Pourquoi et comment implémenter un logiciel SIRH dans votre entreprise

Que vous soyez une entreprise en pleine croissance, ou qui embauche de nombreux travailleurs étrangers, la gestion des ressources humaines peut rapidement devenir complexe et chronophage.

C’est là qu’interviennent les logiciels SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines) qui offrent une solution intégrée pour centraliser et automatiser les processus RH.

Deel vous explique ce qu'est un logiciel SIRH, les nombreux avantages qu'il procure, les types d'entreprises qui peuvent en bénéficier, ainsi que les meilleures pratiques pour choisir et implémenter un tel système.

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH

Un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est un service RH intégré à votre entreprise qui centralise et automatise les processus liés à la gestion des ressources humaines.

En rassemblant toutes les fonctions RH en une seule solution, un SIRH permet aux entreprises de gérer efficacement les données des employés, de rationaliser les tâches administratives et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.

Ce type de logiciel RH permet ainsi de :

• Centraliser les informations relatives aux employés : Les données personnelles, les historiques professionnels, les qualifications et les performances sont stockées dans une base de données unique. Cela permet aux responsables RH d'accéder facilement à des informations précises et à jour, facilitant ainsi la prise de décision et la gestion des talents.
• Automatiser les tâches administratives : Les processus RH, tels que le suivi des absences, la gestion des congés, la paie et le recrutement, sont souvent chronophages. Un SIRH automatise ces tâches, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents et la planification stratégique.
• Garantir la conformité aux réglementations : En suivant les lois du travail, les normes de sécurité et les exigences de protection des données, cette solution RH minimise les risques juridiques et financiers liés à la non-conformité. Cela est essentiel pour assurer une gestion RH en toute sécurité et conformité.

Un SIRH permet donc de centraliser toutes les données RH d’une entreprise pour vous aider à optimiser tous les points de tension de la gestion des ressources humaines.

Les avantages d'un logiciel SIRH pour les entreprises

Adopter un logiciel SIRH présente de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles et secteurs d'activité :

• Gain d’efficacité dans les processus RH : En automatisant les tâches administratives, comme la gestion des notes de frais, des plannings et du temps de travail, un SIRH permet aux équipes RH de gagner du temps et de réduire les erreurs. Cela améliore la précision des données RH et libère les responsables RH pour qu'ils puissent se concentrer sur des initiatives à forte valeur ajoutée, telles que la gestion des talents et la stratégie RH.
• Centralisation et accès simplifié aux données RH : Un SIRH regroupe toutes les informations relatives aux employés dans un portail RH unique. Cela facilite l'accès aux données et permet une gestion plus fluide et coordonnée des informations. Les tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité immédiate sur les indicateurs RH, aidant ainsi à la prise de décision.
• Conformité et sécurité des données : Les logiciels SIRH sont conçus pour aider les entreprises à respecter les réglementations locales et internationales en matière de droit du travail et de protection des données. Ils offrent des niveaux élevés de sécurité pour protéger les informations sensibles des employés, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité des données. Les mises à jour régulières des logiciels assurent que l'entreprise reste conforme aux nouvelles réglementations et normes de sécurité.
• Gestion des équipes internationales : Pour les entreprises qui embauchent des travailleurs étrangers et opèrent à l'international, un SIRH comme Deel HR offre de nombreux avantages. Il facilite la gestion des contrats de travail, la paie et les avantages sociaux en tenant compte des spécificités réglementaires de chaque pays.

Quelles entreprises peuvent bénéficier d'un logiciel SIRH ?

Un logiciel SIRH est bénéfique pour toute entreprise ayant un service RH quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille. Voici comment différents tirer parti de ces logiciels :

• TPE et start-up : Ces petites structures peuvent grandement bénéficier de la centralisation et de l'automatisation des processus RH. En effet, un SIRH permet de gérer efficacement les demandes de congés, les fiches de paie et les processus de recrutement, tout en minimisant les erreurs et en économisant du temps.
• ETI : Pour les entreprises de taille intermédiaire, un SIRH offre une solution tout-en-un pour la gestion des absences, la gestion administrative du personnel et la dématérialisation des documents. Cela contribue à une meilleure qualité de vie au travail et à une gestion optimisée des ressources humaines.
• Grandes entreprises : Les grandes entreprises, avec des équipes RH souvent dispersées géographiquement, bénéficient de la digitalisation et de la centralisation offertes par un SIRH. La gestion des compétences, des formations et des talents devient plus facile et plus stratégique grâce à des workflows automatisés et des indicateurs RH précis.
• Entreprises internationales : Pour les entreprises qui embauchent des travailleurs étrangers et gèrent des équipes dispersées à travers le monde, un logiciel SIRH est indispensable. Elles permettent la gestion des contrats de travail internationaux, de la paie et des avantages sociaux en tenant compte des spécificités réglementaires de chaque pays.
• Secteurs spécifiques : Des secteurs comme la finance, la santé, ou l'industrie, où la conformité et la sécurité des données sont primordiales, trouvent dans les logiciels SIRH des outils indispensables pour assurer une gestion RH en accord avec les régulations strictes et pour garantir le bien-être des employés.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel SIRH

Les logiciels SIRH sont de véritables couteaux suisses de la gestion d’une entreprise, et possèdent de nombreuses fonctionnalités.

