Qu'est ce que le formulaire W-8BEN ?

Le formulaire W-8BEN sert de déclaration de statut d'étranger pour les citoyens et les entreprises non américains. Ce formulaire sert à éviter la retenue à la source de 30 % sur les revenus en vérifiant leur résidence fiscale.

Utilisation du formulaire W-8BEN : Les citoyens et les entreprises non américains utilisent le formulaire W-8BEN pour certifier leur statut d'étranger et réduire ou exempter la retenue d'impôt de 30 % sur les revenus gagnés aux États-Unis. Ce formulaire fiscal, émis par l'Internal Revenue Service (IRS), s’avère crucial pour tous ceux qui ne sont pas des citoyens américains mais qui perçoivent des revenus de source américaine.

Importance de la conformité : La non-présentation du formulaire W-8BEN peut entraîner une retenue fiscale totale. Ce formulaire est essentiel pour les sous-traitants étrangers et les entités travaillant avec des sociétés américaines afin de garantir la conformité fiscale et d'éviter les retenues inutiles. Il est donc indispensable de remplir correctement ce formulaire fiscal pour minimiser les taxes à la source.

Mise à jour de l'IRS en 2021 : L'IRS a publié une nouvelle version du formulaire W-8BEN en 2021, qui tient compte des modifications apportées à la réglementation fiscale américaine. Il est important d'utiliser le formulaire le plus récent pour rester en conformité avec les exigences du Internal Revenue Service. Ces changements peuvent inclure des mises à jour sur les numéros d’identification fiscale (TIN) et les exigences de déclaration FATCA.

Éligibilité et validité : Le formulaire W-8BEN est destiné aux personnes physiques étrangères, tandis que les entreprises doivent utiliser le formulaire W-8BEN-E. Le formulaire reste valable pendant trois ans, sauf en cas de changement de situation personnelle. Par exemple, un changement de pays de résidence ou de statut d’étranger pourrait nécessiter une mise à jour.

Avantages des conventions fiscales : Les formulaires W-8 correctement remplis peuvent permettre aux personnes physiques et morales des pays ayant conclu des conventions fiscales avec les États-Unis de bénéficier de taux réduits de retenue à la source, évitant ainsi la double imposition. Cela inclut des pays comme la France, où les conventions fiscales permettent de réduire les taux de retenue sur certains types de revenu.

Ce que vous devez savoir sur le formulaire W-8BEN

Il est essentiel pour toute entreprise, et en particulier pour celles qui travaillent avec des entités étrangères, de rester en conformité avec la législation et la réglementation fiscales américaines.

Les personnes étrangères qui perçoivent un revenu de source américaine sont soumises à un taux de retenue à la source de 30 %, en fonction du type de revenu. Les paiements effectués en compensation d'un service fourni sont les plus courants, mais les intérêts, les dividendes, les loyers, les redevances, les primes et les rentes sont tous soumis à une retenue sur l'impôt.

Le formulaire W-8BEN de l'IRS (Internal Revenue Service) est utilisé pour certifier qu'une personne sous contrat est une personne étrangère, qu'elle ne réside pas aux États-Unis et qu'elle effectue un travail en dehors des États-Unis.

Ce formulaire établit que la personne sous contrat est à la fois une personne étrangère et le bénéficiaire effectif des revenus concernés.

En tant qu'entrepreneur ou employé étranger, vous êtes tenu de déclarer vos revenus étrangers provenant des États-Unis dans vos impôts. L'envoi du formulaire W-8BEN peut vous permettre de bénéficier d'un taux de retenue réduit, voire d'une exonération de la retenue à la source si vous êtes résident d'un pays étranger avec lequel les États-Unis ont conclu une convention fiscale en matière d'impôt sur le revenu.

Cette convention signifie que vous ne serez pas doublement imposé (une fois par le gouvernement américain et une autre fois par le gouvernement de votre pays d'origine), c'est donc un formulaire qu'il vaut la peine de remplir dès que possible.

