Article
5 min
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des ressources humaines ?
RH globale
Auteur
PJ Quenardel
Publié
20 septembre, 2024
Dernière mise à jour
20 septembre, 2024
Points clés à retenir
- Le logiciel RH est une solution numérique essentielle pour optimiser la gestion des ressources humaines, en automatisant des tâches telles que l'onboarding, la gestion de la paie et le suivi des absences. Avec pour conséquence une amélioration de l'efficacité globale des processus RH.
- Ces solutions RH, qu'elles soient basées sur le cloud ou sur site, offrent une meilleure organisation des données RH et facilitent la communication entre les équipes RH et les employés grâce à des fonctionnalités de libre-service.
- Les logiciels RH apportent des bénéfices significatifs comme la réduction des erreurs humaines et un gain de temps sur les tâches administratives répétitives. Sans oublier une conformité accrue, tout en s'intégrant parfaitement avec d'autres outils d'entreprise pour une gestion RH centralisée.
Un logiciel RH, tel que Deel, est un outil numérique qui aide les professionnels en gestion des ressources humaines à gérer les fonctions quotidiennes RH et à atteindre plus efficacement les objectifs RH d'une entreprise. Ces solutions RH, souvent basées sur le cloud, s’intègrent facilement à d’autres programmes de gestion de données, comme les logiciels de paie.
Logiciel RH : définition
Un logiciel SIRH est un produit SaaS qui aide les entreprises de toutes tailles, aussi bien les grandes entreprises que les petites entreprises et TPE, à optimiser les processus RH : onboarding, gestion de la paie et suivi des plannings. En qualité de solution numérique, un logiciel RH permet au service RH de maximiser son temps et ses efforts.
Les systèmes de gestion RH numériques simplifient les tâches administratives du service RH tout en améliorant les processus, en assurant la conformité et en réduisant les risques d’erreurs humaines.
Les solutions logicielles RH se divisent généralement en deux options :
- Logiciel RH sur site : installé sur un ordinateur individuel et fonctionnant au sein d’un petit réseau.
- Logiciel RH basé sur le cloud : accessible depuis tout appareil avec une connexion Internet et les identifiants requis (pratique pour les applications mobiles).
Un logiciel RH surveille des indicateurs importants et simplifie les tâches dans la journée d’un manager, en réunissant divers outils RH en un seul endroit.
Que fait un logiciel RH ?
Un logiciel RH automatise les tâches administratives et garde les informations de l'entreprise organisées. On peut acquérir un logiciel spécifique à une tâche, comme la gestion des données RH des employés, ou une solution complète qui remplit diverses fonctions RH essentielles en temps réel.
Les fonctions standard d’un logiciel RH incluent :
- Stockage et organisation sécurisés des données RH des employés ;
- Création de workflows RH pour les employés ;
- Suivi du temps de travail ;
- Suivi de la formation des employés ;
- Rapports et analyses sur l’engagement des équipes RH ;
- Automatisation de l’onboarding et de l’offboarding (départ des collaborateurs) ;
- Intégration tierce pour optimiser les tâches administratives ;
- Maintien d'une piste d’audit fiable pour toutes les modifications des données RH ;
- Gestion des congés payés, des congés maladie et des absences ;
- Stockage des données salariales actuelles et historiques ;
- Calcul et suivi des bulletins de paie ;
- Gestion des évaluations de performances des employés ;
- Administration des avantages sociaux ;
- Suivi des candidatures pour les offres d’emploi et les nouvelles embauches.
Un logiciel avec un portail en libre-service permet aux employés et aux employeurs de se connecter. Cette fonctionnalité améliore la communication entre les employés et les managers, partageant l'information et les données RH en temps réel.
Parmi les modules des logiciels RH, le logiciel libre-service partage l’accès aux informations, les plannings, les demandes de congés et bien plus encore. Généralement optimisé pour mobile, il améliore la satisfaction des employés et favorise leur autonomie en leur permettant de gérer leur évolution de carrière, formation et emploi du temps à leur convenance.
