Tout savoir sur le plan de formation en entreprise

Élaborer un plan de formation qui apporte une réelle valeur peut ressembler à un parcours semé d’embûches : concilier le développement des employés, leur engagement et les objectifs de l’entreprise est un défi complexe. Trop souvent, les organisations peinent à aligner leurs programmes de formation avec des résultats concrets, ce qui entraîne un gaspillage de ressources et un manque de motivation au sein des équipes.

Chez Deel, notre expertise en gestion de la main-d’œuvre internationale nous a montré qu’un plan de formation structuré et réfléchi est la clé de programmes de développement réussis. Ce guide vous propose une approche étape par étape pour concevoir des formations professionnelles impactantes, découvrir des outils innovants pour optimiser l’apprentissage et affiner votre approche grâce à des questions stratégiques.

En appliquant ces conseils, votre organisation pourra favoriser la montée en compétences des employés, améliorer la productivité et rester agile dans un environnement concurrentiel.

Sept questions clés pour concevoir un plan de formation

Pour élaborer un plan de formation efficace, commencez par réfléchir aux éléments suivants :

• Quels sont les objectifs de votre programme de formation ?
• Qu’attendent vos employés de la formation ?
• Comment les activités de formation s’alignent-elles sur les objectifs stratégiques de votre entreprise ?

En gardant ces éléments à l’esprit, voici sept questions essentielles pour structurer votre programme de formation.

Définir vos objectifs de formation

1 Quels sont les besoins en formation de vos employés ? Quelles sont leurs compétences actuelles et où se situent les lacunes ou manques de connaissances ?
2 Comment la formation pourra-t-elle améliorer leurs performances ? Permettra-t-elle un gain de compétences techniques mesurable ? Ou apportera-t-elle des bénéfices moins quantifiables, mais tout aussi essentiels, comme une meilleure communication ?
3 La formation favorisera-t-elle l’évolution de vos collaborateurs ? Aborde-t-elle des compétences clés pour les préparer à des postes de management ou accélérer leur progression de carrière ?

Impliquer vos employés

4 Qu’attendent-ils de la formation ? Quels éléments renforcent leur confiance en eux ? Quels formats d’apprentissage leur conviennent le mieux ? Quels sont leurs centres d’intérêt ?

Aligner la formation sur les objectifs de l’entreprise

5 Comment la formation augmentera-t-elle la productivité ? De quelle manière contribuera-t-elle à des processus de travail plus efficaces et performants pour vos équipes ?
6 Comment la formation favorisera-t-elle la rétention des talents ? Renforcera-t-elle leur engagement en développant leurs compétences et en soutenant leur évolution professionnelle ?
7 La formation aidera-t-elle vos employés à atteindre les objectifs de l’entreprise ? Dans quelle mesure les objectifs de formation sont-ils alignés avec les politiques, la vision et les ambitions stratégiques de votre organisation ?

L’importance de la formation dans l’évolution des parcours professionnels

Les actions de formation jouent un rôle clé dans le parcours professionnel de vos salariés et leur adaptation au marché du travail. Formation interne, bilan de compétences, ou encore validation des acquis de l’expérience (VAE) : chaque salarié peut bénéficier d’un accompagnement structuré pour progresser dans son métier.

Les entreprises ont une obligation légale d’organiser des entretiens professionnels tous les deux ans afin d’échanger sur les perspectives d’évolution et les besoins en formation. Ces entretiens permettent d’identifier les actions à mettre en place, comme l’accès au compte personnel de formation (CPF), le recours aux organismes de formation, ou encore l’inscription à un contrat d’apprentissage pour favoriser la montée en compétences.

Le comité social et économique (CSE) et les représentants du personnel sont également impliqués dans la gestion de la formation, en veillant à ce que les actions mises en place respectent les orientations stratégiques de l’entreprise et les droits des salariés. Dans certains cas, une clause de dédit-formation peut être intégrée au contrat de travail, obligeant l’employé à rester dans l’entreprise pendant une durée déterminée en échange du financement de sa formation.

Les formations peuvent être suivies pendant ou en dehors du temps de travail, selon les accords établis par la convention collective ou les règles définies par l’OPCO de l’entreprise. Lorsqu’une formation est imposée sans justification valable ou en l’absence de perspectives d’évolution, cela peut devenir un motif de licenciement contestable.

Comment créer un plan de formation efficace en 9 étapes

Les réponses aux questions précédentes vous aideront à concevoir un plan de formation solide, répondant aux besoins de votre organisation et de vos collaborateurs.