Toute entreprise établie aux États-Unis doit collecter le formulaire W-8BEN auprès des personnes non américaines ou des entreprises engagées dans un accord contractuel. Le formulaire rempli est collecté par l'agent de retenue ou le payeur, et non par l'IRS.

Vous pouvez obtenir un modèle de W-8BEN sur le site web de l'IRS.

Mise à jour du formulaire W-8BEN en 2021

En octobre 2021, l'IRS (Internal Revenue Service) a publié une nouvelle version du formulaire W-8BEN, mise à jour pour se conformer aux changements de la réglementation fiscale américaine. Il en va de même pour le formulaire fiscal utilisé par les entités étrangères (W-8BEN-E). Les instructions pour remplir ces formulaires ont également été mises à jour.

Qu'est-ce qui a changé dans les formulaires W-8 ?

Des mises à jour ont été apportées concernant :

• Remplir le formulaire au nom d'une autre personne : Cela est désormais autorisé, sous réserve d'une procuration.
• Options de divulgation dans les juridictions où le TIN (Taxpayer Identification Number) n'est pas exigé par la loi : Vous pouvez cocher la case 6b sur le W-8BEN si le TIN n'est pas légalement requis.
• Informations supplémentaires sur les gouvernements étrangers titulaires d'un compte ou bénéficiaires d'un paiement.
• Informations supplémentaires sur la demande d'avantages découlant de la convention fiscale.

Les instructions mises à jour pour remplir ces formulaires fournissent des informations supplémentaires sur les avantages des conventions fiscales et les signatures électroniques.

Utilisation des anciens formulaires fiscaux

Les anciens formulaires peuvent être utilisés jusqu'à six mois après la date de la nouvelle révision. Cependant, il est préférable d'adapter la documentation aux nouvelles règles dès que possible.

Si vous avez déjà soumis un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E, vous n'avez pas besoin d'en soumettre un nouveau. Les anciens formulaires W-8BEN restent valables jusqu'à leur date d'expiration initiale ou jusqu'à ce que des changements dans votre situation personnelle les rendent inexacts.

Télécharger les formulaires fiscaux

Vous pouvez télécharger les formulaires fiscaux ici :

• Pour les particuliers : Formulaire fiscal W-8BEN (PDF)
• Pour les entités : Formulaire fiscal W-8BEN-E (PDF)

Quand ne pas utiliser le formulaire W-8BEN ?

• Si vous n'êtes pas une personne physique, mais une personne morale étrangère, utilisez plutôt le formulaire W-8BEN-E (voir ci-dessous).
• Si vous êtes un citoyen américain ou une autre personne américaine (u.s. person), y compris un étranger résident, utilisez plutôt le formulaire W-9.
• Si vous êtes un bénéficiaire effectif déclarant que le revenu est effectivement lié à la conduite d'un commerce ou d'une entreprise aux États-Unis (autre que des services personnels), utilisez plutôt le formulaire W-8ECI.
• Si vous êtes un bénéficiaire effectif qui reçoit une rémunération pour des services personnels rendus aux États-Unis, utilisez plutôt le formulaire fiscal 8233 ou W-4.
• Si vous êtes un expatrié couvert soumis à des règles fiscales différentes, utilisez le formulaire W-8 CE pour informer le payeur de votre statut.

Qu’est-ce que le formulaire W-8BEN-E ?

Le formulaire W-8BEN-E est rempli et soumis par une entité étrangère, et non par une personne physique, qui perçoit un revenu américain.

Comme pour une personne étrangère percevant des revenus, les revenus générés par des entités étrangères sont généralement soumis à une retenue à la source de 30 % par le payeur ou l'agent chargé de la retenue aux États-Unis. Le formulaire W-8BEN-E permet à l'entreprise étrangère de demander une réduction de ces impôts américains si son gouvernement étranger a conclu une convention fiscale avec les États-Unis.

