Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?

L’externalisation des ressources humaines (appelée HRO en anglais, human resource outsourcing) fait référence à une entreprise tierce indépendante qui fournit aux entreprises des services RH tels que la gestion de la paie, la création de politiques RH et l’administration des avantages sociaux des employés. Une société d’externalisation RH peut aider une entreprise sur des projets ponctuels ou pour un travail continu, pour les employés en présentiel comme ceux et celles en télétravail.

Vous pouvez rencontrer le terme « externalisation sélective » ou « externalisation des processus métier » (BPO) lors de vos recherches sur les entreprises d’externalisation RH. L’externalisation sélective consiste à confier une ou plusieurs fonctions RH spécifiques à une entreprise de gestion des ressources humaines au lieu d’externaliser l’intégralité de votre fonction RH.

L’externalisation RH constitue généralement un choix judicieux pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les startups qui souhaitent déléguer des fonctions RH chronophages. Les grandes entreprises, quant à elles, sont mieux adaptées à une EOR (employer of record) ou à une PEO (organisation professionnelle d’employeurs) pour externaliser l’intégralité de leur département RH.

L’externalisation des RH peut être la bonne décision pour votre entreprise si vous :

• avez une équipe RH mais souhaitez qu’elle se concentre sur le développement du personnel et la stratégie d’entreprise, plutôt que sur les fonctions transactionnelles ;
• avez un budget limité et besoin de soutien pour les tâches quotidiennes ;
• souhaitez être plus confiant dans votre conformité et vos responsabilités légales ;
• voulez éviter les erreurs courantes de paie ;
• avez besoin d’aide pour construire des documents et processus de base (politiques, procédures, manuels d’employés).

Deel vous accompagne sur toutes vos fonctions RH. Découvrons les services fournis aux entreprises et les avantages de l’externalisation RH.

Quels services fournissent les entreprises d’externalisation des ressources humaines ?

Les entreprises d’externalisation des RH (ressources humaines) offrent divers services RH pour alléger la charge de travail de votre équipe, améliorer l’expérience employé et aider à la gestion des risques de conformité.

Administration de la paie et taxes : l’externalisation de la paie permet de retirer les tâches récurrentes de traitement de la paie de la responsabilité de votre responsable RH. Une société d’externalisation RH peut mettre en place la paie pour les nouveaux employés, gérer les déductions et s’assurer que les impôts sur la paie respectent les lois locales.

Votre entreprise d’externalisation RH traitera vos paiements en fonction de votre période de paie et veillera à ce que vous respectiez les délais de dépôt. Certaines entreprises suivront même les congés payés et les absences des employés.

Formation et développement des employés : les entreprises d’externalisation RH peuvent développer ou améliorer les programmes de formation des employés, surveiller les données de gestion des performances et coordonner les récompenses.

Gestion de l’assurance maladie et des avantages sociaux : grâce aux entreprises d’externalisation des ressources humaines, les entreprises ont accès à des régimes d’avantages sociaux plus complets et plus rentables, auxquels elles n’auraient pas accès autrement.

De plus, une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut gérer le processus annuel d’inscription aux avantages sociaux, répondre aux questions administratives et de couverture, et déterminer l’éligibilité pour :

• Les demandes d’assurance maladie et assurance-vie ;
• L’invalidité de courte et longue durée ;
• Les programmes d’assistance aux employés ;
• Les demandes concernant le chômage ;
• L’indemnisation des accidents du travail.

Conformité et sécurité au travail : les obligations de conformité et la gestion des imprévus nécessitent des connaissances spécialisées au-delà du champ traditionnel des RH. Lorsque vous externalisez ces tâches à une entreprise externe, elle s’occupera de :

• Remplir les formulaires légaux (exemple : le W2 et le formulaire IRS 1099-NEC pour les employés aux États-Unis) ;
• Assurer l’intégration des employés dans le respect des règles ;
• Rester à jour sur les lois du travail ;
• Informer les employés sur les règlementations et les exigences légales ;
• Enquêter sur les accidents, incidents et inspections liés au travail ;
• Effectuer des vérifications des antécédents des candidats.

