Plan d’amélioration des performances

Un plan d’amélioration des performances (PIP) est un document formel conçu pour aider un employé à améliorer ses performances au travail. Il précise les domaines nécessitant des progrès, fixe des objectifs mesurables et définit un calendrier pour les atteindre.

Le PIP permet aux employés d’identifier leurs points faibles et d’éventuels comportements contre-productifs, tout en leur fournissant des directives claires pour atteindre les standards de performance attendus. Deel vous en dit plus sur le plan d’amélioration des performances.

Quel est l’objectif principal d’un plan d’amélioration des performances (PIP) ?

L’objectif principal d’un PIP est de traiter et d’améliorer la performance. Il s’agit d’une approche structurée visant à aider les employés à répondre aux attentes de l’entreprise. Grâce à des objectifs clairs, un suivi régulier et un accompagnement adapté, le PIP favorise l’amélioration des performances et de la productivité des collaborateurs.

Un plan d’amélioration des performances est-il une sanction disciplinaire ?

Un PIP n’a pas pour vocation à sanctionner un employé. Au contraire, le PIP agit comme un dispositif formel de soutien destiné aux salariés en difficulté.

Quels sont les éléments clés d’un PIP efficace ?

Un PIP bien conçu repose sur plusieurs piliers :

1. Des objectifs clairs. Des buts précis, mesurables, atteignables, pertinents et délimités dans le temps (SMART).
2. Des actions concrètes. Une liste détaillée des mesures que l’employé doit prendre pour progresser.
3. Des ressources de soutien. Formations, mentorat ou outils mis à disposition pour faciliter l’amélioration.
4. Un suivi régulier. Des réunions planifiées pour évaluer les progrès et donner du feedback.
5. Des conséquences définies. Une explication claire des issues possibles en cas d’absence d’amélioration.

Quand mettre en place un PIP ?

Un PIP doit être utilisé avec précaution, car il peut susciter des réactions contrastées de la part des personnes qui y sont soumises. Toutes les baisses de performance ne nécessitent pas forcément un PIP, mais certaines situations l’imposent. Voici quelques cas où un plan d’amélioration peut s’avérer pertinent.

Lors d’un changement stratégique au sein de l’entreprise

Les évolutions organisationnelles peuvent sembler évidentes pour la direction, mais elles ne sont pas toujours bien accueillies par les employés. Mettre en place des PIP dans ces phases de transition peut être une solution efficace, notamment si plusieurs salariés sont concernés. Astuce : présentez chaque PIP comme une redéfinition des rôles dans l’entreprise et une opportunité de s’adapter aux nouveaux enjeux. Cela aidera les employés à accepter le changement plus sereinement et à renforcer leurs compétences.

Lorsque les exigences d’un poste évoluent fortement

L’introduction de nouvelles technologies peut modifier radicalement les méthodes de travail. La bonne nouvelle ici, c’est que 69 % des managers ayant réussi leur transition numérique avaient mis en place des formations avant et après le déploiement. Un PIP peut donc être un levier utile lors de l’adoption d’une nouvelle technologie ou d’une évolution majeure des outils de travail. Astuce : redéfinissez les rôles et les priorités, proposez un plan de développement, assurez un suivi continu et accompagnez la montée en compétence des employés.

Lorsque la performance d’un employé est vraiment insuffisante

Si un employé accumule les mauvais résultats au point que l’entreprise ne peut plus ignorer le problème, un PIP peut représenter une dernière chance de redresser la situation et de préserver son emploi.

Combien de temps doit durer un plan d’amélioration des performances (PIP) ?

Un plan d’amélioration des performances (PIP) dure généralement entre 30 et 90 jours, en fonction de la nature des problèmes de performance et du poste concerné. Voici quelques critères pour en déterminer la durée.

• Gravité des problèmes de performance. Si les difficultés sont mineures ou limitées à un domaine précis, un PIP de 30 jours peut suffire. Pour des lacunes plus importantes ou touchant plusieurs aspects du travail, un plan de 60 ou 90 jours sera plus adapté.
• Complexité du poste. Plus un poste exige des compétences spécialisées, plus l’amélioration peut prendre du temps. Dans ces cas, un PIP de 60 à 90 jours est généralement recommandé.
• Nature des améliorations attendues. Si les lacunes concernent des compétences techniques nécessitant une formation, un plan plus long peut être nécessaire pour laisser le temps au salarié d’acquérir les compétences en question.
• Politique interne de l’entreprise. Certaines entreprises ont des directives standard fixant la durée d’un PIP entre 30 et 90 jours.

