Qu’est-ce que la communication asynchrone ?

La communication asynchrone désigne une forme de communication interne dans laquelle les employés n’ont pas besoin de tous communiquer au même moment pour que les projets avancent. Elle implique un décalage temporel entre la publication d’informations et la publication des réponses suscitées par cette information. La communication asynchrone n’est pas un dialogue actif, comme peut l’être une discussion par SMS ; c’est plutôt une forme de communication qui se déroule de manière hachée, décalée.

La messagerie asynchrone n’implique pas une communication en temps réel, contrairement à la communication synchrone qui repose souvent sur des réponses instantanées. Dans un univers professionnel où le travail hybride se généralise, et où des membres d’une même équipe peuvent télétravailler depuis des fuseaux horaires différents, la communication asynchrone s’avère essentielle pour favoriser votre croissance. Découvrez comment Deel peut vous accompagner en ce sens.

Exemples de communication asynchrone

Plusieurs formes de communication asynchrone existent dans l’environnement de travail moderne, notamment :

• les courriels ;
• les applications de messagerie instantanée, telles que Slack et WhatsApp ;
• les fonctionnalités de messagerie sur les outils de gestion de projet, comme Microsoft Teams et Asana ;
• les systèmes d’intranet ;
• les mémos internes ;
• les vidéos préenregistrées.

Communication synchrone vs. communication asynchrone

La principale différence entre la communication synchrone et asynchrone réside dans le moment où les échanges ont lieu. Avec la communication asynchrone, comme les courriels, il y a des délais de réponse entre la publication du message et la réponse apportée au message. À l’autre bout du spectre, la communication synchrone se déroule en temps réel, grâce à des outils comme Zoom ou des plateformes de visioconférence. Les appels téléphoniques, les appels vidéo et les webinaires en direct sont également des exemples d’échanges synchrones.

Avant la pandémie, travailler dans un bureau physique était la norme : la communication synchrone impliquait aussi d’aller voir un collègue à son bureau pour lui poser une question ou d’organiser une réunion en personne. Ces formes de communication ne présentent pas de décalage temporel, elles requièrent la présence de plusieurs individus au même endroit, au même moment, et nécessitent une écoute active de chacun d’entre eux.

Dans le monde professionnel actuel, qui a évolué après la Covid-19 et le travail à distance, les deux modes de communication (synchrone et asynchrone) sont précieux. La communication synchrone est particulièrement efficace pour échanger des idées en vue d’une future campagne, ou pour une réunion d’équipe portant sur un sujet sensible qui pourrait être difficile à évoquer par messages interposés.

En revanche, la communication asynchrone est plus adaptée aux équipes en télétravail, car elle permet à chaque membre de rendre des comptes au moment qui lui semble opportun — et pas quand un collègue le décrète. Comme les messages ainsi publiés n’appellent pas de réponse instantanée, chaque membre peut avancer sur ses sujets, dans le calme, sans subir les distractions induites par les messageries instantanées.

Avantages de la communication asynchrone

Les outils de communication asynchrone offrent de nombreux bénéfices, surtout lorsqu’une réponse immédiate n’est pas nécessaire.

Communication fluide et facile pour les équipes en télétravail

Les équipes dispersées rencontrent des défis uniques, comme l’absence de réunions en personne et les difficultés de productivité qui peuvent en découler. La communication asynchrone offre une solution efficace à ces défis en assurant une communication fluide.

En effet, trouver des créneaux communs pour les employés travaillant dans des fuseaux horaires différents peut s’avérer compliqué. Cependant, la communication asynchrone permet à ces salariés de rattraper le temps perdu à leur propre rythme sans compromettre leur productivité. La phase d’onboarding de vos nouvelles recrues devrait inclure un temps de formation aux outils et aux exigences de la communication asynchrone.

Collaboration asynchrone : moins de perturbations et plus de travail en profondeur

La communication asynchrone permet aux membres de l’équipe de rester concentrés sans être perturbés par des distractions. Les projets avancent normalement jusqu’à ce que chacun choisisse de consulter ses messages, assurant ainsi aux employés de se focaliser pleinement sur leur travail sans interruption.

Les employés qui peuvent se concentrer sur leur travail, longtemps, sérieusement, auraient de meilleures performances. Inversement, les employés qui seraient trop souvent interrompus dans leur travail afficheraient de moins bonnes performances. Des recherches montrent que les interruptions coupent l’élan d’un travailleur intellectuel. Le temps que chaque personne passe à se remettre « dans le bain » de son projet après avoir été coupé dans son élan va de 8 minutes (pour des tâches simples) à 25 minutes (pour des tâches plus complexes).