Les entreprises non américaines fournissent le formulaire W-8BEN-E pour les mêmes sources de revenus qu'un particulier avec un formulaire W-8BEN. Si les entités étrangères ne fournissent pas un formulaire W-8BEN-E exact lorsqu'il est requis, elles risquent de payer le taux d'imposition de 30 %.

Par exemple, si vous êtes un entrepreneur constitué en société à responsabilité limitée ou en société de personnes, vous devez remplir un formulaire W-8BEN-E.

Quand le formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E doit-il être émis ?

Les entreprises doivent collecter un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E auprès de chaque personne étrangère (étranger non résident) qui recevra des revenus de source américaine. Ne fournissez pas le formulaire W-8 à l'IRS.

Le formulaire W-8BEN est valable pendant trois années civiles et se termine le dernier jour de la troisième année. Par exemple, si vous avez embauché quelqu'un en février 2024, le formulaire W-8BEN sera valable jusqu'au 31 décembre 2026. Si un numéro d'identification de contribuable américain (TIN) est fourni, le formulaire est valable indéfiniment.

Si les informations figurant sur le formulaire W-8BEN deviennent incorrectes (par exemple, si vous avez changé de nom, si vous avez déménagé aux États-Unis ou dans un pays qui n'a pas conclu de convention fiscale), vous devez fournir un nouveau formulaire W-8BEN ou un autre formulaire approprié dans un délai de 30 jours.

Quels sont les autres formulaires fiscaux W-8 ?

Les autres types de formulaires W-8 sont essentiels pour les entités et personnes physiques non-américains qui perçoivent des revenus de sources américaines. Voici une présentation des principaux formulaires W-8 et leur utilisation :

Formulaire W-8IMY

Le formulaire W-8IMY est destiné aux intermédiaires ou partenariats étrangers, ainsi qu'aux trusts simples ou aux trusts de concédants étrangers. Un intermédiaire peut être un courtier ou un agent basé hors des États-Unis qui gère des investissements américains pour ses clients.

Formulaire fiscal W-8EXP

Ce formulaire est utilisé par les gouvernements étrangers, les organisations internationales et les banques centrales étrangères pour demander une exemption en vertu de la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) et pour certifier leur statut fiscal.

Formulaire W-8ECI

Le formulaire W-8ECI s'adresse aux personnes étrangères dont les revenus sont effectivement liés à un commerce ou à une entreprise aux États-Unis. Ces revenus peuvent inclure certains types de loyers, de redevances ou les gains d'un partenariat exerçant une activité commerciale aux États-Unis. Par exemple, un acteur français jouant dans un film produit aux États-Unis peut recevoir des revenus considérés comme effectivement liés à une activité commerciale ou industrielle américaine. Ce formulaire permet à ces personnes physiques d'être imposés selon les taux progressifs applicables aux citoyens américains, plutôt que d'être soumis à la retenue forfaitaire standard pour les étrangers.

Comment remplir le formulaire W-8BEN ?

Le formulaire W-8BEN est rempli par le bénéficiaire étranger. Si vous vous inscrivez sur la plateforme Deel, il vous suffit de répondre aux questions dans le flux de travail et les sections se rempliront automatiquement pour vous.

Partie I : identification du bénéficiaire effectif

Complétez la Partie I avec vos informations personnelles :

• Nom de la personne (ligne 1) : Indiquez votre nom légal tel qu'il figure sur votre déclaration d'impôt sur le revenu.
• Pays de citoyenneté : Inscrivez le pays dont vous êtes citoyen.
• Adresse de résidence permanente : Inscrivez l'adresse de votre résidence personnelle. N'utilisez pas de boîte postal. Vous ne devez pas utiliser une adresse américaine.
• Votre adresse postale (le cas échéant) : Si elle diffère de l'adresse de votre résidence permanente.
• Numéro d’identification de contribuable américain (SSN ou ITIN) : Si vous en avez un. En général, lorsque vous remplissez ce formulaire pour votre client ou votre employeur, vous n'avez pas besoin d'obtenir un SSN ou un ITIN américain ; vous pouvez simplement fournir le numéro d'identification fiscale que vous utilisez habituellement dans votre pays de résidence, comme un numéro de sécurité sociale, à la ligne 6.
• Date de naissance : Utilisez le format mm-jj-aaaa.