Quels sont les avantages d’un PIP ?

Amélioration de la culture d’entreprise

La culture d’entreprise repose autant sur des attitudes que sur des systèmes structurés. En poussant les salariés à se responsabiliser, le PIP incite chacun à progresser et à atteindre les objectifs fixés. Résultat : les employés sont plus enclins à acquérir de nouvelles compétences et à mieux faire leur travail.

Amélioration des performances des employés

Un PIP permet d’identifier précisément les difficultés d’un salarié et de lui fournir un plan d’action clair pour y remédier. Avec les bonnes ressources et un suivi régulier, l’employé développe ses compétences et devient plus efficace. Plutôt que de remplacer un collaborateur en difficulté, il est souvent plus avantageux d’investir dans son développement. En misant sur l’accompagnement, l’entreprise bénéficie aussi sur le long terme : un salarié formé et fidélisé pourra évoluer en interne et occuper des postes à responsabilités lorsqu’ils se libéreront.

Une alternative plus efficace aux évaluations annuelles

Un PIP, qui s’étale généralement sur 30 à 90 jours, permet un suivi plus fréquent que les traditionnelles évaluations annuelles. Il offre un retour régulier sur les progrès réalisés. Il permet aux employés d’ajuster rapidement leurs efforts et d’intégrer les conseils reçus.

Gain de temps et d’argent

Licencier un salarié sous-performant et le remplacer représente un coût important : il faut publier l’offre d’emploi, trier les candidatures, organiser des entretiens et assurer l’onboarding du nouvel arrivant. En attendant, la productivité de l’équipe est impactée. À noter que la perte d’un employé peut coûter entre 150 et 200 % de son salaire annuel à l’entreprise. Un PIP permet donc de maximiser le potentiel des employés en place plutôt que d’investir dans un recrutement incertain. En misant sur la formation et le développement interne, l’entreprise réduit les coûts et fidélise ses talents.

Comment un PIP peut-il améliorer la performance collective ?

Un PIP ne profite pas seulement à l’employé concerné. Il peut aussi renforcer la dynamique d’équipe. Voici les avantages :

• Identification des points faibles. En traitant les problèmes individuels, on évite qu’ils affectent le travail collectif.
• Définition de standards de performance. Des objectifs clairs servent de référence pour l’ensemble de l’équipe.
• Promotion de la responsabilisation. Instaurer une culture de l’amélioration continue favorise l’engagement des collaborateurs.
• Accompagnement des équipes. En fournissant les ressources et le soutien nécessaires, l’entreprise crée un environnement propice à la réussite collective.

Quels sont les inconvénients des PIP ?

Les PIP ne sont pas une solution miracle. Beaucoup d’employés risquent de paniquer en recevant un PIP, l’interprétant à tort comme un signe annonciateur de leur licenciement.

Une baisse de motivation

Un employé peut voir un PIP comme une remise en question de ses compétences. Cela peut affecter son moral, le rendre moins engagé et créer des tensions au sein de l’équipe.

Une augmentation du turnover

Si un PIP est perçu comme une sanction déguisée, l’employé risque de se désengager et de commencer à chercher un nouvel emploi ailleurs. Conseil : il est essentiel de bien communiquer sur l’objectif du PIP et de rassurer les employés en expliquant qu’il s’agit d’un outil d’amélioration, et non d’un moyen déguisé de les pousser vers la sortie. En parallèle, il est tout aussi important de fixer des attentes claires en matière de performance.

Comment créer un plan d’amélioration des performances ?

À quoi ressemble un bon plan d’amélioration des performances ? Voici un guide pour élaborer un plan efficace pour vos employés.

1. Définir les performances attendues

Commencez par préciser ce qu’on considère comme une performance acceptable pour l’employé et le poste qu’il occupe. Quels sont les critères de réussite pour cette fonction ? Par exemple, si votre employé est un commercial, vous devez indiquer le volume de ventes moyen attendu par semaine, mois ou année.

En revanche, pour un manager, les critères d’évaluation peuvent inclure :

• sa capacité à encadrer efficacement ses collaborateurs ;
• la performance globale de son équipe sous sa supervision ;
• son exemplarité en tant que leader, etc.

2. Identifier les causes profondes de la baisse de performance

Lorsqu’un employé voit ses performances chuter de manière significative, il y a souvent une raison sous-jacente qui l’empêche d’être aussi productif qu’auparavant. Par exemple, il se peut qu’il vienne d’avoir un enfant, qu’il traverse un divorce, ou qu’il souffre d’une maladie. Astuce : comprendre la cause du problème vous permet d’adopter la meilleure approche pour l’aider à retrouver de bonnes performances.