Création de politiques et gestion de la main-d’œuvre : une entreprise d’externalisation des RH peut s’assurer que toutes les responsabilités RH quotidiennes et les projets ponctuels sont pris en charge, tels que :

• Créer et mettre à jour des politiques (comme les congés payés, congé sans solde ou le congé parental) ;
• Maintenir et gérer votre logiciel RH ou système d’information des ressources humaines (SIRH) ;
• Répondre aux questions et préoccupations des employés ;
• Gérer les données et dossiers sensibles des employés.

Prise de décision basée sur les données : les prestataires externes RH peuvent surveiller les données RH, suivre les candidats, évaluer les canaux de recrutement, réduire les biais dans le processus d’embauche et prévoir la rétention des candidats, soit leur cœur de métier. En utilisant ces données, les entreprises d’externalisation des RH peuvent générer automatiquement des rapports sur vos tendances RH et conseiller les chefs d’entreprise sur l’amélioration des processus de travail ainsi que la résolution des problèmes fondamentaux et des écarts.

Par exemple, votre prestataire externe peut examiner vos rapports RH et remarquer une augmentation des heures supplémentaires ou du travail après les heures de bureau. Un schéma de ce type peut indiquer une surcharge de travail, ce qui conduit à l’épuisement des employés. L’expert RH peut identifier la cause profonde, signaler le problème et vous aider à mettre en place les changements nécessaires.

Avantages de l’externalisation RH

Les prestataires externes RH constatent une réduction des coûts. Mais les économies ne sont pas le seul facteur qui motive l’utilisation d’une société d’externalisation des RH. En fonction des besoins, l’externalisation des RH peut offrir un avantage concurrentiel en raison des facteurs suivants :

Réduction des biais dans la résolution des plaintes et des problèmes RH : Les biais conscients ou inconscients peuvent influencer les actions d’une équipe RH, car ils connaissent bien les personnes concernées (et parfois entretiennent des relations amicales avec elles). Confier la résolution des conflits à une société d’externalisation des RH permet de réduire ces biais, car ils n’ont aucun lien personnel avec les employés.

Recrutement et intégration plus rapides : Certaines sociétés d’externalisation des RH peuvent gérer l’ensemble du cycle de vie des employés, de la rédaction des descriptions de poste au tri des candidatures, à l’embauche et à l’onboarding, jusqu’à la résiliation du contrat et la gestion des départs. Vos nouvelles recrues bénéficieront d’une attention et d’un soutien sans faille, ce qui conduira à une expérience de travail plus efficace et agréable. Une vraie valeur ajoutée par rapport aux cabinets de recrutement !

Contrats et documents à jour : La plupart des sociétés d’externalisation des RH peuvent vous aider à créer des documents conformes pour tous les types de contrats de travail. Elles peuvent également former votre équipe sur la conformité règlementaire et les lois du travail, réduisant ainsi le risque d’erreurs de conformité courantes et de sanctions. De plus, vous pouvez éviter d’engager un avocat et de payer des honoraires élevés pour qu’il examine vos contrats.

Plus de temps pour se concentrer sur le développement de l’équipe et les initiatives d’entreprise : Avec l’externalisation des RH, les équipes RH internes peuvent passer moins de temps à accomplir des tâches à faible valeur ajoutée de gestion administrative du personnel et à répondre aux questions RH des employés. Cela libère plus de temps pour le développement personnel et les initiatives RH qui favorisent le changement organisationnel et l’amélioration continue des processus RH tout en valorisant votre marque employeur.

Externalisez votre gestion RH avec Deel

L’externalisation de la gestion RH représente une solution précieuse pour les TPE et PME en France, qui cherchent à optimiser leur temps et à se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Grâce à la sous-traitance de tâches chronophages comme les tâches administratives, le processus de recrutement, ou encore la gestion des talents et de la masse salariale, les entreprises bénéficient d’un gain de temps et peuvent se consacrer à leur stratégie RH. Un prestataire spécialisé ou un cabinet de conseil en outsourcing RH offre aussi un accompagnement pour la mise en conformité avec les obligations légales, la GPEC et le dialogue social avec le CSE, contribuant ainsi à l’amélioration de la qualité de vie au sein de l’entreprise et au développement du capital humain.

Deel vous aide dans tous les aspects de la gestion RH de votre entreprise et vous accompagne pour garantir que chaque contrat soit entièrement conforme aux règlementations locales.

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