Partie II : demande d'avantages découlant d'une convention fiscale

Si vous êtes résident d'un pays ayant conclu une convention fiscale avec les États-Unis, remplissez cette section pour demander votre exonération de retenue à la source.

Liste des pays ayant conclu une convention fiscale avec les États-Unis :

Allemagne, Arménie, Australie, Autriche, Azerbaïdjan, Bangladesh, Barbade, Biélorussie, Belgique, Bulgarie, Canada, Chine, Chypre, Corée (du Sud), Danemark, Égypte, Estonie, Finlande, France, Géorgie, Grèce, Hongrie, Inde, Indonésie, Islande, Irlande, Israël, Italie, Jamaïque, Japon, Kazakhstan, Kirghizstan, Lettonie, Lituanie, République tchèque, Afrique du Sud, Luxembourg, Malte, Maroc, Mexique, Moldavie, Norvège, Nouvelle-Zélande, Pakistan, Pays-Bas, Philippines, Pologne, Portugal, Roumanie, Royaume-Uni, Russie, Slovaquie, Slovénie, Espagne, Sri Lanka, Suède, Suisse, Tadjikistan, Thaïlande, Trinité-et-Tobago, Tunisie, Turquie, Turkménistan, Ukraine, Venezuela.

Si votre pays de résidence n'a pas conclu de convention fiscale avec les États-Unis, laissez cette section vide. La liste complète des pays signataires d'une convention fiscale peut être consultée sur le site web de l'Internal Revenue Service.

Partie III : certification

Pour finaliser le formulaire, déclarez que vous avez examiné les informations contenues dans ce formulaire et qu'à votre connaissance, elles sont vraies, correctes et complètes, sous peine de parjure. Signez le formulaire avec votre nom légal complet et ajoutez la date et la signature.

Des questions supplémentaires sur le formulaire W-8BEN ou d'autres formulaires fiscaux tels que le W-8BEN-E, W-8ECI, ou W-8IMY ? Consultez les ressources disponibles sur le site de l'IRS.

Comment remplir le formulaire W-8BEN-E ?

Le formulaire W-8BEN-E est essentiel pour les entités étrangères qui perçoivent des revenus de source américaine. Il permet à ces entités de certifier leur statut fiscal et de demander une réduction du taux de retenue à la source en vertu des conventions fiscales entre leur pays de résidence et les États-Unis. Voici un guide étape par étape pour vous aider à compléter ce formulaire fiscal correctement.

Partie I : identification du bénéficiaire effectif

Complétez cette partie avec les informations de base sur l'entité, telles que :

1. Nom de l'organisation qui est le bénéficiaire effectif : Indiquez le nom légal complet de la société utilisé pour l'enregistrement de l'entreprise.
2. Pays de constitution de votre organisation : Mentionnez le pays où votre entreprise est enregistrée.
3. Nom de l'entité ignorée qui reçoit le paiement (le cas échéant) : Si applicable, inscrivez le nom de l'entité ignorée.
4. Chapitre 3 Statut (type d'entité) : Cochez une seule case parmi les options suivantes : Foreign Corporation, Foreign Disregarded Entity, Foreign Partnership, Foreign Simple Trust, Foreign Grantor Trust, Complex Trust, Estate Government, Central Bank of Issue, Foreign Tax-exempt Organization, Private Foundation, ou International Organization. Choisissez celle qui correspond le mieux au type d'entité dans votre pays.
5. Entité hybride demandant des avantages de la convention fiscale : Si vous avez indiqué "Disregarded Entity", "Foreign Partnership", "Foreign Simple Trust" ou "Foreign Grantor Trust", précisez si l'entité est un hybride faisant une demande de convention fiscale. Pour ce faire, cochez "Oui" ou "Non". Si "Oui", remplissez la Partie III ; si "Non", vous n’avez pas à remplir la Partie III.
6. Chapitre 4 Statut (statut FATCA) : Indiquez le statut FATCA de l'entité.
7. Adresse de la résidence permanente : Indiquez l'adresse détaillée de la résidence d'affaires. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas utiliser de boîte postale.
8. Adresse postale de l'entreprise (le cas échéant) : Si différente de l'adresse de la résidence permanente de l'entreprise.
9. Numéro d'identification du contribuable américain (TIN), le cas échéant : Fournissez ce numéro si disponible.
10. GIIN et numéro d'identification fiscale étranger (TIN) : Inscrivez le GIIN (Global Intermediary Identification Number) et le TIN étranger.

