Qu'est-ce qu'un Employer of Record (EOR) ?

Un Employer of Record (EOR), ou « employeur de référence », est une entreprise tierce qui emploie et rémunère une ou plusieurs personnes pour le compte d'une autre entreprise. Les services d'EOR permettent aux entreprises d'embaucher et de travailler avec des employés de manière transparente, que ce soit au niveau national ou international. Et ce, sans avoir à établir une présence légale ou à se plier à des exigences de conformités complexes dans le pays d'origine dans lequel se trouve l'employé porté.

Prenons l'exemple d'une entreprise basée aux États-Unis qui souhaite employer un professionnel qualifié résidant en France. En s'associant avec un employeur officiel d'une entité française, l'entreprise est en mesure d’embaucher légalement le travailleur français. Le nouvel employé travaille en France tout en contribuant efficacement aux activités de l'entreprise américaine.

L'employeur officiel est chargé de veiller au respect de la législation et de la réglementation locales en matière de travail, d'administrer les salaires et de gérer diverses tâches administratives et de ressources humaines. Avec pour principale ambition : simplifier les processus de recrutement de vos équipes internationales.

Quels sont les types de services proposés par un employer of record ?

Les services de l'employeur de référence varient en fonction du fournisseur. Les prestataires les plus complets, tels que Deel, offrent les services suivants :

• Embauche légale de vos employés nationaux et internationaux ;
• Création de contrats de travail conformes à la législation locale ;
• Vérification des antécédents ;
• Externalisation de la paie et déclarations fiscales à l'échelle mondiale ;
• Gestion des avantages sociaux des employés ;
• Gestion des actions propres ;
• Soutien à l’obtention de visas de travail et à l'immigration ;
• Protection de la propriété intellectuelle ;
• Gestion des équipements ;
• Intégration et offboarding des employés ;
• Outils de performance pour soutenir le travail à distance et les équipes distribuées ;
• Résiliation de contrat.

Quels sont les avantages à recourir à un Employer of Record ?

Un employeur de référence permet aux entreprises d'embaucher des salariés à temps partiel ou à temps complet à l'étranger, sans avoir à créer leur propre entité juridique dans le nouveau pays. Ce processus prend généralement des mois et nécessite un investissement financier considérable. L'embauche par l'intermédiaire d'un employer of record est rentable et élimine les obstacles réglementaires à la création d'emplois à l'étranger.

Voici quelques avantages supplémentaires liés à l'utilisation d'un Employer of Record :

• Un accès à des talents internationaux : l'utilisation d'un employeur de référence vous donne accès à un plus grand vivier de talents et vous offre la possibilité d'embaucher n'importe qui, n'importe où. Vous pourrez ainsi recruter les meilleurs talents pour votre équipe dans les limites de votre budget. Et cela sans avoir à vous préoccuper de la création d'une entité, des exigences légales, des visas ou de la délocalisation de vos employés.
• Une expansion mondiale accélérée : un Employer of Record accélère la mise sur le marché en aidant les entreprises à établir leur présence locale plus rapidement que leurs concurrents. Ainsi, grâce aux services d'un EOR, vous vous implantez dans des régions stratégiques et vous testez de nouveaux marchés et de nouveaux pôles de talents.
• Un risque de conformité minimisé : un employeur de référence comprend un réseau interne d'experts juridiques, fiscaux et en matière de droit du travail. Ce personnel spécialisé vous aide à vous assurer que vous opérez en conformité avec les lois locales du travail et les réglementations fiscales propres à chaque pays. En cas de problème juridique, vous êtes protégé : l'employeur officiel, en tant qu'employeur légal du collaborateur, assume l'entière responsabilité des pénalités de non-conformité.

Comment fonctionne le recrutement par l'intermédiaire d'un employeur officiel (EOR) ?

Lorsque vous faites appel aux services d'un EOR, celui-ci assume officiellement le rôle d'employeur légal pour les personnes que vous embauchez. Les employés signent des contrats de travail avec l'employeur officiel plutôt qu'avec votre propre entreprise.

Bien que vous restiez maître de la fixation des salaires des employés (tout en respectant bien sûr le cadre légal, comme le salaire minimum en France), de la définition de leurs tâches quotidiennes et de l'évaluation de leurs performances professionnelles, l'employer of record assume toutes les responsabilités juridiques de votre personnel. Il gère également tous les aspects liés à l'emploi, tels que la création de contrats de travail, l'administration des salaires et des avantages sociaux et la gestion des obligations fiscales afin de garantir la conformité avec les lois locales sur l'emploi en cas de recrutement à l'échelle internationale.

