Déclaration sociale nominative (DSN) : le guide complet

Chaque mois, à la fin de la paie, la gestionnaire RH d’une PME en croissance se connecte à son logiciel de paie, génère un fichier, le dépose sur Net-entreprises. Elle souffle un grand coup : la Déclaration sociale nominative ou DSN est partie. Une routine bien huilée, qui lui fait parfois oublier à quel point cette formalité a simplifié sa vie professionnelle.

La déclaration sociale nominative (DSN) est un outil central de la gestion administrative des salariés. Obligatoire pour tous les employeurs depuis 2017, elle regroupe en un seul envoi la majorité des obligations sociales, remplaçant une vingtaine de déclarations distinctes. Un vrai gain de temps, à condition de bien comprendre comment elle fonctionne.

Dans cet article, Deel vous explique, de façon claire et accessible, à quoi sert exactement la DSN et pourquoi elle est incontournable. Qui est concerné et quelles sont les règles à respecter selon votre situation ? Comment bien la remplir et éviter les erreurs fréquentes ? Le plus simple est souvent de vous faire accompagner pour gagner du temps, éviter les pénalités et fiabiliser votre gestion RH.

Et si vous ne souhaitez plus jongler entre logiciels, échéances et contrôles, des solutions existent. Deel, par exemple, vous aide à automatiser votre conformité RH en toute simplicité.

Déclaration Sociale Nominative : définition

Avant, chaque mois ou chaque trimestre, les employeurs devaient jongler avec de multiples formulaires à envoyer à différents organismes : Urssaf, CPAM, France Travail, caisses de retraite, mutuelles, etc. Un vrai casse-tête administratif, et un risque constant d’erreur.

C’est pour mettre fin à ce mille-feuille déclaratif que la Déclaration sociale nominative (DSN) a vu le jour. Instaurée en 2012 par la loi de simplification du droit, elle est devenue obligatoire pour tous les employeurs privés depuis 2017, puis progressivement pour la fonction publique jusqu’en 2022.

Concrètement, la DSN regroupe en une seule transmission mensuelle l’essentiel des données sociales liées à l’activité de vos salariés. On parle ici de salaires, cotisations, arrêts maladie, fins de contrat, etc. Ce système unique s’appuie sur les données déjà présentes dans votre logiciel de paie, ce qui limite les ressaisies et les oublis.

Au passage, la DSN remplace près de vingt déclarations, dont :

• La DADS-U (déclaration annuelle des données sociales) ;
• La DUCS (déclaration unifiée des cotisations sociales) ;
• L’attestation employeur (AE) ;
• Les relevés de mission, bordereaux de cotisations, déclarations d’arrêt de travail, etc.

Elle représente un grand ménage dans les formalités sociales.

Il existe deux types de DSN à connaître :

• La DSN périodique (ou mensuelle) : elle est transmise chaque mois, même s’il n’y a pas eu de changement particulier dans l’effectif ou les rémunérations ;
• La DSN événementielle (ou signalement d’événement) : elle est envoyée dans les 5 jours suivant certains événements comme un arrêt maladie, une reprise anticipée ou une fin de contrat.

Importance de la Déclaration Sociale Nominative

La grande fonction de la DSN est de calculer et payer toutes vos cotisations sociales.

Depuis sa mise en place progressive par le GIP-MDS, la Déclaration sociale nominative est devenue incontournable pour les entreprises du secteur privé, notamment depuis le 1er janvier 2017. Elle regroupe en un seul flux la plupart des déclarations relatives aux charges sociales et contributions sociales, aux prestations sociales, et aux données liées à la main-d’œuvre.

Cela inclut des formulaires jusqu’ici distincts comme l’attestation de salaire pour l’Assurance Maladie, la DOETH sur l’emploi des travailleurs handicapés, ou encore la DMMO, liée aux mouvements de main-d’œuvre.

Désormais, que vous soyez expert-comptable, responsable Ressources humaines, ou tiers déclarant, il vous suffit de transmettre les informations nécessaires chaque mois via un logiciel compatible ou le portail Net-entreprises.