3. Définir des objectifs mesurables

Vos objectifs doivent être mesurables et adaptés aux rôles et aux situations personnelles des employés.

Astuce : utilisez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et définis dans le temps). Par exemple, vous pouvez fixer comme objectif qu’un commercial génère 200 000 € de ventes de matériel agricole en trois mois.

Si les objectifs sont irréalistes ou impossibles à quantifier, l’employé aura du mal à les atteindre. Il est donc essentiel de bien comprendre les exigences propres à chaque poste et la contribution de chaque poste aux objectifs de l’entreprise, tout en tenant compte des ressources et des outils disponibles.

4. Communiquer clairement avec les employés

Il est essentiel que l’employé comprenne qu’un PIP n’est ni une sanction ni une étape vers un licenciement. Il ne doit pas se sentir menacé par cette démarche. Astuce : faites en sorte que vos employés voient le PIP comme un outil conçu pour les aider à combler leurs lacunes et à donner le meilleur d’eux-mêmes.

5. Mettre l’accent sur une approche positive

Le processus d’amélioration des performances doit être abordé de manière aussi positive que possible à chaque étape. Astuce : même lorsque vous abordez un problème, évitez d’attaquer personnellement l’employé.

6. Élaborer un plan d’action

Votre stratégie d’amélioration des performances doit inclure un plan d’action intégrant plusieurs éléments essentiels :

• Des objectifs SMART, comme mentionné précédemment.
• Des étapes intermédiaires que les employés peuvent atteindre et célébrer. Atteindre ces jalons leur permettra de ressentir un sentiment d’accomplissement, rendant ainsi le processus plus motivant.
• Un calendrier détaillé, incluant chaque étape jusqu’à l’atteinte des objectifs fixés à 100 %. Un plan d’amélioration des performances ne peut pas durer indéfiniment.
• Un planning de suivi, pour fournir un retour d’information pertinent et ajuster les axes d’amélioration si nécessaire.
• Toutes les ressources disponibles : établir une cartographie des compétences. Puis se poser les questions suivantes : l’employé devra-t-il suivre des cours en ligne ? L’entreprise fournira-t-elle des évaluations par les pairs ou les clients ? Un mentorat individuel sera-t-il mis en place pour l’accompagner ?

7. S’assurer que l’employé comprend les attentes et les éventuelles conséquences

Il est essentiel d’expliquer clairement comment l’entreprise accompagnera l’employé dans l’atteinte des objectifs fixés dans le PIP. Cela implique de communiquer de manière explicite les attentes de l’entreprise, ainsi que les éventuelles conséquences en cas de non-respect des engagements.
Astuce : plus vous êtes précis sur les attentes de l’entreprise, plus vous serez protégé en cas de procédure juridique.

Conseils pour mener un plan d’amélioration des performances efficacement

Le succès ou l’échec d’un plan d’amélioration des performances repose en grande partie sur la manière dont il est structuré et mis en œuvre. Voici sept conseils pour optimiser vos PIP. Soyez clair et précis dans la communication des résultats de l’analyse de performance. Chaque employé concerné doit comprendre précisément les problèmes identifiés. Il est également essentiel de mettre en lumière les comportements spécifiques à améliorer.

Astuce : intégrez les évaluations de performance précédentes et les retours des pairs pour aider l’employé à mieux cerner les axes de progression. Établissez un calendrier préliminaire pour les points de suivi et les sessions de feedback. Indiquez également comment vous mesurerez les progrès de l’employé (par exemple, via des évaluations d’équipe et des enquêtes de feedback).

Adoptez une attitude positive et constructive

Fournissez une critique constructive et adaptée en valorisant les points positifs tout en précisant clairement les domaines nécessitant une amélioration. Astuce : critiquez les actions, pas la personne. Cela évitera de démoraliser l’employé et réduira les réactions défensives. En parallèle, proposez des solutions réalistes et applicables aux problèmes rencontrés. Laissez aussi à l’employé une certaine autonomie pour qu’il puisse travailler sur ses difficultés sans être constamment surveillé.

Favorisez une communication bidirectionnelle

L’amélioration des performances ne repose pas uniquement sur l’encadrement. L’employé concerné doit être impliqué dans le processus. Il est donc crucial d’écouter son avis et de lui permettre de proposer ses propres solutions. Astuce : les personnes acceptent mieux le changement lorsqu’elles peuvent s’exprimer librement sur leurs difficultés et participer activement à la définition du plan d’action. Elles peuvent même apporter des idées précieuses à intégrer dans le plan.