La gestion des temps, des recrutements, de l’onboarding et de l’offboarding

Les SIRH modernes intègrent des outils de gestion des candidatures (ATS) qui facilitent le suivi des candidats et l'optimisation des processus de recrutement. Ces fonctionnalités permettent de centraliser les candidatures, de suivre les étapes du processus de recrutement et de communiquer efficacement avec les candidats. Les outils de gestion des talents aident les responsables RH à identifier les meilleurs candidats et à rationaliser la gestion des entretiens, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises en croissance rapide ou ayant des besoins de recrutement fréquents.

Les modules d’onboarding intégrés aux outils SIRH permettent un vrai gain de temps, améliorant l’expérience des nouveaux employés dès le premier jour. En effet, ils automatisent les tâches administratives liées à l'arrivée des nouveaux employés, comme la création de comptes, la fourniture de documents essentiels, les démos de logiciels et la mise en place des formations . Un onboarding bien géré contribue à renforcer la marque employeur et à favoriser la rétention des talents en offrant une expérience collaborateur positive dès le départ.

La gestion de la paie et des avantages sociaux

Les systèmes SIRH automatisent le calcul des salaires et la gestion des avantages sociaux. En centralisant toutes les informations nécessaires, ces logiciels de gestion RH remplacent les logiciels de paie annexe, génèrent des bulletins de paie et garantissent que les paiements sont effectués correctement et à temps.

La gestion de la paie inclut également la prise en compte des heures supplémentaires, des primes, et des déductions, simplifiant ainsi un processus souvent complexe et sujet à erreurs.

De plus, un outil SIRH permet de gérer efficacement les avantages sociaux, tels que les assurances santé, les plans de retraite et autres prestations. Les employés peuvent consulter et gérer ces avantages via un portail RH, ce qui réduit la charge administrative pour les équipes RH et améliore la satisfaction des employés.

Les systèmes SIRH offrent également des fonctionnalités pour gérer les déclarations fiscales, assurant ainsi la conformité avec les réglementations locales et internationales.

La gestion du temps : le suivi des congés et des absences

Un SIRH permet aux employés de soumettre des demandes de congés en ligne, aux managers de les approuver rapidement et aux équipes RH de suivre facilement les absences. La gestion des congés et des absences devient ainsi plus transparente et moins sujette aux erreurs grâce à l'automatisation des processus.

Les employés peuvent vérifier leurs soldes de congés en temps réel, soumettre des demandes et recevoir des notifications d'approbation ou de rejet, simplifiant ainsi la communication et la gestion des congés.

Les rapports générés par le système aident également à analyser les tendances d'absentéisme et à planifier les ressources en conséquence. Les responsables RH peuvent utiliser ces données pour identifier des patterns, comprendre les causes sous-jacentes des absences fréquentes et mettre en place des stratégies pour améliorer le bien-être des employés et réduire l'absentéisme.

Comment bien choisir son logiciel SIRH ?

Choisir le bon logiciel SIRH pour votre entreprise est une décision cruciale qui nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs critères.

Combien coûte un logiciel SIRH ?

Le coût d'un logiciel SIRH peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. En général, les frais peuvent être divisés en frais de licence, coûts de mise en œuvre, frais de formation et de support, ainsi que coûts de maintenance et de mise à jour.

Les frais de licence peuvent suivre un modèle d'abonnement mensuel ou annuel, ou être basés sur un paiement unique. Certaines solutions offrent des versions gratuites ou à faible coût pour les petites entreprises, tandis que les grandes entreprises peuvent s'attendre à payer davantage en raison de la complexité de leurs besoins.

Les coûts de mise en œuvre incluent l'installation, la configuration et la migration des données, et varient selon la complexité du système. La formation des utilisateurs est essentielle pour garantir une adoption réussie, et les frais de support et de maintenance couvrent l'assistance technique, les mises à jour et la correction des bugs.

Quels sont les logiciels SIRH les plus populaires ?