La DSN s’appuie directement sur les bulletins de paie pour informer en temps réel l’URSSAF, la CNAV, les organismes complémentaires et bien d’autres, dans le respect du Code de la Sécurité sociale. En cas d’événement en cours du mois, une déclaration spécifique doit également être transmise avant le mois suivant, afin de garantir les droits à la formation professionnelle ou aux allocations sociales.

Comment fonctionne la Déclaration Sociale Administrative ?

Le principe de la DSN est simple : une fois la paie finalisée, les informations sont extraites automatiquement par votre logiciel de paie ou saisies sur un portail dédié, puis envoyées en une seule fois à l’ensemble des organismes concernés.

Deux options s’offrent à vous :

• **Utiliser un logiciel de paie compatible DSN **: la majorité des solutions SIRH du marché sont aujourd’hui capables de générer le fichier DSN à partir des données de paie ;
• Passer par le portail Net-entreprises.fr pour le régime général (ou msa.fr pour le régime agricole), si vous ne disposez pas de logiciel ou que vous confiez cette mission à un tiers.

Le fichier est ensuite transmis de manière dématérialisée (en EDI) aux différents organismes concernés :

• L’Urssaf pour les cotisations sociales ;
• La CNAV pour la retraite ;
• La CPAM en cas d’arrêt de travail ;
• France Travail (anciennement Pôle Emploi) pour l’emploi et les fins de contrat ;
• Les caisses de prévoyance ou de mutuelle, etc.

Dès que la DSN est déposée, un retour est émis : vous recevez un accusé de réception, un certificat de conformité ou, en cas d’erreur, un compte-rendu métier (CRM) détaillant ce qu’il faut corriger.

Quelles sont les entreprises concernées par la DSN ?

Depuis sa généralisation en 2017, la DSN s’est imposée comme le mode de déclaration unique pour la majorité des employeurs en France. Si vous êtes une entreprise privée qui emploie des salariés, vous êtes très probablement concerné. Plus précisément, la DSN s’applique à :

• Toute entreprise relevant du régime général ou agricole de la Sécurité sociale ;
• Les associations, organismes privés ou établissements employeurs, quel que soit leur secteur d’activité ;
• Les entreprises mixtes (ayant à la fois des salariés au régime général et agricole) ;
• Les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) ;
• Les employeurs publics comme les administrations et les collectivités territoriales.

Si votre entreprise verse une rémunération à une personne affiliée au régime français de protection sociale, la DSN est obligatoire pour vous.

DSN : les exceptions

Même si la DSN couvre un spectre très large, certaines structures ou situations spécifiques échappent encore au dispositif :

• Les particuliers employeurs, qui peuvent utiliser le CESU ou Pajemploi ;
• Les indépendants et autoentrepreneurs, non concernés puisqu’ils ne relèvent pas de la paie salariée ;
• Les entreprises situées dans des collectivités d’outre-mer (hors DOM), à Monaco ou en Polynésie ;
• Certains régimes spéciaux encore non intégrés dans la DSN, comme les marins pêcheurs ou certains salariés détachés ;
• Les organismes internationaux (ambassades, consulats) ;
• Et quelques cas transitoires, comme des établissements tout juste entrés en DSN et n’ayant pas encore transmis toutes les données attendues.

Que contient la déclaration sociale nominative ?

Les données périodiques extraites de la paie

La grande force de la DSN, c’est qu’elle s’appuie directement sur les données déjà disponibles dans votre logiciel de paie. Autrement dit, pas besoin de ressaisir à la main des informations déjà connues. Chaque mois, la DSN regroupe et transmet automatiquement :

• Les données d’identification du salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, etc.) ;
• Les éléments liés au contrat de travail (type de contrat, statut, convention collective, temps de travail, lieu d’affectation…) ;
• Les informations de paie : salaire brut et net, cotisations sociales, exonérations, taux de prélèvement à la source, etc. ;
• Les données relatives à l’employeur ou à l’établissement (SIRET, code APE, coordonnées, etc.).

Le tout est compilé dans une DSN mensuelle transmise aux différents organismes de protection sociale.