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Les logiciels RH : quelques exemples
Différents outils RH existent pour répondre à des besoins spécifiques. Le meilleur logiciel RH pour votre entreprise dépendra de vos besoins précis et de la facilité d'utilisation que vous recherchez. Voici quelques types de logiciels RH pour commencer.
Systèmes d’information des ressources humaines (SIRH)
Les logiciels SIRH jouent un rôle clé dans la gestion des données pour diverses fonctions RH. Cela inclut la gestion des absences, le processus de recrutement, le suivi des candidatures, le stockage des informations des employés, la gestion administrative et la gestion de la paie, y compris l'édition de fiches de paie. Bien que le SIRH soit un logiciel autonome, il est conçu pour s'intégrer à d'autres applications pour une meilleure expérience utilisateur.
Systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH)
C'est une solution automatisée qui combine la technologie de gestion RH et IT. Un cran au-dessus du SIRH, le SGRH aide notamment à surveiller la satisfaction des employés et l'analyse d’affaires. Il inclut aussi la gestion des compétences, la gestion des notes de frais, et la gestion du temps pour une gestion de projet efficace.
Gestion du capital humain (HCM)
Ce type de logiciel contrôle les compétences des employés, leurs certifications, niveaux de formation et performances pour optimiser les bénéfices du capital humain. Il facilite également le suivi des temps et la gestion des temps, afin d'améliorer la productivité et l'engagement des employés.
Logiciels de suivi des candidats (ATS)
Ils aident le service RH à optimiser le processus de recrutement de bout en bout, en publiant des offres d’emploi, en stockant les données, en filtrant les CV des candidats et en garantissant une expérience d’onboarding fluide. La gestion administrative est simplifiée, réduisant les clics nécessaires pour accomplir des tâches courantes. Grâce à un ATS, les entreprises peuvent aussi travailler leur marque employeur efficacement.
Logiciels de paie
Ils automatisent le processus de paie, s’assurant que les employés sont payés avec précision et ponctualité. Ces systèmes sont particulièrement utiles pour gérer la paie globale, le suivi des congés payés, la gestion des absences et les heures supplémentaires. La gestion des notes de frais est aussi simplifiée, garantissant une solution complète pour les besoins RH.
Quels sont les avantages des logiciels RH ?
Les bénéfices des logiciels RH sont nombreux, aidant les départements de gestion RH à simplifier les processus et à gagner du temps sur la gestion du personnel.
Un logiciel RH permet principalement de :
- Gagner du temps sur les tâches administratives répétitives à faible impact grâce à l’automatisation ;
- Se concentrer sur les tâches stratégiques et la prise de décision ;
- Réduire les erreurs humaines lors des processus manuels ;
- Améliorer l'organisation des documents, des données RH, etc. ;
- Offrir un cycle de feedback continu pour améliorer l'expérience des employés et l'efficacité des tâches RH ;
- Obtenir des insights précis grâce à des analyses robustes ;
- Mettre en œuvre des améliorations dans la planification de la succession ;
- Rester conforme, particulièrement lors du travail avec des travailleurs internationaux ;
- Améliorer le cycle de vie des salariés en assurant le suivi de tous les développements et en répondant à tous les besoins RH.
Ces avantages sont amplifiés lorsque la solution de logiciel RH s'intègre à d'autres outils d’entreprise, garantissant que toutes les informations de l'entreprise sont stockées dans un espace centralisé et accessible.
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FAQs
Quelles sont les fonctionnalités principales d'un SIRH ?
Un SIRH offre diverses fonctionnalités essentielles, telles que la gestion des paies, le suivi des congés, le recrutement, l'intégration des employés et la gestion des performances. Ces outils permettent d'automatiser les processus administratifs, de centraliser les données des employés via une interface intuitive et d'améliorer la communication interne. Grâce à un SIRH, les entreprises peuvent également générer des rapports analytiques à travers un tableau de bord dynamique pour prendre des décisions éclairées concernant la gestion des talents.
