Qu'est-ce que le formulaire IRS 1099-NEC ?

Le formulaire 1099-NEC est un formulaire fiscal utilisé aux États-Unis et destiné à déclarer les paiements effectués aux non-employés, tels que les travailleurs indépendants.

La date limite pour envoyer ou déposer électroniquement les formulaires 1099 à l'IRS (l’Internal Revenue Service), l’équivalent américan de l’administration fiscale en France, pour l'année fiscale 2024 est le 31 janvier 2025.

Qui peut utiliser le formulaire IRS 1099-NEC ?

Le formulaire 1099-NEC est utilisé par les entreprises pour déclarer toute forme de rémunération non salariée supérieure à 600 $ tout en sachant que la rémunération non salariée englobe tout type de travail rémunéré qui n'est pas effectué par un employé.

Tout comme un employeur émet un formulaire W-2 pour les paiements de revenus aux employés, le 1099-NEC est destiné à déclarer les paiements effectués aux personnes non-employées (que l’on nomme independent contractors aux USA). Cela inclut donc également les freelances, sous-traitants, et à tout autre individu travaillant à son compte.

On peut citer la conception de sites Web ou la rédaction de contenus comme des missions freelance ponctuelles et auxquelles peuvent correspondre une rémunération non-salariée. Ce type de travail est souvent réalisé pour des projets à durée déterminée ou pour des missions particulières et récurrentes.

À titre d'exemple, si vous possédez un restaurant, vous fourniriez un formulaire W-2 pour chacun de vos cuisiniers, serveurs, personnel dédié à l’entretien et aux nettoyage ainsi que pour les autres employés qui travaillent pour vous. En revanche, si vous faites appel à un comptable travaillant dans son propre cabinet ou si vous avez engagé un graphiste pour créer votre logo, vous déposerez un 1099-NEC en tant que payeur.

Les formulaires 1099-NEC sont à déposer au début de chaque nouvelle année pour les paiements effectués au cours de l'année civile précédente.

En outre, les clients sont tenus de remplir ce formulaire pour tout prestataire de services pour lequel ils ont retenu l'impôt fédéral sur le revenu en vertu des règles de retenue de sauvegarde, quel que soit le montant (le seuil de 600 $ ne s'applique pas).

Changements récents effectués par l'IRS

L'IRS a apporté des révisions au formulaire 1099-NEC en janvier 2022.

• Les formulaires 1099-NEC sont désormais conçus pour une utilisation continue, ce qui signifie que vous pouvez utiliser le modèle actuel pour les années à venir (jusqu'à ce que des révisions soient nécessaires). À l'origine, l'IRS publiait une nouvelle version chaque année.
• La taille du formulaire a été légèrement réduite afin que vous puissiez insérer trois formulaires sur une feuille de papier.
• Les entreprises déclarant les paiements en espèces pour les achats de poissons à des fins de revente utilisaient la case 1 du 1099-NEC. À partir de l'année fiscale 2021, ces paiements doivent être déclarés dans la case 11 du 1099-MISC.
• Les entreprises déclarant les ventes de produits de consommation à des fins de revente utilisent la case 7 du 1099-MISC. À partir de l'année fiscale 2021, les paiements peuvent être déclarés sur un 1099-NEC s'ils cochent la case 2.
• La case pour déclarer l'obligation de dépôt FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) a été supprimée.

Ce formulaire remplace le formulaire IRS 1099-MISC pour la rémunération des indépendants

La mention "MISC" dans le terme 1099-MISC signifie “revenus divers” (miscellaneous income), il est donc utilisé pour enregistrer divers types de paiements tels que le loyer, les honoraires d'avocat, Medicare et les paiements de soins de santé supérieurs à 600 $. L’une des utilisations de ce formulaire était de déclarer la rémunération des non-employés (paiements aux contractuels) dans la case 7 du 1099-MISC. Le 1099-NEC remplace désormais cette fonction !

Y a-t-il des exceptions au 1099-NEC ?

L'erreur principale que commettent les entreprises lors du dépôt du formulaire 1099-NEC est de déclarer des paiements qui ont été effectués au cours de l’année fiscale et qui devraient figurer sur un autre formulaire.

Premièrement, si votre travailleur indépendant est enregistré en tant que société C ou société S, vous n'avez pas besoin de déposer de formulaire. Vous pouvez confirmer leur situation sur le formulaire W-9 qu'ils doivent vous fournir.

Deuxièmement, ne remplissez pas un formulaire 1099-NEC pour les employés. Faire cela signifie que vous classez incorrectement votre employé en tant que travailleur indépendant. Déclarez plutôt son revenu sur un W-2.

Troisièmement, le 1099-NEC n'est pas utilisé pour déclarer les paiements personnels. Par exemple, si vous avez payé une baby-sitter, vous n'avez pas besoin de lui donner un 1099-NEC car le service de garde d'enfants était une dépense personnelle, et non une dépense professionnelle liée à votre activité.