Soyez transparent sur les attentes et les conséquences

Il est essentiel de bien clarifier ce qui est attendu en termes d’amélioration et les résultats à atteindre. Plus vous serez précis, mieux ce sera.
Astuces :

• Indiquez clairement ce que vous attendez de l’employé après qu’il ait bénéficié des ressources mises à sa disposition. Par exemple, quel niveau de performance doit-il atteindre après une formation ?
• Présentez vos attentes de manière factuelle pour éviter que l’employé ne prenne les choses personnellement tout en comprenant l’importance de la situation.
• Définissez explicitement les conséquences en cas d’échec du PIP, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’un changement de poste ou d’une rétrogradation.

Documentez toutes les discussions lors des réunions de suivi

Un PIP peut, à terme, être contesté. Pour cette raison, il est indispensable de consigner par écrit chaque échange lors des réunions de suivi. Astuce : les notes de réunion serviront de référence aussi bien pour vous que pour l’employé suivi.

Évaluez l’évolution du plan

Sans un suivi rigoureux, un PIP risque d’être inefficace. Utilisez des évaluations de performance à 360° pour diversifier les sources de feedback. Intégrez les retours des managers, des collègues et même des clients afin d’obtenir une vision plus globale.

Vous pouvez mener des entretiens individuels avec l’employé concerné. Astuce : chaque partie prenante doit fournir un retour de manière indépendante afin d’éviter tout biais.

Vous pourrez ensuite collaborer avec l’employé pour affiner les axes d’amélioration en fonction des retours obtenus. Une fois qu’il aura terminé une étape du plan d’amélioration en progressant sur son comportement, sa productivité et ses compétences, il pourra passer à la suivante.

Comment mesurer le succès d’un PIP ?

Les entreprises peuvent évaluer l’efficacité d’un plan d’amélioration des performances en se basant sur plusieurs critères :

• Atteinte des objectifs. Vérifier si l’employé a atteint les objectifs de performance définis dans le PIP.
• Amélioration des indicateurs. Suivre l’évolution des indicateurs clés de performance (KPIs) liés au poste de l’employé.
• Retour des collègues et supérieurs. Recueillir des feedbacks par les pairs et par les managers sur les progrès de l’employé.
• Durabilité des améliorations. Évaluer si les progrès réalisés se maintiennent sur le long terme.

Exemples de plans d’amélioration des performances

Voici quelques exemples concrets de PIP à mettre en place.

Amélioration du service client

Si un employé doit améliorer son approche du service client, il serait utile de mettre en place des mécanismes de retour d’expérience, comme des enquêtes de satisfaction, des avis en ligne ou des témoignages clients.

En parallèle, il est important de le former, de lui donner les moyens d’être plus à l’écoute des clients et de leur proposer des solutions. L’utilisation d’outils efficaces peut également faciliter le travail des salariés et améliorer leur efficacité.

Prenons l’exemple d’un centre de données qui met en place un PIP pour un représentant du service client ayant reçu plusieurs plaintes. Les clients se plaignent de solutions inadaptées et d’un comportement jugé impoli. Le PIP pourrait inclure :

• une formation de remise à niveau sur les produits et la gestion des clients ;
• l’atteinte d’au moins quatre avis positifs de clients en 60 jours.

Amélioration de la productivité

Si un employé ne produit pas le volume de travail attendu, un PIP peut l’aider à retrouver un niveau de performance satisfaisant. Imaginons une agence de marketing de contenu spécialisée en SEO B2B. L’un de ses meilleurs rédacteurs voit sa production chuter de manière significative : au lieu des 15 000 mots habituels par semaine, il n’en rédige plus que 5 000. Après discussion, il explique qu’il vient d’adopter un enfant et qu’il a du mal à concilier ses nouvelles responsabilités avec son travail.

Pour l’accompagner, l’entreprise pourrait proposer un PIP adapté à sa situation :

• fixer un objectif intermédiaire de 10 000 mots par semaine ;
• lui demander de soumettre 2 000 mots par jour à son éditeur ;
• planifier un suivi toutes les deux semaines pendant trois mois.

Si l’employé atteint les objectifs fixés, il conserve son poste. Dans le cas contraire, l’entreprise pourrait envisager une réaffectation à des tâches moins exigeantes ou mettre fin à son contrat.

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