Embaucher un salarié étranger : guide pour les entreprises

Embaucher des salariés étrangers permet aux entreprises d’élargir leur équipe en y ajoutant des talents internationaux. Mais comment faire pour embaucher des salariés étrangers ? Quelles sont les démarches à suivre, les formalités à réaliser, et les autorisations de travail à obtenir ?

Deel permet aux entreprises d’embaucher facilement à l’international en gérant les autorisations et formalités, vous évitant ainsi les démarches complexes d’embauche de salariés étrangers.

Une situation différente selon chaque type de salarié étranger

L’embauche d’un salarié étranger en France dépend de plusieurs facteurs, notamment son lieu de résidence et sa nationalité. Les démarches diffèrent selon qu’il réside déjà sur le territoire français ou non, et selon qu’il arrive d’un pays de l’Union européenne (UE), de l’ Espace économique européen (EEE), ou de la Suisse.

Salarié étranger résidant déjà en France

Les salariés étrangers résidant déjà en France disposent de différents titres de séjour, chacun ayant des implications spécifiques en matière de droit du travail.

Voici les principaux cas :

Salarié étranger ne résidant pas encore en France

Pour un travailleur étranger qui ne réside pas encore en France, il faut passer par une procédure d’introduction. Cette procédure se compose de plusieurs étapes.

1. Offre d’emploi et demande d’autorisation de travail. L’employeur français doit publier une offre d’emploi et, si un ressortissant étranger est retenu, il doit faire une demande d’autorisation de travail auprès de la DREETS.
2. Demande de visa de long séjour. Si l’autorisation est accordée, le travailleur étranger peut demander un visa de long séjour pour s’installer en France.
3. Rôle de l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII). Une fois arrivé en France, le salarié doit passer par l’OFII pour valider son visa et obtenir une carte de séjour afin de travailler légalement.

Ces formalités s’appliquent aux ressortissants étrangers hors Union européenne, y compris ceux de l’ Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse.

Salarié citoyen de l’Union européenne, de l’EEE ou de la Suisse

Les citoyens de l’Union européenne (UE), de l’ Espace économique européen (EEE), et de la Suisse bénéficient d’une grande liberté pour travailler en France. Ils sont dispensés d’autorisation de travail et leurs formalités d’embauche sont simplifiées. Ils n’ont besoin ni de titre de séjour, ni de visa de long séjour, sauf dans certains cas spécifiques, tels que les membres de famille de ressortissants de pays tiers. Toutefois, l’employeur doit malgré tout effectuer une DPAE auprès de l’URSSAF ou de la MSA et veiller à l’inscription du salarié à la sécurité sociale.

Procédures et formalités d’embauche pour les entreprises françaises

Demande d’autorisation de travail

Pour embaucher un salarié étranger non-européen, une entreprise française doit suivre plusieurs étapes obligatoires, en commençant par la demande d’autorisation de travail. Cette procédure permet de vérifier que le futur salarié a le droit de travailler en France.

Qui est concerné ?

Les ressortissants des pays hors Union européenne (UE),  Espace économique européen (EEE) et Suisse doivent obtenir une autorisation de travail pour exercer une activité professionnelle en France. Seuls certains statuts (ex. : étudiants avec un visa étudiant ou détenteurs de la carte de résident de longue durée-UE) peuvent être exemptés de cette démarche.

Démarches pour la demande d’autorisation de travail

La demande d’autorisation de travail est généralement initiée par l’employeur auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Les documents nécessaires incluent :

• Une copie du contrat de travail précisant la durée et le poste.
• Un justificatif d’offre d’emploi publié auprès de Pôle emploi ou un autre site d’offres d’emploi.
• Une déclaration sur la situation de l’emploi dans le secteur concerné, qui vérifie si aucun candidat prioritaire (citoyen français ou européen) n’est disponible pour ce poste. Cette règle peut être assouplie pour certaines professions figurant sur une liste de métiers en tension.

La DREETS vérifie plusieurs critères avant de valider la demande, notamment la situation de l’emploi dans le secteur et la conformité du contrat de travail avec le Code du travail français. Si la demande est acceptée, une autorisation de travail est délivrée et le travailleur étranger peut venir exercer une activité en France.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et immatriculation

Après avoir obtenu l’autorisation de travail, l’entreprise doit procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), une formalité obligatoire qui doit être effectuée avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

Cette déclaration doit être transmise à l’URSSAF au moins un jour avant la prise de poste du salarié. Elle permet :

• De déclarer le salarié auprès de la Sécurité Sociale.
• D’immatriculer le salarié auprès de l’Assurance Maladie. Cette étape est cruciale pour que le salarié bénéficie d’une couverture santé. L’entreprise doit fournir les informations nécessaires (état civil, contrat de travail, adresse) pour que l’Assurance Maladie puisse enregistrer le salarié.
• De signaler l’embauche aux organismes sociaux concernés (ex. : caisses de retraite, Assurance chômage).

Après la DPAE, l’employeur doit organiser une visite médicale d’information et de prévention pour le salarié dans les 3 mois suivant l’embauche. Cette visite, réalisée par un médecin du travail, permet de vérifier l’aptitude du salarié à occuper le poste en toute sécurité.

Spécificités liées aux différents types de contrats et secteurs d’activité

Salariés saisonniers, temporaires et travailleurs spécifiques

L’embauche de travailleurs saisonniers ou temporaires en France est courante dans certains secteurs comme l’agriculture, le tourisme, ou la viticulture.

