Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme est un diagramme qui visualise les relations hiérarchiques et la structure des employés au sein d’une organisation.

On appelle également l’organigramme : tableau d’organisation, schéma organisationnel, structure organisationnelle ou organigramme d’entreprise.

Les organigrammes peuvent prendre plusieurs formes, allant de simples fichiers Excel et PowerPoint à des logiciels spécialisés d’organigramme.

Pourquoi un organigramme est-il important ?

Un organigramme bien conçu et facilement accessible ajoute de la transparence et de la responsabilité dans la chaîne de commandement et les processus d’une entreprise. En permettant de visualiser clairement la structure d’une entreprise, il peut également améliorer la productivité et la collaboration entre les employés ou les différents services.

Un organigramme doit être utile pour tous les membres de l’organisation. Voici quelques cas d’usage :

• Les nouveaux employés obtiennent dès leur intégration une vue d’ensemble des départements, équipes, projets et lignes hiérarchiques de l’entreprise. C’est pratique, notamment lors de l’onboarding, s’ils ont besoin d’aide en temps réel, surtout dans les grandes organisations où tous les employés ne sont pas forcément ensemble dans le même open space.
• Les personnes en charge de la stratégie de l’entreprise peuvent repérer les zones de mauvaise communication et les limites divisionnaires floues, facilitant l’élaboration des feuilles de route.
• Les chefs de projet peuvent naviguer dans les structures complexes de l’entreprise et planifier leurs projets plus facilement.
• Les managers peuvent structurer les flux de travail et prendre des décisions de manière plus efficace.
• Les équipes des ressources humaines peuvent identifier les inefficacités, le besoin de nouvelles recrues, et ajuster les titres des postes si nécessaire.

Les éléments les plus importants d’un organigramme

Les éléments de base pour la création d’un organigramme sont :

• Nom du salarié ;
• Poste ;
• Lignes hiérarchiques.

Cependant, vous pouvez transformer un organigramme en un puissant outil RH en y ajoutant plus d’informations.

Si vous êtes en cours de création d’organigramme, pensez à ajouter de nouveaux éléments pour augmenter sa valeur pour votre entreprise :

• Photos : pour transformer une liste de noms et de postes en une vue d’ensemble des collègues et membres d’équipe.
• Informations de contact : selon les dernières mises à jour, comme l’email et le numéro de téléphone pour faciliter la communication interne.
• Liste des responsabilités principales : pour une meilleure compréhension de l’expertise de chaque employé.
• Informations de couverture : pour savoir immédiatement à qui s’adresser en cas d’absence d’un collaborateur.
• Dates de début d’emploi : pour identifier les employés les plus expérimentés au sein de l’entreprise.
• Localisation des employés : pour clarifier le fuseau horaire de chaque personne, surtout dans une entreprise internationale où les collaborateurs sont en télétravail.

Types d’organigrammes les plus courants

Il existe trois principaux types d’organigrammes, chacun étant conçu pour s’adapter à des types spécifiques d’organisations et de besoins.

Organigramme hiérarchique : pour les équipes traditionnelles en cascade

Les organigrammes hiérarchiques représentent la structure de l’entreprise selon un agencement descendant avec des lignes hiérarchiques claires, comme un arbre généalogique.

La structure organisationnelle part de la direction générale, en suivant la chaîne de commandement de l’entreprise, avec des lignes pointillées reliant chaque niveau de gestion subséquente.

Avantages d’un organigramme hiérarchique

• Des lignes hiérarchiques claires allant de haut en bas apportent une meilleure clarté comparée à d’autres structures d’organigramme.
• Un organigramme hiérarchique est stable, car des changements individuels n’affectent pas le système dans son ensemble.

Inconvénients d’un organigramme hiérarchique

• Un organigramme hiérarchique peut être rigide et, dans certains cas, nécessiter une restructuration complète en cas de changements importants.
• Les structures hiérarchiques peuvent sembler écrasantes pour les grandes organisations.