Événements ponctuels

En plus de la déclaration périodique, certaines situations doivent faire l’objet d’un signalement spécifique, appelé DSN événementielle. C’est le cas lorsque survient :

• Un arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, accident du travail…) ;
• Une reprise anticipée après arrêt ;
• Une fin de contrat de travail, quelle qu’en soit la cause.

Ces signalements doivent être transmis dans un délai de 5 jours à compter de la connaissance de l’événement. Objectif : garantir la continuité des droits pour les salariés (indemnités journalières, allocations chômage…).

Qui reçoit la Déclaration Sociale Nominative ?

Une fois la DSN envoyée, elle est automatiquement répartie entre les organismes concernés, sans action supplémentaire de votre part :

• L’URSSAF, pour le recouvrement des cotisations sociales ;
• La CNAV, pour la retraite ;
• La CPAM, pour la gestion des arrêts de travail et des indemnités journalières ;
• France Travail, pour les signalements de fins de contrat et l’ouverture de droits au chômage ;
• Les mutuelles, institutions de prévoyance et organismes de retraite complémentaire ;
• La DGFIP, pour l’application du prélèvement à la source ;
• Et bien d’autres (DARES, MSA, Agirc-Arrco, etc.).

Grâce à la DSN, tous les organismes reçoivent les bonnes informations, au bon moment, dans un format unifié. De quoi éviter les oublis, les doublons… et les mauvaises surprises.

Quand transmettre votre DSN ?

Pour les employeurs, la DSN suit un rythme mensuel. La date limite dépend de la taille de l’entreprise :

• Moins de 50 salariés : vous avez jusqu’au 15 du mois M+1 (ex. : paie de mars → DSN au plus tard le 15 avril) ;
• 50 salariés ou plus : la déclaration doit être envoyée au plus tard le 5 du mois M+1.

💡 Et si la date tombe un jour férié ou un week-end ? Pas de panique : vous avez jusqu’au jour ouvrable suivant.

En parallèle, les DSN événementielles (pour les arrêts de travail, fins de contrat, reprises anticipées, etc.) doivent être transmises dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la connaissance de l’événement. Ce signalement garantit que les droits du salarié (ex. : indemnités journalières ou allocations chômage) soient bien ouverts dans les temps.

Outils utiles pour votre Déclaration Sociale Nominative

• Le tableau de bord DSN sur Net-entreprises permet de suivre l’état de vos transmissions, consulter les retours des organismes et repérer d’éventuelles anomalies ;
• Le service suivi DSN de l’URSSAF vous alerte en cas d’incohérences ou de retard ;
• Certaines plateformes de paie, comme Deel, vous envoient des rappels automatiques avant la date limite et centralisent les retours des organismes.

Gagnez en sérénité avec Deel et automatisez votre Déclaration Sociale Nominative

Entre les déclarations à faire au cours du mois, les échéances du mois suivant, les mises à jour réglementaires et les fichiers à transmettre sans erreur, la DSN peut vite devenir compliquée. Et ce n’est que la partie émergée de l’iceberg quand on gère une équipe répartie sur plusieurs sites ou dans plusieurs pays.

C’est là que Deel peut changer la donne.

La plateforme a été conçue pour centraliser et automatiser toutes les étapes de conformité RH, y compris les plus techniques. Depuis une seule interface, vous pouvez générer, suivre et sécuriser vos déclarations sociales, pour tous les types de contrats, dans tous les pays où vous êtes présents.

Besoin de gérer les déclarations événementielles, les attestations de salaire, ou les obligations liées aux contributions sociales à l’international ? Deel vous accompagne de A à Z. Grâce à son système intégré, vous êtes automatiquement alerté en cas de document manquant ou périmé. Vous supprimez les allers-retours pour les attestations URSSAF ou les justificatifs de vos prestataires.

Et si vous travaillez avec des tiers déclarants, experts-comptables ou partenaires externes ? Deel vous permet de collaborer en toute sécurité, en conservant une traçabilité complète des échanges.

Résultat : vous réduisez les risques de pénalité, vous simplifiez la vie de vos équipes RH, et surtout, vous vous concentrez enfin sur ce qui compte vraiment, le développement de vos talents et la croissance de votre entreprise.

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