Tout savoir sur le Business Process Outsourcing (BPO)

Externaliser ses processus administratifs n’est plus réservé aux grandes entreprises. De plus en plus d’équipes RH cherchent à se concentrer sur leurs enjeux stratégiques, tout en déléguant les tâches répétitives à des experts. Grâce à des solutions comme Deel, le BPO devient un véritable levier de performance, même à l’international.
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Qu’est-ce que le business process outsourcing (BPO) ?

Le Business Process Outsourcing est un terme anglo-saxon qui désigne une pratique de gestion RH et de paie dans laquelle les entreprises délèguent leurs tâches administratives à une entreprise tierce. En France, on parle d’externalisation des processus RH, ou encore de sous-traitance, même si le terme BPO est largement utilisé dans le milieu professionnel.

Externaliser des processus permet aux équipes RH de réduire leurs charges administratives, de simplifier la gestion de la paie et de garantir la conformité des pratiques aux réglementations locales. Résultat : terminé les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, les collaborateurs de l’entreprise peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et la performance de leurs équipes.

Comment fonctionne le BPO ?

Cette pratique a lieu lorsqu’une entreprise spécialisée met à disposition son expertise, ses outils technologiques et ses équipes pour alléger la charge administrative d’une autre structure.

Concrètement, l’entreprise cliente confie à un prestataire tiers des fonctions RH essentielles, comme l’onboarding des salariés, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la paie ou encore le versement des salaires.

Cela permet de libérer du temps aux équipes RH, qui peuvent alors se concentrer vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant un suivi minutieux et expert de ces processus délicats.

Quels sont les 3 différents genres de BPO ?

Les services BPO peuvent être divisés en trois catégories différentes, en fonction de la localisation du prestataire :

• BPO offshore : l’entreprise externalise des tâches comme la gestion de la paie ou la gestion RH dans une entreprise d’un autre pays. Le but est souvent de réduire les coûts, en profitant de services spécialisés à tarif défiant toute concurrence.
• BPO nearshore: les équipes RH collaborent avec un prestataire basé dans un pays voisin. C’est particulièrement pratique si les services externalisés nécessitent une communication fréquente avec l’entreprise source qui se situe ainsi sur le même fuseau horaire.
• BPO onshore (ou national) : l’entreprise confie ses processus à un prestataire situé dans le même pays, ce qui simplifie l’intégration des équipes et garantit une meilleure conformité avec la législation locale.

Quelle est la différence entre un BPO et d’autres services d’externalisation des ressources ?

Les processus RH et de gestion de la paie peuvent être externalisés à de nombreux types d’entreprises différentes, que ce soit des BPO, des organismes de portage salarial (PEO), des solutions d’employer of record (EOR) ou encore d’externalisation RH complète (HRO). Tous offrent leurs propres avantages, encore faut-il choisir celui qui correspond le mieux à votre entreprise !

BPO vs. PEO

Un PEO, ou entreprise de portage salarial, est aussi l’employeur de vos salariés, à travers une relation de co-emploi. Ce système permet de déléguer au PEO les tâches administratives telles que la gestion de la paie, des avantages sociaux ou encore de la fiscalité. Cela dépend des réglementations locales de chaque pays et des autorisations en vigueur.

Le BPO, au contraire, n’est pas en relation contractuelle avec l’employé mais uniquement avec l’entreprise. Il permet d’externaliser certaines fonctions administratives, comme la paie ou encore la gestion de l’onboarding, sans avoir d’impact direct sur le contrat de travail des salariés.

BPO vs. EOR

Un EOR est un employeur de référence qui facilite l’embauche de travailleurs internationaux, la gestion de la conformité, de la paie et de la fiscalité internationale, sans avoir à créer d’entité juridique locale.

Un BPO, quant à lui, ne prend en charge que certaines fonctions administratives bien précises, sans pour autant devenir l’employeur de référence des collaborateurs.

💡À lire aussi: Vous voulez en savoir plus sur la notion d’Employer of Record (EOR) ? Lisez notre guide !

BPO vs. HRO

Un HRO, ou Human Ressources Outsourcing, consiste à externaliser certaines fonctions spécifiques aux équipes RH, comme le recrutement, la gestion de la paie ou des avantages sociaux.

À contrario, un BPO peut prendre en charge une multitude de fonctions administratives différentes, en dehors du simple périmètre RH.

Quelles sont les tâches administratives les plus souvent externalisées à un BPO ?

