Clause de confidentialité des données personnelles : les meilleures pratiques pour les équipes internationales

Dans l'ère numérique actuelle, les données traversent facilement les frontières. Il est crucial pour les organisations mondiales de garantir la confidentialité et la sécurité des informations sensibles. Le défi est encore plus grand avec des équipes éloignées et dispersées. Ces travailleurs opèrent souvent dans des régions avec des réglementations variées sur la protection des données personnelles.

Deel, un leader dans la gestion mondiale de la main-d'œuvre, a surmonté ces défis. Nous avons développé un cadre robuste pour assurer la conformité globale en matière de confidentialité. Cela offre des perspectives et des principes précieux aux organisations désireuses de protéger leurs données à l'échelle mondiale.

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Définition : qu’est-ce qu’une clause de confidentialité en France ?

Une clause de confidentialité est un élément fondamental dans un contrat de travail, visant à protéger les informations confidentielles d'une entreprise.

Elle impose une obligation de confidentialité aux employés, interdisant la divulgation de secrets de fabrication, savoir-faire, et autres informations sensibles. Cette clause est essentielle pour prévenir la concurrence déloyale et garantir le respect des accords de non-concurrence, en conformité avec le code du travail et le code civil.

En cas de non-respect, le salarié peut faire face à des sanctions disciplinaires et à la rupture du contrat de travail, justifiant des dommages-intérêts.

La clause de confidentialité, intégrée aux conditions générales et validée par la convention collective, assure le bon fonctionnement de l'activité professionnelle. Elle doit être rédigée pour respecter les conditions de validité et garantir le caractère confidentiel des données, conformément à l'article l1121-1 et au RGPD.

En cas de litige, le conseil de prud’hommes peut être saisi pour évaluer l'obligation de loyauté et de discrétion, ainsi que la bonne foi du salarié, en tenant compte des clauses d’exclusivité et autres accords de confidentialité.

Meilleures pratiques pour une politique efficace des informations confidentielles

La première étape pour développer des mesures robustes de protection des données et de confidentialité est de mettre en place une politique globale de confidentialité ou de protection des données. Cette politique doit fournir des informations claires et facilement accessibles sur la manière dont votre organisation collecte, utilise, stocke, partage et protège les données personnelles à l'échelle mondiale.

Une telle clause de confidentialité peut s'appliquer à toute personne interagissant avec votre organisation : visiteurs de site web, utilisateurs d'applications, clients, employés, sous-traitants, et toute autre personne fournissant des informations personnelles. Elle est essentielle pour instaurer la confiance des utilisateurs et leur compréhension, car elle leur assure une transparence sur le sort de leurs données personnelles.

La politique de confidentialité de Deel suit un cadre typique, mais intègre des clauses et un langage particuliers pour garantir la conformité avec toutes les lois et réglementations internationales sur la protection des données personnelles. Voici comment elle fonctionne :

Accord de confidentialité : respecter les exigences les plus strictes en France et à l’international

Votre politique de confidentialité doit s'appliquer à toutes les lois en matière de protection des données dans chaque juridiction où votre entreprise opère et traite des données personnelles.

Pour les entreprises multinationales, il est conseillé de concevoir votre politique pour qu'elle s'aligne sur les exigences les plus strictes des pays. Par exemple, plusieurs régions ont mis en place des réglementations rigoureuses en matière de définition de la clause de confidentialité, accordant aux utilisateurs des droits significatifs sur leurs informations personnelles. En accordant à tous les sujets de données les mêmes droits, vous pouvez respecter les normes mondiales les plus élevées, indépendamment des lois ou des réglementations applicables.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Europe est souvent considéré comme l'une des réglementations les plus strictes au monde en matière de protection des données en raison de son champ d'application étendu, de ses exigences strictes, et des amendes caractéristiques qu'il peut infliger en cas de non-respect.

La politique de Deel applique souvent les exigences du RGPD tout en restant générale. Elle garantit ainsi les mêmes normes élevées de protection de la vie privée, où que soient les utilisateurs dans le monde.

Établir des liens avec les autorités chargées de la protection des données lorsque c'est possible

Un aspect important d'une politique globale de protection de la vie privée consiste à expliquer comment les données des utilisateurs sont traitées. Pour que votre politique reste concise, claire pour l'utilisateur et adaptable d'une région à l'autre, vous devez vous abstenir d'inclure des explications détaillées sur les pratiques de traitement des données. Au contraire, vous devez renvoyer à des avenants relatifs au traitement des données (DPA).

Les DPA sont des contrats juridiquement contraignants qui clarifient les rôles et les responsabilités entre les responsables du traitement des données (votre entreprise) et les sous-traitants (entités qui traitent des données à caractère personnel pour le compte d'un responsable du traitement des données sur la base d'instructions spécifiques). Ces documents stratégiques comprennent des détails sur les contrôles d'accès, la conservation et la minimisation des données, la notification des violations et les procédures d'intervention en cas d'incident.