Partie II : entité ignorée ou succursale recevant le paiement

À remplir uniquement s'il s'agit d'une entité ignorée disposant d'un GIIN (numéro d'identification d'intermédiaire mondial) ou d'une succursale d'une institution financière étrangère (FFI) dans un pays autre que le pays de résidence de la FFI.

• Chapitre 4 Statut (statut FATCA) de l'entité ignorée ou de la succursale qui reçoit le paiement : Indiquez le bon statut FATCA.
• Adresse de l'entité ignorée ou de la succursale : Mentionnez l'adresse détaillée de l'entité ignorée ou de la succursale. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas utiliser de boîte postale.

Partie III : demande d'avantages découlant d'une convention fiscale (le cas échéant)

Dans cette section, vous devez certifier les éléments suivants si applicables :

• Convention fiscale avec les États-Unis : Le pays de résidence du bénéficiaire effectif a conclu une convention fiscale avec les États-Unis.
• Exigences de la disposition de la convention : Le bénéficiaire effectif satisfait aux exigences de la disposition de la convention traitant de la limitation des avantages.
• Dividendes ou intérêts de source américaine : Le bénéficiaire effectif demande les avantages de la convention pour des dividendes de source américaine reçus d'une société étrangère ou des intérêts provenant d'un commerce ou d'une entreprise américaine d'une société étrangère et satisfait au statut de résident qualifié.
• Taux et conditions spéciaux : Ajoutez les taux et conditions spéciaux applicables à votre cas.
• Article et paragraphe de la convention : Indiquez l'article et le paragraphe de la convention pour demander un taux de retenue réduit et précisez le type de revenu. Expliquez les conditions supplémentaires que vous remplissez pour bénéficier du taux de retenue.

Les bénéficiaires qui peuvent bénéficier d'une réduction d'impôt, voire d'une exonération, sont généralement des gouvernements étrangers et des fondations, et ils doivent remplir le formulaire W-8EXP.

Dans les parties IV à XXIX, indiquez tous les éléments applicables concernant les institutions financières étrangères qui ont conclu une convention fiscale avec les États-Unis.

Pour finaliser le formulaire, veuillez lire et remplir les déclarations et certifications requises.

Remplissez et collectez automatiquement le formulaire W-8BEN grâce à Deel

Rester en conformité avec les lois locales est la principale préoccupation de nombreux employeurs désireux de recruter à l'international, mais cela ne doit pas vous empêcher de plonger dans le vivier de talents internationaux.

Deel veille à ce que chaque contrat signé par un employé à temps plein ou un contractant soit entièrement conforme aux réglementations locales. Enfin, il n'est pas nécessaire d'apprendre un nouvel ensemble de règles chaque fois que vous êtes prêt à embaucher dans un nouveau pays.

Chez Deel, nous aidons souvent les entreprises basées aux États-Unis qui souhaitent engager des entrepreneurs et des employés dans le monde entier et qui ont besoin de ce formulaire. Vous pouvez également utiliser Deel pour collecter automatiquement les formulaires W-8BEN et W-8BEN-E de vos sous-traitants et employés internationaux. Les formulaires complétés sont stockés en toute sécurité dans votre tableau de bord Deel.

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