Procédures et autorisations :

• Salariés saisonniers. Les employeurs doivent déposer une demande d’autorisation de travail et suivre les mêmes démarches que pour les autres travailleurs étrangers. Cependant, les contrats saisonniers (de courte durée, généralement moins de 6 mois) bénéficient d’une certaine flexibilité.
• Salariés temporaires. Les contrats temporaires sont soumis à des règles strictes pour ce qui touche à la durée du contrat et à son éventuel renouvellement. L’employeur doit garantir que les travailleurs temporaires, en particulier les travailleurs étrangers, respectent les conditions de séjour et de travail en France.
• Autorisations spécifiques. Ces travailleurs doivent généralement obtenir une carte de séjour portant la mention « travailleur temporaire » ou « travailleur saisonnier », qui permet de travailler sur des missions précises pour une durée limitée.

Pour les secteurs agricoles, la MSA supervise les démarches d’embauche et de couverture sociale, avec des obligations spécifiques concernant la sécurité et le bien-être des travailleurs étrangers.

Cas particuliers : artistes, mannequins, sportifs et autres secteurs spécialisés

Certaines professions bénéficient de régimes d’embauche spécifiques en raison de leur nature particulière.

• Artistes et techniciens de l’industrie cinématographique. Les professionnels du secteur artistique (cinéma, audiovisuel, spectacle vivant, etc.) peuvent être embauchés sous des régimes spécifiques. Ils sont souvent exemptés d’autorisation de travail pour des missions de courte durée, sous certaines conditions. Par exemple, un visa vacances-travail peut être utilisé pour ces catégories, ou une carte de séjour temporaire pour des projets plus longs.
• Mannequins et pose artistique. Ces professions ont également des règles d’embauche distinctes, régies par les conventions collectives du mannequinat. La demande d’autorisation de travail pour un mannequin doit inclure une justification du contrat et une vérification des qualifications.
• Sportifs professionnels. Les sportifs de haut niveau peuvent bénéficier de facilités d’embauche via des cartes de séjour temporaires, notamment pour participer à des manifestations sportives, avec des autorisations de travail adaptées à la durée de l’événement.

Dans ces secteurs, les formalités sont souvent simplifiées pour des périodes courtes, mais les employeurs doivent veiller à respecter les règles en matière de contrat de travail, d’autorisation de travail, et les conventions collectives propres à ces professions.

Sanctions en cas de non-respect des règles

Sanctions pénales et administratives pour l’entreprise

L’emploi d’un salarié étranger sans titre de travail valide expose l’entreprise à des sanctions sévères, à la fois pénales et administratives. Si un employeur embauche un ressortissant étranger sans autorisation de travail ou avec un titre de séjour périmé, il risque des amendes importantes, voire des poursuites.

Voici les principales sanctions :

• Amendes administratives. En cas de contrôle, l’employeur peut être condamné à une amende pour tout travailleur étranger en situation irrégulière. Des pénalités supplémentaires peuvent s’appliquer si la situation persiste.
• Sanctions pénales. L’employeur encourt jusqu’à 5 ans d’emprisonnement en cas d’infraction grave, comme la dissimulation volontaire de la situation irrégulière. Il peut également être condamné à des interdictions d’exercer une activité professionnelle ou à la fermeture administrative de son entreprise.
• Interdiction de soumission aux marchés publics. L’entreprise fautive peut se voir interdire temporairement ou définitivement l’accès aux marchés publics.

Il est essentiel de vérifier l’authentification des titres de séjour et des autorisations de travail avant toute embauche. Les documents doivent être en cours de validité et conformes à la durée du contrat de travail prévue.

Droit du travail et conformité

Le code du travail impose à l’employeur de respecter la législation en vigueur lors de l’embauche d’un salarié étranger. Cela inclut la conformité avec les titres de séjour, la déclaration des jours ouvrables, et l’adhésion aux conventions fiscales et sociales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner une enquête de la part des autorités publiques comme le ministère de l’Intérieur, la DGFIP (direction générale des finances publiques), ou encore les services de la DREETS. Ces administrations veillent à la mise à jour des données des travailleurs étrangers en France et à la régularisation de leur situation.

Les entreprises doivent également faire face à des obligations vis-à-vis des demandeurs d’emploi étrangers et respecter les quotas de travailleurs issus d’un État membre de l’Union européenne ou de l’EEE. Le respect des formalités d’embauche, y compris la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et l’immatriculation à la Sécurité sociale, est crucial pour éviter des sanctions lourdes et garantir la conformité de l’activité salariée.

Comment embaucher un salarié à l’étranger avec Deel

Deel, avec son service d’Employer of Record (EOR), facilite l’embauche de talents à l’étranger. Avec Deel, pas besoin de créer des entités locales complexes ou de mener de longues démarches administratives pour obtenir des autorisations de travail.

L’EOR de Deel devient l’employeur légal des travailleurs que vous souhaitez recruter dans un autre pays. Cela permet d’embaucher rapidement et efficacement, sans passer par les formalités souvent longues comme la demande de visa ou l’obtention d’un titre de séjour pour les ressortissants étrangers.

Les avantages de Deel incluent :

• Conformité légale et fiscale. Deel assure la conformité avec les lois locales, que ce soit en matière de droit du travail, de sécurité sociale, ou d’imposition.
• Gestion administrative. Deel prend en charge les formalités d’embauche, y compris l’immatriculation à la Sécurité sociale locale et les déclarations fiscales nécessaires.
• Accès global. Que vous recrutiez dans l’Union européenne, en Suisse, ou ailleurs, Deel vous aide à intégrer ces talents sans avoir à gérer les complexités des autorisations de travail et des titres de séjour.

Grâce à ces services, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre entreprise à l’international, tout en sachant que Deel s’occupe de la gestion administrative et fiscale engendrée par la présence de salariés à l’étranger.
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