Les autorités de protection des données sont cruciales pour les politiques de vie privée mondiales. Elles aident à gérer les transferts transfrontaliers de données. Cela se fait par des mécanismes comme les clauses contractuelles types (CCN). Ces clauses garantissent une protection adéquate des données personnelles, même hors de leur juridiction d'origine.

Le DPA de Deel clarifie les termes essentiels. Il reconnaît le cadre mondial des lois sur la protection des données. Cela inclut les lois de l'UE, du Royaume-Uni et des pays non membres de l'UE. Cette approche assure une couverture et une applicabilité étendues dans diverses juridictions.

Vos travailleurs indépendants et vos employés interagissent également avec les données sensibles des utilisateurs. C'est pourquoi il est d’usage de faire signer à vos nouveaux employés des accords sur le traitement des données.

La plateforme Deel vous permettra de générer rapidement des accords de traitement des données pour votre personnel. Vous serez invité à fournir des détails pour personnaliser le contrat. Deel recueillera ensuite en toute sécurité les signatures requises pour les conserver.

Inclure une section sur les transferts internationaux

Les entreprises mondiales transfèrent souvent des informations confidentielles à travers les frontières. Cela peut concerner le siège, des filiales ou des partenaires. Il est crucial d'inclure ces transferts dans votre politique de confidentialité. Ainsi, les utilisateurs savent qu'ils consentent à ces transferts, et que leurs données restent protégées.

La politique de confidentialité de Deel détaille pourquoi ces transferts sont nécessaires. Elle couvre des besoins comme le traitement des salaires, le support client et le stockage de données. Ces services exigent l'accès aux données depuis divers endroits dans le monde.

Inclure des clauses de confidentialité spécifiques à chaque région

Les utilisateurs provenant de régions avec des lois de confidentialité strictes ou complexes peuvent être plus sensibles quant à leurs données personnelles. Aborder directement ces préoccupations dans votre politique peut atténuer leurs inquiétudes et les rassurer sur le fait que leurs données sont protégées selon les normes les plus élevées.

Par exemple, contrairement à l'Union européenne, au Royaume-Uni et à la Suisse, couverts par le RGPD, les États-Unis s'appuient sur un ensemble disparate de lois fédérales et étatiques régissant la protection des données. Mettre en avant les particularités de chaque législation étatique permet aux utilisateurs de comprendre leurs droits en matière de confidentialité des données et de demander des comptes aux entreprises opérant dans leur État.

Voici quelques pays et États américains avec des lois et des règlements notables en matière de protection des données que Deel mentionne dans sa politique mondiale de confidentialité :

• Chine : l'approche de la Chine en matière de protection des données diffère considérablement du RGPD et d'autres cadres occidentaux, privilégiant la sécurité nationale et la stabilité sociale au lieu des droits individuels.
• Brésil : le Brésil a récemment été reconnu pour ses lois notables en matière de protection des données, principalement grâce à la mise en œuvre de sa loi générale sur la protection des données (LGPD) en 2020.
• Californie : la Californie a une position remarquable sur la législation en matière de confidentialité des données, notamment à travers le California Consumer Privacy Act (CCPA) et le California Privacy Rights Act (CPRA). Cette position découle de ses efforts pionniers pour répondre aux préoccupations croissantes concernant la vie privée et la sécurité des données personnelles à l'ère numérique.

Focus sur les mesures de protection des informations confidentielles à l'échelle mondiale

Une fois que vous avez mis en place une politique de confidentialité globale, elle peut servir de guide pour vos procédures de protection de la vie privée. Voici certaines des mesures de protection des données de Deel et comment les appliquer à votre organisation.

Centralisez vos activités de traitement des données

De nombreuses entreprises mondiales, comme Deel, centralisent leurs activités de traitement des données pour simplifier les opérations, assurer la cohérence des pratiques de gestion des données et garantir des mesures de sécurité complètes. Centraliser le traitement des données au siège de votre entreprise vous permet de tirer parti des économies d'échelle et d'utiliser les mêmes mesures sophistiquées de gestion et de protection des données, difficiles à reproduire sur plusieurs sites.

Mettez en place un plan de réponse aux incidents

Avoir une procédure formelle pour gérer les violations de données personnelles est essentiel. Deel dispose de plans de réponse dédiés pour divers incidents, tels que les violations de sécurité dues à des virus, les violations de données personnelles, les attaques par déni de service distribué, l'utilisation non autorisée des identifiants d'un employé, les cyberattaques et les incidents de sécurité généraux.

Utilisez des méthodes sophistiquées de stockage, de chiffrement et de sauvegarde des données

Héberger les données de production de votre entreprise sur une plateforme de cloud computing sécurisée avec protection DDoS et Key Management Service (KMS) garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données sensibles et que les cyberattaques sont détectées et atténuées.