Un BPO peut être utilisé pour l’externalisation de multiples fonctions internes à l’entreprise. Ce sont souvent des processus chronophages ou qui demandent une expertise bien spécifique, comme :

• La gestion de la paie : payer les salaires, déclarer les revenus aux autorités administratives compétentes, verser les avantages sociaux, primes et autres compléments de salaire, et assurer la conformité de la paie à l’international.
• Les ressources RH : le recrutement, la gestion des entretiens annuels ou revues de performance, les relations inter-équipes et la gestion des conflits.
• Les tâches administratives lourdes : la gestion des dossiers du personnel, des documents de conformité ou encore du reporting RH.
• Service support RH : répondre aux questions des employés sur leur paie, leurs avantages ou toute autre interrogation RH.
• Traitement de la paie : paiement des salaires en temps et en heure et dans la devise adéquate, ainsi que le paiement des fournisseurs ou clients.
• Soutien aux équipes RH : accompagnement dans la mise en place des politiques RH, la planification des effectifs et la conformité.

Quels sont les avantages d’un BPO pour les équipes support  ?

Externaliser ces services présente de nombreux avantages pour les entreprises, en plus d’assurer une parfaite conformité avec les réglementations locales :

• Économies de coût : la gestion de la paie est optimisée, ce qui peut générer des économies, tout comme le salaire des équipes RH.
• Plus de focus sur des enjeux stratégiques pour l’entreprise : en externalisant les tâches administratives chronophages, les équipes RH ont plus de temps à concentrer au management des différents talents et à la gestion de la masse salariale.
• Minimiser les tâches administratives : automatiser les processus RH et de gestion de la paie permet d’optimiser la performance globale des équipes support.
• Meilleure conformité : la conformité est assurée, même à l’international, ce qui permet d’éviter tout risque d’amende ou de poursuite judiciaire.
• Scalabilité : adaptation facile des services RH et paie en fonction de la croissance de l’entreprise, sans embauches ni investissements supplémentaires.
• Accès à une expertise spécialisée : les prestataires BPO offrent des technologies avancées et appliquent les meilleures pratiques du secteur.

Comment choisir la bonne entreprise BPO ?

Confier ses ressources humaines ou la gestion de la paie à une entreprise externe n’est pas anodin. Cela peut avoir un réel impact sur votre entreprise ! C’est pourquoi il faut sélectionner le meilleur BPO possible. Pour cela, analysez quelques critères, comme :

• Expérience et réputation : privilégiez un partenaire reconnu, avec une expertise avérée en BPO RH et paie.
• Capacités technologiques : assurez-vous que la solution s’intègre facilement à vos outils RH et logiciels de traitement de la paie existants.
• Standard de conformité et de sécurité : vérifiez que le prestataire respecte les réglementations sur la protection des données et le droit du travail.
• Qualité du service client : optez pour un prestataire réactif, capable de répondre efficacement aux questions des collaborateurs concernant la paie ou les avantages sociaux.

Quels sont les possibles défis à étudier lors de l’externalisation de tâches RH ou de gestion de la paie ?

Même si externaliser ces fonctions clés comporte de nombreux avantages, cela peut aussi apporter son lot de défis, comme :

• Risques liés à la sécurité des données : protégez les données sensibles des salariés contre les cyberattaques ou les accès non autorisés.
• Complexité d’intégration : toutes les solutions ne sont pas facilement intégrables avec vos outils existants.
• Problèmes de communication : assurer une bonne communication entre les équipes BPO et vos services internes n’est pas forcément évident, c’est pourtant l'une des clés du succès de l’opération !
• Contrôle qualité : il faut s’assurer que la qualité du service reste élevée, notamment en ce qui concerne la fiabilité des bulletins de paie et le respect des obligations légales.

Le BPO : une solution d’avenir pour les entreprises

L’essor de l’automatisation, de l’intelligence artificielle (IA) et de la RPA (robotic process automation) révolutionne l’externalisation des services RH et paie. Ces technologies deviennent de plus en plus courantes dans les entreprises, facilitant la gestion de la paie, l’automatisation de tâches administratives et des services RH.

De plus, les solutions de gestion des effectifs, comme Deel, simplifient l’embauche de salariés à l’international. La gestion de la paie et des ressources RH est optimisée, et l’entreprise peut recruter le talent de son choix, sans avoir à se soucier de la conformité ou de créer une entité locale.

Une véritable révolution technologique et administrative qui décharge les entreprises des tâches administratives et de la gestion de la conformité pour se concentrer sur leur cœur de métier.

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Que vous souhaitiez alléger vos tâches administratives, faire économiser du temps à vos équipes RH ou assurer la parfaite conformité de vos contrats de travail à l’international : Deel se charge de tout !

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