Qu’est-ce que l’onboarding ?

L*’onboarding* désigne le processus d’intégration d’un nouvel employé au sein de votre organisation. Ce processus comprend la formation de la nouvelle recrue, sa rencontre avec les équipes et toute autre activité liée à son arrivée dans l’entreprise.

En guidant vos nouveaux salariés dès leur premier jour et en leur présentant vos outils et vos équipes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour garantir une intégration réussie. Deel vous aide à simplifier et optimiser le processus d’onboarding, surtout si vous recrutez à l’international.

Découvrez notre guide pour un onboarding réussi.

Pourquoi faire un onboarding pour vos nouveaux employés

Le processus d’onboarding, s’il est bien réalisé, vous permet d’accueillir votre nouveau collaborateur dans de bonnes conditions.

Ce parcours d’intégration permet de :

• Familiariser le nouvel arrivant avec votre culture d’entreprise, ses valeurs et son histoire.
• Présenter votre nouvelle recrue à vos équipes et au reste de vos employés.
• Faciliter la prise de poste du nouvel employé, en lui détaillant les outils à utiliser, les missions en cours et les tâches à réaliser.

Onboarding versus orientation : quelle différence ?

Vous avez peut-être déjà entendu parler de l’orientation des nouveaux talents au sein d’une entreprise. Cette notion, venue des États-Unis, fait référence à une étape particulière de ce qui est généralement qualifié d’onboarding RH. L’orientation est une partie du tout que constitue l’onboarding.

En général, les « sessions d’orientation » des nouveaux arrivants se font lors de leur première journée. Ces sessions peuvent durer 30 minutes, ou toute une journée. Elles sont souvent animées par les managers des nouveaux employés ou les équipes RH.

Les sessions d’orientation permettent de familiariser les nouvelles recrues avec la culture et l’histoire de l’entreprise. Elles permettent aussi de fournir aux nouvelles recrues les documents qu’elles doivent compléter ou étudier durant leur période d’intégration, comme un livret d’accueil, le règlement intérieur ou leur contrat de travail. L’onboarding se poursuit au-delà de la session d’orientation.

L’onboarding : une étape clé de l’intégration des nouveaux employés

Vous avez intérêt à ne pas négliger l’onboarding de vos nouvelles recrues. En effet, vos nouveaux employés doivent avoir une bonne première impression de votre entreprise et prendre rapidement leurs marques pour être efficaces dès leurs premières semaines dans vos effectifs.

Si certaines étapes clés de l’onboarding ne sont pas respectées, ou mal exécutées, vous pourriez perdre vos nouveaux talents dès les premiers jours — soit sous la forme d’un départ, soit sous la forme d’un désinvestissement. En effet, environ 20 % des départs se produisent pendant la période d’essai. Un onboarding efficace peut donc fidéliser vos employés sur le long terme et participe à une expérience employé positive au sein de votre organisation.

Quelles sont les étapes à suivre pour un onboarding efficace ?

Chaque processus d’onboarding est propre à l’entreprise qui le réalise. Idéalement, il devrait même différer d’un employé à un autre. Si vous créez un processus d’intégration à partir de rien, voici quelques étapes à ne pas oublier.

Le pré-boarding ou pré-onboarding

Ce terme anglais désigne la phase qui va de la signature de la promesse d’embauche au début de l’orientation des nouvelles recrues. Avant de mener vos nouveaux employés dans une salle de réunion, vous pourriez par exemple :

• Envoyer à vos futurs employés tous les documents dont ils ont besoin pour boucler leur embauche, comme leur contrat de travail, le manuel employé et tous les éléments nécessaires à leur bonne intégration, comme un badge, un ordinateur, voire quelques goodies.
• Leur faire visiter vos locaux.
• Organiser une réunion informelle de présentation avec vos équipes, autour d’un café ou d’un petit déjeuner.

L’orientation

C’est le début de votre programme d’onboarding, début qui a généralement lieu le premier jour de l’intégration d’un nouveau collaborateur. L’orientation est un événement formel durant lequel un membre de l’équipe RH ou de l’équipe de direction guide le nouvel employé (ou les nouveaux employés, si l’orientation se fait en groupe), à travers divers documents et procédures nécessaires à leur intégration au sein de l’entreprise.