Enfin, les produits bruts (comme dans un accord de règlement) payés à un avocat ou à un cabinet d'avocats relèvent d'une catégorie spéciale et sont remplis sous le formulaire 1099-MISC.

Comment remplir le formulaire IRS 1099-NEC

Toute entreprise ayant effectué des paiements à un non-employé doit générer un 1099-NEC. De plus, elle doit fournir une copie à la personne concernée pour sa déclaration d’impôts et une copie à l'IRS.

De nombreux logiciels fiscaux et solutions de paie vous permettent de générer automatiquement des formulaires 1099, mais les petites entreprises peuvent préférer les faire manuellement :

Pour commencer, vous devez obtenir les informations personnelles nécessaires du travailleur indépendant en demandant un formulaire W-9. Le contractuel complétera le formulaire, qui enregistrera son nom légal, son entité commerciale, son adresse et surtout son numéro d'identification fiscale (ITIN ou taxpayer identification number).

Une fois que vous avez un formulaire W-9 à votre disposition, vous pouvez remplir le 1099-NEC. Chaque 1099-NEC est rempli avec les mêmes informations sur deux copies - Copie A et Copie B.

Comment déposer le formulaire 1099-NEC ?

L'entreprise dépose la copie A auprès de l'IRS et fournit la copie B au travailleur indépendant. De nombreux États exigent également que les entreprises envoient une copie du 1099-NEC au bureau des impôts de l'État. Nous vous conseillons de vérifie avec votre comptable quelles sont les exigences requises.

Vous pouvez déposer les formulaires complétés par voie électronique ou par courrier.

Pour le déposer en ligne, le Service des Impôts utilise le système IRS Filing Information Returns Electronically (FIRE). Vous devrez utiliser un logiciel tiers ou un service de dépôt pour générer les formulaires car l'IRS n'accepte pas les versions numérisées ou remplies manuellement. Si vous utilisez Deel, vous pouvez générer et déposer les 1099-NEC directement depuis l'onglet Taxes de votre tableau de bord (guide pas-à-pas disponible en anglais).

Pour déposer votre formulaire en version papier, vous devrez demander des modèles scannables spécifiques à l'IRS.

Quelle est la date limite pour le 1099-NEC ?

La date limite pour le formulaire 1099-NEC est le 31 janvier. Pour l'année fiscale 2024, cela signifie que le 1099-NEC doit être déposé au plus tard le 31 janvier 2025, soit électroniquement, soit par courrier.

Quelles sont les amendes pour avoir manqué la date limite de dépôt pour le formulaire 1099-NEC ?

Si vous manquez la date limite de dépôt, l'IRS peut appliquer une pénalité pour déclaration tardive. L'amende varie de 50 $ à 270 $ par formulaire, selon le retard des formulaires soumis. Si vous avez besoin d'une extension de dépôt, vous pouvez en demander une en soumettant le formulaire 8809 (Application for Extension of Time To File Information Returns) à l'IRS avant le 31 janvier. Le formulaire 8809 ne peut pas être déposé en ligne et doit être envoyé par courrier.

Comment enregistrer un formulaire 1099-NEC sur ma déclaration ?

Si vous êtes le bénéficiaire d'un 1099-NEC, déclarez le revenu enregistré sur votre déclaration de revenus.

Ce revenu d'indépendant est généralement enregistré sur l'annexe C pour les propriétaires uniques et sur l'annexe K-1 pour les partenariats.

Vous paierez l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant (sécurité sociale et Medicare) sur ce revenu, mais n'oubliez pas de déclarer également vos déductions fiscales pour vos dépenses professionnelles.

Que faire si je ne reçois pas de 1099-NEC ?

Si un travailleur indépendant a reçu des revenus d'un client, il doit déclarer ce revenu sur sa déclaration de revenus, même si un 1099-NEC n'est pas fourni. Cela signifie que les revenus inférieurs à 600 $ doivent encore être déclarés, même s'ils ne remplissent pas le seuil pour un formulaire fiscal. Pour les entrepreneurs individuels qui déposent une annexe C, incluez le revenu sur la ligne 1 (Recettes brutes et ventes) avec tout revenu accompagné d'un 1099-NEC.

Formulaires 1099-NEC et 1099-MISC : quelles sont les différences ?

À partir de 2020, le formulaire 1099-NEC remplace complètement la case 7 du formulaire 1099-MISC pour la déclaration de la rémunération des personnes non-employées.

La case 7 du formulaire 1099-MISC sera désormais utilisée pour déclarer les ventes directes de 5 000 $ ou plus.

Quand doit-on utiliser le formulaire IRS 1099-MISC ?

Le formulaire 1099-NEC renouvelé ne remplace qu'une seule case sur le formulaire 1099-MISC, donc tout ce que vous aviez l’habitude de déclarer sur le formulaire 1099-MISC reste inchangé. Cela signifie que les loyers ou les honoraires d'avocat par exemple, sont toujours à déclarer sur le formulaire 1099-MISC.

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