Deel héberge ses données de production sur Amazon Web Services (AWS), les sauvegarde et les chiffre quotidiennement. Toutes les données au repos sont chiffrées avec AES-256 et toutes les données en transit avec TLS 1.2, des méthodes de chiffrement à la pointe de la technologie.

Implémentez des registres de données

La mise en œuvre de registres de données, tels qu'un registre de traitement des données personnelles, un registre des violations de données et un registre des demandes des personnes concernées, aide à documenter systématiquement ces activités. Cela assure le respect des obligations légales et permet d'éviter les amendes potentielles. Deel a mis en place plusieurs mesures organisationnelles pour protéger les données, y compris ces registres.

Mettez en œuvre un contrôle d'accès

Votre entreprise doit utiliser des mesures de contrôle d'accès pour garantir que seuls les utilisateurs ou applications autorisés peuvent accéder à certaines fonctionnalités ou données, protégeant ainsi contre l'utilisation non autorisée et la divulgation d'informations confidentielles. Deel gère le contrôle d'accès via JumpCloud, une plateforme de confiance qui authentifie, autorise et gère les utilisateurs, appareils et applications.

Obtenez des certifications de conformité

Votre entreprise doit viser à obtenir des certifications de conformité de la part d'organismes respectés pour assurer la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle, et renforcer la confiance parmi les clients, partenaires et l'ensemble de l'écosystème industriel. Deel possède des certifications ISO27001 et SOC2, mises à jour régulièrement. Ces certifications démontrent l'engagement de Deel à maintenir des normes élevées de sécurité des données.

Deel est également certifié sous le cadre de protection des données UE-US, garantissant un transfert de données sécurisé de l'UE et du Royaume-Uni vers les États-Unis.

Signez des accords de confidentialité et des accords de non-divulgation (NDA)

Créer et signer des accords de confidentialité et des accords de non-divulgation avec les employés et les sous-traitants qui manipulent vos données sensibles est essentiel pour protéger les intérêts de l'entreprise, garantir le respect des lois sur la protection des données, atténuer les risques et maintenir la confiance des clients, investisseurs et partenaires.

Deel conseille à ses clients de signer des accords de confidentialité et de non-divulgation avec les salariés traitant des données internationales. Ces accords interdisent à l'employé de divulguer ou d'utiliser des données personnelles à des fins non autorisées, assurant ainsi la protection et la confidentialité des données personnelles accessibles dans le cadre de leur travail. Cet accord assure donc le respect d’une clause de confidentialité.

Protéger la confidentialité des données à l'échelle mondiale avec Deel

Lorsque vous embauchez des employés et des sous-traitants internationaux via Deel, vous et vos employés bénéficiez de toutes les protections, politiques et procédures de conformité en matière de confidentialité des données mondiales mises en place par Deel.

Voici ce qui est inclus :

• Politique de confidentialité des données : la politique de confidentialité globale de Deel fournit des informations sur la manière dont différents types de données sont collectés, utilisés et divulgués lorsque les clients accèdent au site et aux services de Deel. Cette politique est régulièrement mise à jour pour garantir qu'elle reste conforme aux normes mondiales de confidentialité des données.
• Annexes relatives au traitement des données (DPA) : Deel propose un DPA global et complet pour répondre aux exigences du RGPD et au-delà. Le DPA réglemente plusieurs aspects du traitement des données entre deux parties, y compris les finalités du traitement, la relation entre les parties, les garanties de transfert de données, les catégories de données personnelles traitées, et une liste des sous-traitants de Deel.
• Droits des personnes concernées : en droit de la protection des données, les personnes concernées (employés ou sous-traitants embauchés via Deel) peuvent exercer plusieurs droits envers la partie traitant leurs données personnelles. Ces droits incluent le droit d'être informé, le droit d'accès, le droit à l'effacement, le droit d'opposition et le droit à la portabilité des données entre organisations. Deel a mis en place une procédure de gestion des droits des personnes concernées pour garantir que ces droits soient respectés.
• Procédure de violation des données : Deel dispose de procédures pour gérer les violations potentielles de données, incluant des mesures pour prévenir l'accès ou la divulgation non autorisés de données personnelles.
• Conformité continue : la conformité est un élément central de l'infrastructure de Deel. En tant que fournisseur mondial, Deel comprend profondément les exigences légales et réglementaires de chaque juridiction et a conçu ses services pour assurer une conformité continue avec ces exigences.
• Équipe d'experts : Deel dispose d'une équipe interne d'experts juridiques et de gestionnaires de conformité spécialisés dans la protection des données et la vie privée, comprenant des spécialistes de la confidentialité, des avocats et des spécialistes IT.
• Réponse aux incidents : en cas de violation de données ou d'incidents, l'équipe assiste dans la réponse à ces incidents.
• Partenaires externes : Deel dispose également d'un vaste réseau de plus de 200 partenaires juridiques dans le monde, ce qui renforce encore sa capacité à rester à jour avec les changements légaux et réglementaires mondiaux.

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