En général, la personne qui organise l’orientation des nouvelles recrues passe en revue l’histoire et la mission de l’entreprise avec les nouveaux employés. Cette période permet aussi aux nouveaux salariés de régler toutes les formalités administratives encore en suspens, comme la signature de leur contrat de travail.

Intégration dans l’équipe

Après l’orientation, vous pouvez continuer l’onboarding en présentant le nouvel employé à ses équipes. Facilitez les présentations et la transmission du savoir en organisant des formations, des rendez-vous informels autour de cafés, ou des visites immersives (shadowing) au sein de vos différentes équipes.

Les deux premières semaines dans une nouvelle entreprise ou sur un nouveau poste sont souvent denses : laissez suffisamment de temps à votre nouvel employé pour que ce dernier puisse se familiariser avec votre documentation interne, suivre vos formations et comprendre le fonctionnement de vos équipes. Ne lui mettez pas la pression d’emblée. Une bonne intégration prend du temps.

Une fois que votre employé a bien appréhendé son nouvel environnement de travail, attribuez-lui un compagnon (buddy), c’est-à-dire un collègue chargé de l’épauler durant ses débuts. Ce partenaire agira comme un guide, aidant le nouvel employé à mener à bien ses premières tâches ou projets.

Soutien et développement continu

L’intégration du nouveau salarié ne se termine pas à la fin du parcours d’onboarding. Les managers doivent ensuite veiller à faire un suivi régulier avec ce dernier, afin de s’assurer de son bien-être au sein de l’entreprise. Pour cela, veillez à organiser des réunions hebdomadaires durant le premier mois de contrat. Au cours des trois premiers mois, accordez progressivement plus d’autonomie à l’employé à mesure que sa charge de travail augmente.

Quand se termine un onboarding ?

L’onboarding se termine lorsque l’employé est parfaitement intégré dans l’entreprise et qu’il a pris ses marques dans son nouveau poste. Il maîtrise les processus, connaît bien ses collègues, et peut accomplir ses tâches avec le minimum de supervision requise.

À quoi reconnaît-on un bon onboarding ?

Vous connaissez maintenant les étapes clés d’un onboarding. Mais quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour un onboarding réussi ? Les voici.

• Soyez flexible sur les échéances. Un processus d’onboarding peut durer une semaine ou une année. Tout dépend de la complexité du poste et de l’entreprise. Néanmoins, la durée moyenne d’un bon onboarding se situe à 90 jours.
• Impliquez plusieurs membres de l’équipe. Bien que les équipes RH soient les plus à l’aise en matière d’intégration de nouveaux employés, vous pouvez aussi impliquer d’autres participants, comme le manager de l’employé, ses collègues directs, un parrain, les membres de l’équipe élargie ou le service informatique si nécessaire.
• Personnalisez l’expérience. Un onboarding efficace doit couvrir les sujets clés (politiques de l’entreprise, processus, responsabilités, méthodes de communication, etc.), tout en étant personnalisé. Pour personnaliser le processus, prévoyez des réunions individuelles entre les nouveaux arrivants et leurs collègues, fixez des objectifs avec eux, et rendez-vous disponible pour leur détailler leurs avantages — notamment si celui-ci est propre à leur poste ou à leur lieu de travail.
• Utilisez un logiciel d’onboarding. Facilitez l’onboarding des nouveaux arrivants et de votre équipe RH en utilisant un logiciel spécifique, avec des documents numérisés, des signatures électroniques et des processus automatisés.

Simplifiez la gestion de vos RH avec Deel

Encadrer l’onboarding de vos recrues à l’international peut être compliqué. Entre les spécificités locales et les formalités administratives, intégrer un nouveau collaborateur dans un autre pays demande du temps et des ressources. Deel vous aide à simplifier ce processus en vous offrant une plateforme complète pour gérer l’onboarding, les contrats de travail, la paie et la conformité locale, le tout en quelques clics.

Avec Deel, l’intégration de vos nouveaux employés devient facile, qu’ils se trouvent en France ou à l’autre bout du monde. Deel vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : faire grandir votre équipe en toute conformité.
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