Qu’est-ce que l’effectif d’entreprise ?

L’effectif correspond au nombre total d’employés travaillant dans une entreprise à un moment donné.
Le plus souvent, il inclut tous les salariés, qu’ils soient en contrat à temps plein, à temps partiel, en télétravail, en mission temporaire ou sous contrat de prestation.

Les équipes des ressources humaines utilisent l’effectif pour savoir combien d’employés travaillent dans un service ou un site spécifique. Deel vous accompagne dans tous les aspects de votre gestion RH, avec notamment un outil SIRH bien pensé qui centralise toutes les données de votre entreprise, y compris les effectifs.

Comment calculer l’effectif ?

Pour calculer l’effectif, il est important d’être le plus précis possible. La première étape consiste à définir les règles du calcul et les termes de l’équation. La seconde étape consiste à déterminer si les travailleurs indépendants ou temporaires doivent être inclus dans le calcul ou non.

Ensuite, il faut centraliser les informations sur les employés dans un document spécifique. Ce fichier doit inclure des données essentielles comme le nom, le poste, le service, le lieu de travail et le nombre d’heures travaillées. Ces informations permettent aux employeurs d’analyser la productivité et d’optimiser la gestion de leurs effectifs.

Enfin, on procède au calcul. La méthode standard pour comptabiliser les employés à temps plein et à temps partiel est la suivante :

• un salarié à temps plein (40 heures par semaine) = 1 employé ;
• un salarié à temps partiel (20 heures par semaine) = 0,5 employé.

Exemple de calcul

Une entreprise compte 100 employés, dont 75 à temps plein et 25 à temps partiel. Son effectif total serait alors de : 75 + (25 × 0,5) = 87,5 employés. Les entreprises peuvent aussi personnaliser leur suivi en calculant l’équivalent temps plein (ETP) pour affiner leur analyse.

Pourquoi est-il important de connaître son effectif ?

Suivre l’effectif permet aux responsables RH d’obtenir des informations clés sur :

• l’efficacité des employés ;
• les tendances de fidélisation et de départ ;
• les niveaux de productivité au sein de l’entreprise ou d’un service ;
• la planification des effectifs à court et long terme ;
• les projections de développement de l’effectif ;
• la gestion des besoins en formation et en développement des compétences.

Qu’est-ce qu’un rapport d’effectif ?

Les professionnels des ressources humaines utilisent un rapport d’effectif pour comptabiliser le nombre de personnes travaillant dans l’entreprise. Ce document permet aux organisations de mieux comprendre qui travaille pour elles et dans quelle mesure ces employés répondent à leurs besoins.

Également appelé rapport des indicateurs RH, ce document recense les effectifs à un moment donné en tenant compte des éléments suivants :

• les nouvelles embauches réalisées par l’entreprise ;
• les départs (licenciements, démissions…) sur une période donnée ;
• les effectifs existants et maintenus.

Aux États-Unis, l’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) exige généralement un rapport annuel démontrant que l’entreprise respecte la diversité des recrutements. C’est pourquoi ces rapports intègrent souvent des données démographiques sur les employés, comme le genre, l’origine ethnique et la classification des postes. Si vous envisagez d’étendre vos activités aux États-Unis, vous devrez vous attendre à devoir produire ce rapport.

Des écarts ou erreurs dans ces documents, notamment en matière de classification des employés, peuvent compliquer le traitement des salaires et compliquer les audits ou les déclarations externes. Il faut donc s’assurer que toutes les données sont correctes.

Les avantages du suivi des effectifs

Le suivi des effectifs aide les entreprises à analyser leurs embauches, mesurer leur capacité de recrutement et ajuster leurs objectifs. Il leur permet de prendre des décisions éclairées sur la gestion des effectifs, notamment pour adapter leur stratégie de recrutement. Pour les entreprises en forte croissance, le suivi de l’effectif offre des informations essentielles.

Garantir une croissance maîtrisée des effectifs

L’effectif donne un aperçu de la santé globale des ressources humaines d’une entreprise. Il permet de comprendre si l’investissement en capital humain est cohérent avec les besoins de l’organisation.

Éviter la surcharge de personnel

La planification financière repose sur un bon équilibre entre productivité et coûts salariaux. Un suivi précis des effectifs aide à éviter les effets d’emballement en matière de recrutement, effets qui peuvent peser sur le budget de l’entreprise.

Anticiper les besoins en ressources

Les entreprises doivent savoir quand et comment recruter de nouveaux collaborateurs. Quels avantages et ressources peuvent-elles offrir à leurs employés ? Comment financer ces recrutements ?

Atteindre les objectifs de productivité

Grâce au suivi des effectifs, les responsables d’équipe peuvent comparer leur capacité de production à leurs objectifs trimestriels et annuels. En analysant ces données et les tendances de productivité, ils peuvent anticiper le nombre de collaborateurs nécessaires pour réaliser un projet dans un délai donné.

Prendre des décisions stratégiques en matière de recrutement et de budget

Le besoin d’embaucher, de lancer des campagnes de recrutement ou de planifier les effectifs dépend de l’exactitude des rapports d’effectif. Si l’analyse révèle qu’il est nécessaire de renforcer les effectifs, l’entreprise peut envisager de recruter des talents à l’international.

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Avec Deel RH, vous pouvez :

• unifier le reporting pour une meilleure visibilité sur vos effectifs ;
• automatiser l’administration RH et réduire la charge administrative ;
• optimiser votre gestion des ressources humaines grâce à une plateforme fluide et performante.

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