Comment un SIRH peut-il améliorer la productivité d'une entreprise ?
Un SIRH améliore la productivité en automatisant les tâches administratives fastidieuses, ce qui permet aux responsables RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. En centralisant l'information, il réduit les erreurs et accélère les processus. De plus, un SIRH facilite la communication entre les équipes et améliore l'expérience des employés, ce qui peut renforcer leur engagement et leur motivation, entraînant ainsi une performance globale accrue au sein de l’organisation.
Quels sont les avantages d'un SIRH pour les employés ?
L’utilisation d’un SIRH permet aux employés d’accéder plus facilement à leurs informations personnelles et à leurs historiques de performance. Grâce à une interface conviviale, ils peuvent facilement gérer leurs demandes de congés, consulter leurs bulletins de paie et participer à des évaluations de performance. Cela leur donne également une plus grande transparence sur les processus internes, favorisant ainsi un environnement de travail plus collaboratif et un sentiment d'autonomie et de bien-être.
Comment choisir le bon SIRH pour son entreprise ?
Pour choisir le bon SIRH sur mesure, il est essentiel d'évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise, tels que la taille, le secteur d'activité et les fonctionnalités requises. Il est conseillé de comparer plusieurs fournisseurs, de demander des démonstrations et de lire des avis d'utilisateurs. Il est également crucial de prendre en compte la scalabilité, la sécurité des données et la facilité d'intégration avec d'autres outils existants. Enfin, un bon support client est un atout indéniable.
Quels sont les défis courants lors de l'implémentation d'un SIRH ?
L'implémentation d'un SIRH peut rencontrer plusieurs défis, tels que la résistance au changement de la part des employés et une formation insuffisante. Une mauvaise planification peut également mener à des retards et à une intégration compliquée. De plus, le transfert de données depuis l'ancien système peut poser des problèmes techniques. Pour surmonter ces obstacles, une communication claire sur les avantages du SIRH et un accompagnement adéquat sont essentiels pour garantir une adoption réussie.
Quelle est la différence entre un logiciel SIRH et un ERP ?
Le logiciel SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) et l'ERP (Enterprise Resource Planning) ont des fonctions distinctes, bien que complémentaires.
- SIRH : Ce logiciel se concentre sur l'optimisation des processus RH pour améliorer l'efficacité et l'engagement des employés. Il propose des solutions logicielles dédiées aux besoins du service RH.
- ERP : Un ERP est un système plus général qui intègre diverses fonctions de gestion au sein d'une entreprise, comme la comptabilité, la production, la gestion des stocks et les ressources humaines. Son objectif est de centraliser les données de l'entreprise pour une meilleure prise de décision et une gestion efficace des ressources. Les ERPs fournissent une vue d'ensemble du fonctionnement de l'entreprise, incluant mais ne se limitant pas uniquement aux processus RH.
Ainsi, le choix entre un SIRH et un ERP dépend des besoins spécifiques de l'organisation. Un SIRH offre une solution spécialisée en gestion des ressources humaines, tandis qu'un ERP fournit une plateforme intégrée pour conduire l'ensemble des opérations d'une entreprise.
A propos de l'auteur
Pierre-Jean Quenardel est le Marketing Manager pour le marché français chez Deel depuis près de deux ans. À ce poste, il est chargé de faire croître en permanence la visibilité et la présence de Deel en France. Avant de rejoindre Deel, Pierre-Jean a été Directeur Marketing monde en agence marketing et communication, et a fondé une entreprise dans le secteur du gaming. Passionné par l'entrepreneuriat, la tech et l'innovation, Pierre-Jean est un fervant défenseur du travail à distance. Le weekend, vous le trouverez très probablement sur un terrain de basket!