Organigramme matriciel : pour les grandes équipes dans des environnements complexes

L’organigramme matriciel visualise des structures avec plusieurs lignes hiérarchiques. Par exemple, dans les grandes organisations, des employés peuvent relever de plusieurs managers dans différents départements.

Un développeur, par exemple, peut relever à la fois du responsable IT et du responsable Produit. Un organigramme matriciel aidera à mieux visualiser cette structure hiérarchique complexe qu’un organigramme hiérarchique classique.

Avantages d’un organigramme matriciel

• Les connexions interdépartementales sont plus claires.
• Une structure interconnectée rend les opportunités de partage de connaissances et de ressources plus visibles.

Inconvénients d’un organigramme matriciel

• Des hiérarchies floues rendent difficile l’identification des décideurs.
• Plusieurs lignes hiérarchiques peuvent entraîner confusion ou malentendus.

Organigramme plat : pour les petites équipes et les startups

Un organigramme plat est parfait pour les startups ou les petites entreprises ayant une structure interne simple et une gestion intermédiaire réduite.

Il comprend généralement seulement deux niveaux : la direction et les employés qui leur reportent directement.

Avantages d’un organigramme plat

• Il est facile à mettre à jour.
• Une structure simplifiée signifie que les lignes de communication sont plus fluides, les décideurs étant identifiés rapidement.

Inconvénients d’un organigramme plat

• Il n’est pas évolutif et peut rapidement devenir obsolète à mesure que l’organisation grandit.
• Il peut manquer de détails sur les responsabilités.

Les limites d’un organigramme

Bien que les organigrammes soient des outils essentiels que chaque organisation devrait posséder et exploiter, ils présentent certaines limites.

• Les organigrammes ne sont que des représentations visuelles des relations formelles et ne capturent pas toute la dynamique des interactions informelles, essentielles à tout environnement créatif et productif.
• Ils ne fournissent qu’une vue d’ensemble de la structure d’une organisation, ce qui peut souvent conduire à une simplification excessive.
• L’organigramme fonctionnel peut facilement être mal interprété comme décrivant uniquement une structure de pouvoir et de prise de décision, plutôt qu’une structure permettant de communiquer.
• Bien que différents types d’organigrammes mettent en évidence la présence de l’autorité et de la responsabilité, ils n’en précisent pas l’étendue en détail.
• Pour être efficaces, les organigrammes nécessitent un entretien constant, surtout dans les organisations en évolution rapide.

Comment créer un organigramme ?

Pour créer un organigramme efficace, commencez par bien définir vos objectifs : s’agit-il de représenter la hiérarchie, d'illustrer des relations fonctionnelles ou de clarifier les rôles ? En fonction de vos besoins, choisissez le type d'organigramme le plus adapté (hiérarchique, matriciel, fonctionnel, etc.), car comme nous l’avons vu dans cet article, chacun apporte un angle de vue différent.

Ensuite, identifiez les informations essentielles à inclure, comme les titres, responsabilités et relations entre membres ou départements, et collectez les données nécessaires, éventuellement en consultant les parties prenantes pour obtenir un maximum de précision.

Une fois les informations réunies, sélectionnez un outil de création d’organigramme, qu’il s’agisse de logiciels spécialisés, ou de solutions plus simples. Commencez par un brouillon où vous pourrez expérimenter la disposition des éléments ; cela vous aidera à clarifier les liens hiérarchiques et à ajuster la structure. Ajoutez ensuite des détails visuels – couleurs, icônes ou styles – pour renforcer la lisibilité et faciliter la compréhension rapide de l’organigramme.

Une fois terminé, faites valider l’organigramme par les équipes concernées pour garantir l’exactitude des informations et des relations représentées. Enfin, mettez en place un processus de mise à jour régulier pour garder l’organigramme pertinent face aux évolutions au sein de l’organisation.

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