De nombreux logiciels SIRH se distinguent par leurs fonctionnalités et leur adaptabilité aux besoins des entreprises. Parmi les plus meilleurs logiciels, on trouve :

• Deel HR : Reconnu pour sa gestion des RH à l'échelle mondiale et sa gratuité pour les petites entreprises, Deel HR est apprécié pour sa flexibilité et sa conformité internationale. Il offre des fonctionnalités complètes pour la gestion des employés, des contracteurs et des collaborateurs EOR.
• Eurécia : Ce logiciel SIRH français est apprécié pour sa simplicité d'utilisation et ses nombreuses fonctionnalités, incluant la gestion des congés, des notes de frais, des temps de travail et des formations. Eurécia est particulièrement adapté aux PME.
• Lucca : Connu pour son interface intuitive, Lucca propose des modules variés pour la gestion des congés, des temps de travail, des notes de frais et des évaluations. Il est largement utilisé en France et se distingue par ses outils de gestion administrative.
• Factorial : Une solution tout-en-un pour la gestion des RH, Factorial inclut le recrutement, l'onboarding, la gestion des absences et des congés, ainsi que des outils d'analyse des données RH.
• KiwiHR : Adapté aux petites et moyennes entreprises, KiwiHR offre des fonctionnalités de gestion des congés, des temps de travail, des notes de frais et des dossiers des employés. Il se distingue par sa facilité de mise en place et son interface claire.

Comment mettre en place un logiciel SIRH ?

L'implantation d'un logiciel SIRH commence par une évaluation minutieuse des besoins spécifiques de l'entreprise. Cette étape implique l'analyse des processus RH existants, l'identification des inefficacités et la définition des objectifs que l'entreprise souhaite atteindre avec le nouveau système.

Une fois les besoins clairement définis, il faut alors choisir le logiciel SIRH le plus adapté. Cette étape nécessite de comparer différentes options disponibles sur le marché en tenant compte de plusieurs critères, tels que les fonctionnalités offertes, la facilité d'utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants et le coût. Participer à des démos et des essais gratuits peut être très utile pour évaluer les performances du logiciel dans un environnement réel avant de prendre une décision définitive.

Après la sélection du logiciel, vient la phase de préparation et de planification de l'implémentation. La formation des équipes RH et des autres utilisateurs finaux est indispensable pour garantir une adoption réussie de cette interface intuitive.

Une fois le paramétrage terminé, les données RH existantes doivent être migrées vers le nouveau système. Cette migration doit être effectuée avec soin pour garantir l'exactitude et la sécurité des données. Il faut ensuite tester le système pour s'assurer qu'il fonctionne correctement et qu'il répond aux besoins de l'entreprise.

Enfin, après le déploiement complet du logiciel SIRH, un suivi continu est nécessaire pour garantir que le système fonctionne comme prévu et pour apporter des améliorations en fonction des retours d'expérience des utilisateurs. Ce suivi permet également de s'assurer que le logiciel reste conforme aux nouvelles réglementations et qu'il continue à répondre aux besoins changeants de l'entreprise.

Grâce à une mise en place bien planifiée et à un suivi rigoureux, un logiciel SIRH peut transformer la gestion des ressources humaines, améliorant l'efficacité et la productivité de l'organisation.

Deel HR : La solution SIRH internationale

Deel HR est une plateforme complète et gratuite pour les entreprises de moins de 200 collaborateurs, offrant une solution unique pour gérer les ressources humaines à l’échelle internationale.

Cette solution intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des employés, des contracteurs et des collaborateurs EOR (Employer of Record) sur une même plateforme. Deel HR simplifie ainsi la gestion administrative, améliore l'efficacité opérationnelle et assure la conformité avec les réglementations internationales.

Deel HR possède de nombreuses fonctionnalités, comme :

• Congés et dépenses : La plateforme facilite la gestion et l'approbation des demandes de congés et des notes de frais. Les employés peuvent soumettre leurs demandes en ligne, et les responsables peuvent les approuver rapidement.
• Documents : Deel HR assure la sécurité de niveau entreprise pour le stockage et la gestion des documents. Cela permet de centraliser tous les documents essentiels, tels que les contrats de travail et les fiches de paie.
• Organigrammes : La visualisation de l’équipe mondiale est simplifiée grâce à des organigrammes interactifs. Cela permet aux responsables RH de mieux comprendre la structure organisationnelle et de planifier efficacement les ressources humaines.
• Workflows automatisés : Les workflows automatisés réduisent les tâches manuelles et chronophages, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Annuaire des personnes : Cet annuaire centralisé facilite l'accès aux informations des employés et améliore la communication interne.
• Accès aux applications : L'intégration avec Google Suite et autres outils est simple et efficace, facilitant l'accès aux applications nécessaires pour les nouveaux employés dès leur intégration.
• Permissions personnalisées : La définition des permissions par rôle permet une gestion fine des accès, assurant que chaque collaborateur dispose des droits appropriés en fonction de ses responsabilités.