Il est important de noter que les outils de communication asynchrone envoient des notifications qui peuvent potentiellement causer des distractions. Il est préférable de désactiver ces notifications pendant les moments de concentration pour optimiser la productivité de vos collaborateurs.

Collaboration simple et pratique

Une collaboration efficace nécessite du temps pour que chacun puisse travailler sur ses propres tâches sans interruption. La communication asynchrone réduit le temps passé dans des réunions inutiles ou à écouter des annonces non pertinentes.

Au lieu de cela, les points de communication pertinents sont diffusés et relayés à travers divers canaux de communication asynchrone. Ainsi, tous les membres de l’équipe restent à la page, sans être interrompus. De plus, les solutions de communication asynchrone préviennent la fatigue en réduisant le nombre de réunions énergivores et chronophages.

Transparence et contrôle : le b-à-ba de la communication asynchrone

La communication asynchrone facilite le suivi du travail (par rapport à la communication synchrone) grâce à des outils qui enregistrent précisément chaque interaction. Ces messages, publiés au fil de l’eau, aident à documenter l’avancement des projets et renforcent la responsabilité des membres de l’équipe. Ils permettent un contrôle accru des équipes en télétravail en offrant aux gestionnaires de projet la possibilité de suivre les rapports et le statut des employés.

Ainsi, malgré les fuseaux horaires différents et la dispersion des équipes, les projets progressent efficacement sans que les problèmes ou les goulots d’étranglement restent ignorés trop longtemps. En utilisant ces méthodes de communication asynchrones dans l’environnement de travail, comme les courriels ou les mémos, les entreprises peuvent optimiser leur flux de travail et répondre aux besoins des équipes en travail hybride.

Outils et exemples de communication asynchrone

Le nombre d’outils de communication asynchrone a évolué avec la technologie. Aujourd’hui, les équipes ont le choix entre divers outils et peuvent choisir celui qui convient le mieux à leurs besoins.

Plateformes de stockage cloud

Les plateformes de stockage en ligne rendent le contenu accessible à des personnes partout dans le monde. La suite Google Workspace est un parfait exemple de ce type d’outil, offrant la possibilité d’éditer des documents, des feuilles de calcul et des présentations, tous synchronisés en ligne. Les collaborateurs peuvent également laisser des commentaires et accéder à des versions antérieures des documents.

Logiciels de capture vidéo

Les outils de capture vidéo permettent de transmettre des informations visuelles de manière asynchrone. En utilisant des applications comme Loom, les membres de l’équipe peuvent enregistrer leur écran et fournir des explications verbales pour des questions complexes, optimisant ainsi la communication asynchrone. Ces outils sont également précieux pour enregistrer des réunions en ligne, assurant la responsabilité et facilitant le suivi des projets pour les membres de l’équipe qui n’ont pas pu être présents en temps réel.

Base de connaissances interne

Les bases de connaissances internes, comme Notion ou Confluence, rationalisent les flux de travail en fournissant un espace centralisé pour les ressources de l’entreprise (comme les questions fréquemment posées). Slab est un autre exemple d’outil centralisant l’information de l’entreprise, les annonces de l’équipe et l’avancement des projets.

Outils de gestion de projet

Les plateformes de travail virtuelles établissent un cadre propice à une gestion de projet et une communication efficaces. Par exemple, Asana permet aux équipes de collaborer sur des tableaux tout en restant concentrées sur leurs tâches respectives. Monday.com offre des fonctionnalités similaires, notamment l’automatisation des processus routiniers, facilitant ainsi le travail collectif et la productivité.

Communication asynchrone pour les équipes mondiales

Les méthodes de communication asynchrones sont des outils puissants pour faciliter la collaboration entre les travailleurs à distance et les équipes dispersées. Chaque membre de l’équipe peut ainsi travailler selon ses horaires préférés tout en alimentant le flux d’informations. Lors de la sélection de vos outils de messagerie, il est essentiel de vérifier les intégrations possibles avec vos logiciels existants.

Grâce à des outils de communication asynchrones, vous assurez une communication fluide au sein de l’équipe tout au long de la journée de travail, quelle que soit la localisation physique. Faites confiance à Deel pour vous accompagner dans ce choix stratégique, optimisant ainsi votre environnement de travail et renforçant l’efficacité de votre équipe.
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