NIF au Portugal : guide pour entreprises et expatriés

Le NIF est un élément administratif nécessaire pour toute personne ou entreprise cherchant à s’installer ou à opérer au Portugal. Avec Deel, vous simplifiez l'obtention du NIF pour vos collaborateurs tout en restant conforme aux réglementations portugaises.

Qu'est-ce que le NIF au Portugal ?

Le NIF est l’acronyme de « Número de Identificação Fiscal » en portugais, ou « numéro d’identification fiscale » en français. Comme dans la plupart des pays, ce numéro unique vous identifie en tant que contribuable du système fiscal du pays concerné et vous donne accès à de nombreuses ressources.

Ce numéro est délivré par l’administration fiscale portugaise, les Finanças, et permet ainsi à tout citoyen portugais, expatrié ou entreprise étrangère d’être identifié dans le système portugais.

À quoi sert le NIF au Portugal ?

Si vous vivez ou exercez une activité au Portugal, le NIF vous permet de :

• Ouvrir un compte bancaire : Que vous soyez résident ou non-résident du Portugal, vous aurez besoin d’un numéro NIF portugais pour y ouvrir un compte bancaire. C’est d’ailleurs l’un des premiers documents demandés par les banques pour vérifier votre statut fiscal.
• Signer un contrat de travail : Si vous souhaitez travailler au Portugal, vous devez avoir un numéro NIF pour signer un contrat de travail. Cela s'applique aussi bien aux locaux qu'aux expatriés ou contracteurs indépendants.
• Acheter ou louer un bien immobilier : Si vous voulez investir dans l’immobilier portugais ou même simplement louer un appartement, vous devez avoir un numéro NIF.
• Remplir les obligations fiscales : Le NIF est utilisé pour déclarer et payer vos impôts, que ce soit l'impôt sur le revenu ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
• Utiliser les services publics : Vous devrez avoir un numéro NIF pour bénéficier des services publics portugais, comme la Sécurité sociale ou le système de santé.

Qui a besoin d'un NIF au Portugal ?

Le NIF est attribué automatiquement aux citoyens portugais dès qu’ils obtiennent une carte d’identité (ou « Cartão de Cidadão », en portugais).

Par contre, si vous êtes expatrié ou non-résident, vous devez faire une demande de NIF, une étape incontournable si vous envisagez de vous installer, de travailler ou d’investir au Portugal.

Attention néanmoins : les non-résidents ont souvent besoin d’un représentant fiscal basé au Portugal pour obtenir leur NIF. Ce professionnel peut être un avocat ou un expert-comptable, par exemple.

Comment obtenir un NIF au Portugal ?

Obtenir un numéro NIF ne se fait pas de la même manière selon que vous êtes résident ou non-résident.

Procédure pour les résidents

Si vous êtes résident au Portugal, obtenir votre NIF est relativement simple. Il suffit de vous rendre dans un bureau des services publics portugais, comme la Finanças ou la Loja do Cidadão. Ceux-ci sont présents dans la plupart des grandes villes, comme Lisbonne ou Porto.

Vous aurez besoin des documents suivants :

• Une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport),
• Un justificatif de domicile (facture d’électricité, fatura, ou tout autre document prouvant votre adresse au Portugal).

Procédure pour les non-résidents

Si vous êtes non-résident, la procédure est différente. Pour les citoyens de l'Union européenne, vous pouvez faire votre demande de NIF directement auprès des Finanças ou en passant par un intermédiaire agréé.

Si vous n’êtes pas citoyen de l’UE, vous aurez besoin d’un représentant fiscal au Portugal pour obtenir votre número de contribuinte. Ce représentant, que ce soit un comptable, un avocat ou un EOR compétent, s'assurera que toutes vos démarches auprès de l'Autoridade Tributária (l’administration fiscale portugaise) sont bien respectées.

Pourquoi le NIF est-il essentiel pour les entreprises ?

Toute entreprise souhaitant opérer au Portugal ou y développer ses activités doit obtenir un NIF (Número de Identificação Fiscal). Ce numéro unique vous permet de remplir vos obligations fiscales et d’accéder aux services essentiels pour vos opérations quotidiennes.

1. Ouverture de compte bancaire d’entreprise : Le NIF permet aux entreprises installées au Portugal d’y ouvrir un compte bancaire local. Les banques demandent ce numéro pour valider votre identité fiscale et garder une trace de vos transactions commerciales.
2. Paiement des impôts et cotisations sociales : Le bureau des impôts portugais (Autoridade Tributária) utilise le NIF pour identifier les entreprises et leurs déclarations fiscales. Cela inclut la déclaration et le paiement de la TVA, des impôts sur les sociétés, ainsi que des cotisations sociales pour vos employés.
3. Gestion des obligations sociales : Si vous embauchez des salariés au Portugal, vous devrez également vous conformer aux obligations du pays en matière d’avantages sociaux pour les employés, comme la Sécurité sociale et les assurances. Avoir un numéro NIF est demandé pour vous permettre d’inscrire vos employés, de gérer leurs cotisations, et d’assurer une conformité complète avec les réglementations locales.

Ainsi, que vous soyez un expatrié cherchant à lancer une nouvelle activité ou une entreprise étrangère entrant sur le marché portugais, ce numéro de contribuable est votre point d’entrée pour interagir avec les autorités portugaises.

Les erreurs à éviter lors de la demande de NIF

Bien que la procédure d’obtention du NIF soit relativement simple, certaines erreurs courantes peuvent ralentir ou bloquer votre demande.

Documents incorrects ou manquants

Comme pour toute démarche administrative, l’erreur la plus fréquente consiste à ne pas fournir les bons documents, ou ne pas s’assurer que ceux-ci sont encore valides. Évitez cette erreur courante en préparant à l’avance :

• Une carte d’identité ou un passeport valide ;
• Un justificatif de domicile.

Absence de représentant fiscal

Si vous n’êtes pas résident portugais, vous devez passer par un représentant fiscal agréé pour obtenir votre numéro NIF. Ce représentant, quel qu’il soit, agit comme intermédiaire entre les autorités fiscales portugaises et vous-même pour vous assurer d’être en conformité avec les législations locales.

Ce représentant a donc une importance capitale pour toutes vos démarches au Portugal. L’idéal ? Passer par un EOR comme Deel, qui vous simplifie toutes les tâches administratives, et vous assure une parfaite conformité au Portugal, et ce dans plus de 150 pays !

Simplifier la gestion administrative et RH avec Deel

Avec Deel, toutes vos démarches administratives et fiscales deviennent plus simples. En plus de faciliter l’obtention du NIF pour vos collaborateurs, Deel vous accompagne dans tous les aspects essentiels de la gestion RH, comme :

• La gestion des contrats de travail : Deel s’assure que chaque contrat est conforme au droit portugais, en respectant les lois locales en matière d'emploi.
• Le paiement des salaires : Deel prend en charge la paie, dont les cotisations sociales et les avantages sociaux.
• Une conformité totale : que ce soit pour la législation fiscale ou les obligations sociales, Deel garantit que votre entreprise reste en règle tout au long du cycle de vie de vos employés.

Deel vous offre ainsi une solution complète pour gérer votre expansion au Portugal, en vous libérant des complexités administratives et en vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre activité.