources vers les programmes les plus efficaces.
3. Traitez en priorité les besoins urgents en ajustant votre budget au fil de l’eau.

Cette flexibilité vous permettra de réagir rapidement aux changements, maximisant ainsi l’efficacité de vos investissements en formation.

Obtenez l’adhésion de la Direction

Pour faire approuver votre budget de formation, démontrez sa valeur et ses bénéfices à long terme auprès des cadres dirigeants.

Pour cela :

1. Présentez une analyse précise du retour sur investissement (ROI) attendu, comme une amélioration des performances des employés, une réduction du turnover et une meilleure satisfaction client.
2. Garantissez que le budget est conforme aux objectifs stratégiques de l’organisation, tels que la rétention des talents, l’innovation ou la stratégie d’internationalisation de l’entreprise.
3. Partagez des études de cas, des réussites ou des données issues de programmes passés pour soutenir vos arguments en faveur d’un financement continu ou accru.

En positionnant le budget de formation comme un levier de performance globale, vous obtenez le soutien des décideurs pour un financement pérenne.

Révisez et ajustez continuellement votre budget de formation professionnelle

Un budget bien géré doit évoluer. Des révisions régulières sont nécessaires pour garantir son alignement avec les besoins immédiats et les objectifs à long terme. Mettez en place un processus pour évaluer l’efficacité des programmes et redistribuer les ressources lorsque c’est nécessaire.

Voici une checklist pour la gestion du budget :

• Revue mensuelle. Suivez les dépenses par rapport au budget alloué.
• Évaluation trimestrielle. Analysez les résultats des principaux programmes pour vérifier leur ROI.
• Ajustements annuels. Réévaluez le budget global en fonction des résultats et des priorités.

En surveillant et ajustant régulièrement votre budget, vous garantissez sa pertinence et sa capacité à répondre aux besoins changeants tout en maximisant la valeur de chaque investissement.

Comment former vos collaborateurs avec un petit budget ?

Lorsque vous êtes confronté à un budget limité, cela ne signifie pas que vos employés ne pourront pas se former. Bien au contraire, ces contraintes budgétaires représentent avant tout une opportunité d’être créatif.

En effet, il n’est pas nécessaire de se ruiner pour offrir à ses employés une formation pratique. Commencez plutôt par faire des compromis et remplacez les coûts de formation élevés par des solutions moins onéreuses.

1. Investissez dans la formation virtuelle. Vos salariés n’ont pas toujours besoin d’être physiquement présents. Ils peuvent passer des appels vidéo avec les managers ou coachs depuis chez eux, supprimant les frais de déplacement et d’hébergement. Par exemple, Amazon propose une formation virtuelle pour ses employés à distance, en leur fournissant un ordinateur portable et tous les outils informatiques nécessaires.
2. Recherchez des plateformes offrant des cours gratuits. En France, explorez des plateformes comme OpenClassrooms, Fun Mooc, Coursera, ou encore LinkedIn Learning qui proposent des formations sur une large gamme de compétences.
3. Obtenez des subventions pour former vos employés. Renseignez-vous sur des dispositifs de financement en France comme le CPF (Compte Personnel de Formation) ou les subventions proposées par Pôle emploi. Vous pouvez également solliciter des aides auprès des OPCO (Opérateurs de Compétences) ou d’autres organismes partenaires spécialisés dans le développement des compétences.
4. Encouragez la formation croisée. Invitez les salariés à partager leurs savoirs entre eux. Par exemple, organisez des sessions « lunch-and-learn » où chacun peut échanger des compétences et des connaissances dans un cadre convivial.
5. Optez pour l’achat de ressources réutilisables. Investissez dans des supports comme des vidéos, des fichiers audio ou des présentations PowerPoint, que vous pourrez utiliser plusieurs fois de manière flexible.

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Deel Engage est la solution idéale pour les organisations souhaitant optimiser leur budget de formation et maximiser chaque euro dépensé. Notre module de formation simplifie la gestion des ressources de formation et vous aide à maximiser votre retour sur investissement en alignant vos programmes sur les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Deel Engage donne à vos équipes les moyens de réussir grâce à des solutions de formation flexibles et rentables, adaptées à leurs rôles, emplacements et styles d’apprentissage.

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1. Une formation pilotée par l’IA, qui personnalise les contenus pour correspondre aux préférences des apprenants et maximiser l’engagement.
2. Des modules de microlearning qui offrent des courts contenus facilement mémorisables, permettant à vos équipes d’apprendre à leur rythme.
3. Des outils complets de gestion de la performance, pour mesurer l’impact de vos efforts de formation et assurer un développement continu.
4. Des plans de développement de carrière qui tracent réellement les opportunités de croissance, motivant vos collaborateurs à continuer d’apprendre et à contribuer au succès de votre entreprise.

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