Par exemple, si vous embauchez un nouveau salarié en Allemagne, la société de services d’employer of record (EOR) légalement établie en Allemagne agit en tant qu'employeur. Cela signifie que l'employeur de référence assume l'entière responsabilité du respect des exigences fiscales locales, des spécificités de la paie et de la législation en matière d'emploi.

Bien que l'employeur officiel s'occupe de l'aspect logistique de l'embauche, il ne contrôle pas les activités quotidiennes de votre entreprise.

Quels sont les avantages d'un employeur officiel (EOR) ?

Étendre rapidement votre activité au reste du monde

Les services d'EOR vous donnent la possibilité d'accéder facilement à d'autres marchés et d'établir une présence locale dans différents pays. L'embauche de salariés à l'échelle mondiale en l'absence de toute entité ou filiale enregistrée simplifie l'expansion de votre entreprise et vous permet d'embaucher en quelques jours, et non en quelques semaines ou quelques mois.

Rationaliser les processus de gestion des ressources humaines et des salaires

Les services d'EOR gèrent tout ce qui a trait aux ressources humaines et à la paie de vos travailleurs étrangers. Si vous avez une filiale à Dubaï, par exemple, vous avez uniquement besoin de vous focaliser sur votre expansion à l’international. Les services d’EOR s’occupent pour vous de l’onboarding de vos collaborateurs émiratis, leur offrent les avantages sociaux adéquats, gèrent leur équipement, paient leur salaire, retiennent les taxes appropriées sur leurs chèques de paie, distribuent les fiches de paie, et bien plus encore.

Unifier l'expérience des employés

Avec des avantages sociaux adaptés à chaque pays, une expertise interne et des plateformes en libre-service faciles à utiliser, les EOR peuvent vous aider à créer une expérience d'employé inclusive. Cette expérience est valable pour tous vos travailleurs internationaux, quels que soient leur type de contrat ou leur lieu de travail.

Toucher un plus large vivier de talents

Lorsque vous embauchez par l'intermédiaire d'un EOR, vous n'avez pas à vous contenter des travailleurs de votre région. Vous pouvez embaucher les meilleurs talents possédant les bonnes compétences, qui sont en phase avec vos valeurs et qui contribueront à la réussite de votre entreprise.

Pourquoi votre organisation devrait-elle opter pour un employeur de référence ?

Pallier les pénuries de talents

Les pénuries de compétences au niveau mondial, la concurrence accrue et l'évolution des préférences des travailleurs obligent les entreprises à repenser leur approche en matière d'acquisition et de conservation des talents. Avec un EOR, votre vivier de talents s'ouvre à un public mondial. En outre, l'EOR améliore votre image de marque en permettant aux entreprises de toutes tailles d'accéder à des avantages compétitifs, tout en améliorant l'expérience de l'employeur.

Surmonter les contraintes de temps et de ressources

De nombreuses entreprises disposent de peu de temps et de ressources lorsqu'elles s'aventurent sur de nouveaux marchés, ce qui leur fait perdre du terrain par rapport à des concurrents disposant de budgets et d'équipes plus importants et capables d'établir leur présence plus rapidement. Les EOR égalisent les règles du jeu en permettant aux entreprises de toutes tailles d'établir rapidement une présence locale sur des marchés attrayants, sans les longs délais et les investissements financiers généralement nécessaires à la création d'une entité juridique et au développement de fonctions coûteuses de gestion des ressources humaines et de la paie.

Atténuer les problèmes de conformité

La croissance de votre entreprise s'accompagne d'un risque de non-conformité. Chaque pays possède son propre ensemble de règles qui peuvent avoir un impact sur vos transactions, votre personnel et la structuration de votre entreprise. Les EOR tels que Deel sont dotés d'un logiciel de conformité en continu qui effectue des vérifications préalables et génère des informations sur la main-d'œuvre adaptées aux préoccupations particulières de votre entreprise. Concrètement, un tel outil EOR vous alerte en cas de vulnérabilité, notamment en ce qui concerne les risques de classification erronée, l'expiration des visas et le non-respect des lois sur l'emploi telles que le salaire minimum, les avantages sociaux, et bien plus encore.

Est-il plus facile d'ouvrir une entité dans un autre pays que de recourir à un EOR ?

S’appuyer sur les services d'une société EOR est sans aucun doute plus facile pour recruter des talents étrangers, établir une présence locale et consolider la gestion d'une équipe internationale plutôt que de créer une entité internationale.

En optant pour un employer of record, vous n'avez pas besoin d'investir des sommes importantes pour satisfaire aux exigences minimales en matière de capital. Vous n'avez pas non plus à payer de droits d'enregistrement et vous n'êtes pas obligé de supporter les dépenses courantes liées aux ressources humaines, à la paie et à la conformité. Cerise sur le gâteau : vous n'avez pas à vous soucier de la complexité du processus de création d'une entité, de la bureaucratie et de la nécessité de familiariser votre équipe avec le droit du travail local.

Le service Deel Entity Setup rend l'ouverture d'une entité dans un autre pays beaucoup plus simple. Nous pouvons vous aider à constituer votre société, à en assurer la maintenance et à remplir vos obligations. Notre équipe juridique vous aide à créer et à gérer votre nouvelle entité afin de minimiser les risques de non-conformité. Nous pouvons également faciliter la transition vers un système de paie mondial pour l'ensemble de votre équipe.

Dans quels pays les employer of record sont-ils présents ?

La liste des pays dans lesquels un employeur de référence est présent dépend de l'EOR en question. Certains employeurs locaux de référence ont une couverture limitée ou font appel à des partenaires nationaux pour étendre leur portée mondiale. D'autres, en revanche, ont une couverture mondiale étendue et donnent accès à l'embauche partout dans le monde par l'intermédiaire de leur propre réseau d'entités détenues à 100 %. Deel EOR appartient à cette dernière catégorie, avec plus de 100 entités détenues à 100 %, de l'Allemagne à l'Australie.

Dans notre guide de recrutement mondial, vous découvrirez les pays que Deel EOR peut débloquer pour vous.

Quelles sont les alternatives à l'EOR ?

L'établissement d'une entité étrangère est la seule alternative à l'EOR pour l'embauche internationale. Si une entreprise ouvre sa propre entité dans le ou les pays où elle souhaite embaucher, elle peut légalement employer des travailleurs internationaux.

Employeur officiel (EOR) VS organisation professionnelle d’employeurs (PEO)

Un employeur officiel s'adresse aux entreprises qui souhaitent constituer et gérer une main-d'œuvre internationale sans avoir à assumer les responsabilités en matière de conformité. En revanche, une PEO est conçue pour les entreprises qui recherchent des services de ressources humaines, de gestion des effectifs au niveau national et qui sont prêtes à accepter une responsabilité partagée en matière de conformité.

Contrairement à l'employeur officiel, qui est le seul employeur légal de vos travailleurs, les PEO offrent des services de co-emploi. Une relation de co-emploi signifie que vous et le PEO partagez les responsabilités légales et les responsabilités de gestion liées à vos employés. Une autre différence essentielle réside dans le fait que les PEO opèrent au niveau local ; vous ne pouvez donc pas embaucher des salariés internationaux par l'intermédiaire d'une PEO.

Employer of record (EOR) VS organisation internationale de l'emploi (GEO)

Les employeurs de référence se désignent parfois eux-mêmes comme des GEO. Cette distinction terminologique s'explique souvent par le fait que si tous les EOR peuvent employer des personnes dans le pays d'origine de l'entreprise cliente, tous ne disposent pas d'une couverture internationale étendue.

En se désignant comme des EOR mondiaux, certains prestataires soulignent leur capacité à faciliter l'emploi dans plusieurs pays, mettant ainsi en évidence leur plus grande capacité à aider les entreprises à recruter à l'échelle mondiale.

Deel dispose de la couverture nationale la plus étendue, avec des services EOR dans plus de 150 pays.

Employeur officiel ou agence de recrutement : lequel choisir ?

Les entreprises peuvent puiser dans le vivier de talents d'une agence de recrutement pour renforcer leurs effectifs, s'assurer le soutien d'un projet ou couvrir des postes temporaires.

À l'inverse, les services d'EOR attitrés facilitent l'engagement conforme de talents directement recrutés par l'entreprise cliente. Pour tirer parti des services de l'EOR, votre entreprise doit d'abord identifier les talents qu'elle souhaite embaucher, puis les engager dans le cadre juridique de l'Employer of Record.

Pouvez-vous engager des travailleurs indépendants par l'intermédiaire d'un Employer of Record ?

Les entreprises n'ont pas besoin d'un partenaire EOR pour engager des freelances et des contractants, car ils entrent dans la catégorie des travailleurs indépendants. Ce qui veut dire qu'ils n'ont pas le statut de salarié. Par conséquent, une entité locale n'est pas tenue de traiter la paie, les impôts, les charges sociales et autres cotisations de ces professionnels indépendants.

Cependant, les employeurs locaux de référence tels que Deel comprennent que les travailleurs indépendants sont essentiels à la main-d'œuvre occasionnelle. De plus, le fait d'engager des sous-traitants occasionnels peut exposer l'entreprise à des risques juridiques et de conformité, tels qu'une classification erronée si vous ne respectez pas les lois locales sur les entrepreneurs.

Deel fournit des services d'agent de registre (AOR) pour l'embauche et le paiement des entrepreneurs afin que vous puissiez les engager en toute confiance et en toute conformité. Ils sont gérés sur la même plateforme globale que vos employés EOR et vos employés directs.

Comment choisir la bonne solution d'Employer of Record pour votre entreprise ?

Lors de la sélection d'un fournisseur de services d'EOR, il est essentiel de rechercher des prestataires de services qui offrent les avantages suivants :

• Des entités détenues à 100 %, garantissant un service cohérent sans les risques associés à la sous-traitance à des fournisseurs ou partenaires locaux. Cette approche permet d'atténuer les disparités en matière de qualité du service et les risques de conformité.
• Une plateforme mondiale, conçue pour répondre aux besoins des entreprises opérant à l'échelle internationale. Celle-ci permet de s'assurer que le service est élaboré dès le départ en tenant compte des exigences des opérations mondiales.
• Un vaste réseau de partenaires donnant accès à des réductions exclusives sur des prestations essentielles comme l'assurance maladie, ou la complémentaire santé d'entreprise. Cet avantage peut s'avérer considérable pour votre équipe.
• Une API complète et des fonctionnalités d'intégration (onboarding), vous permettant de personnaliser la plateforme et les processus en fonction de vos besoins spécifiques. Cette fonctionnalité permet une intégration transparente avec les outils RH, comptables, de protection des données et autres que vous utilisez actuellement. Cette intégration permet de rationaliser vos processus de travail.
• Un support technique offrant à votre équipe une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 dans leurs langues locales. Ce niveau de service garantit que tout problème peut être résolu rapidement, quel que soit votre fuseau horaire.
• Des normes élevées en matière de sécurité des données comme le RGPD, mettant en œuvre des protocoles robustes pour protéger vos données dans toutes les juridictions où vous embauchez. Cet engagement en faveur de la sécurité est vital dans le paysage numérique actuel.
• Aucun nombre minimum d'employés requis, afin d'offrir une certaine flexibilité aux entreprises de toutes tailles. Et ce, qu'il s'agisse d'embaucher seulement un employé ou d'augmenter sensiblement la taille de l'entreprise.
• Une grille tarifaire transparente, garantissant que vous connaissez parfaitement les coûts associés à leurs services. Ceci vous permet de mieux planifier votre budget et de mieux gérer vos finances.

Le choix d'un fournisseur d'EOR qui répond à ces critères s'avère déterminant pour l'efficacité et la conformité de vos opérations à l'échelle mondiale.

Quel est le coût habituel d'un EOR ?

Bien que le coût des services EOR varie en fonction du fournisseur, les coûts initiaux sont généralement faibles, car aucuns frais de création d'entités ne sont requis. En revanche, les plateformes d'EOR facturent généralement des frais de service par employé. Ces frais sont généralement plus prévisibles que les frais de gestion de l'entité, qui peuvent varier en fonction de la structure de l'entreprise et des exigences réglementaires.

La grille tarifaire EOR de Deel démarre à 599 $/mois et comprend :

• La gestion des services de paie au niveau local, l'administration des avantages sociaux, les taxes et la conformité ;
• Un ensemble d'avantages sociaux compétitifs adaptés à chaque pays ;
• Le soutien d'experts locaux en ressources humaines et en droit ;
• Plus de 20 intégrations pour les ressources humaines, les finances, etc.