Les neuf étapes suivantes sont des bonnes pratiques pour vous guider dans cette démarche.

1. Identifier les besoins en formation de vos employés

La première étape dans l’élaboration d’un plan de développement des compétences consiste à analyser les connaissances, compétences et aptitudes de vos collaborateurs, à repérer les lacunes et à les comparer aux attentes liées à leur poste de travail et à leurs performances.

L’évaluation des besoins de formation est le meilleur moyen d’identifier les compétences maîtrisées par vos employés, la fréquence à laquelle ils les utilisent et les niveaux de compétence essentiels à leur performance. Cette analyse permet aussi de déterminer quels collaborateurs nécessitent quel type de formation.

2. Aligner la formation sur les objectifs de l’entreprise

Une fois que vous avez identifié les besoins en formation de vos employés, comparez-les aux objectifs stratégiques de votre organisation.

Les objectifs d’apprentissage de votre programme de formation doivent être cohérents avec les ambitions de l’entreprise et contribuer à les atteindre. Lors de la conception des modules, vérifiez comment ils s’articulent avec les résultats attendus pour l’entreprise.

En structurant votre contenu, identifiez les écarts entre les résultats de formation et vos objectifs professionnels, puis ajustez votre programme afin de combler ces écarts.

3. Définir les objectifs de formation et d’apprentissage

À ce stade, vous devriez avoir une idée claire des résultats d’apprentissage visés et des objectifs de l’entreprise auxquels ils doivent répondre. Cela constitue une base solide pour les ressources humaines, qui devront définir vos objectifs pédagogiques et les formations obligatoires.

Ces objectifs doivent refléter les compétences que vous souhaitez développer et les améliorations attendues en matière de performance, de productivité et de fidélisation des employés. Il est donc essentiel de concevoir une formation qui soutienne directement ces résultats et qui soit mise à jour régulièrement.

4. Évaluer les ressources disponibles pour la formation

Analysez les ressources à votre disposition au sein de l’entreprise pour la mise en œuvre du programme de formation et identifiez si des ressources supplémentaires seront nécessaires.

Parmi les éléments à prendre en compte :

• Le budget alloué à la formation ;
• Les technologies disponibles ;
• Les supports de formation existants.

Ces aspects influencent directement le format et les modalités de diffusion de la formation des salariés.

5. Obtenir l’adhésion de la direction

Le soutien des décideurs de l’entreprise est essentiel pour assurer le succès du programme de formation.

Grâce aux étapes précédentes, vous avez tout ce qu’il faut pour défendre votre projet : ses bénéfices, les ressources nécessaires et son alignement avec les objectifs de l’entreprise. Impliquer la direction dès la conception du programme permet aussi d’obtenir un soutien durable.

6. Concevoir le programme de formation

Le programme de formation repose sur plusieurs éléments : les besoins des employés, les objectifs pédagogiques, l’adhésion de la direction et les ressources disponibles. Tout cela sert de base pour structurer un parcours d’apprentissage efficace.

L’élaboration du programme va de pair avec le choix de la méthode de formation (voir l’étape suivante). Il est donc normal d’affiner ces deux éléments en parallèle.

Voici les points clés à prendre en compte :

• Un contenu adapté aux objectifs d’apprentissage : il doit correspondre aux compétences ciblées (techniques ou comportementales) et répondre aux attentes modernes (concret, accessible, engageant et riche en informations utiles) ;
• Les participants : la formation concerne-t-elle tous les employés ou seulement certaines équipes ?
• L’organisation et le rythme : quelle est la durée de la formation ? À quelle fréquence les sessions auront-elles lieu ? Sont-elles dispensées en autonomie ou encadrées par un formateur ? Comment sont structurés les modules ? Y a-t-il une marge de flexibilité ?
• Les supports et outils : quel format et quelles ressources seront utilisés pour la formation ?

7. Choisir la méthode de formation

Le choix de la méthode de formation influence directement son efficacité. Optez pour une approche adaptée aux besoins des employés et au contexte de l’entreprise.

💡Astuce : Tenez compte des nouvelles tendances pédagogiques, comme le microlearning, qui favorise un apprentissage rapide et ciblé.

Le monde de la formation évolue. Voici quelques méthodes adaptées aux réalités des organisations modernes :

• Présentiel ou à distance : la formation peut être en ligne, en présentiel ou en format hybride ;
• Scénarios immersifs : les apprenants sont placés dans des situations concrètes pour mieux assimiler les connaissances ;
• Apprentissage par exploration : les employés découvrent par eux-mêmes les réponses à leurs problématiques ;
• Formation gamifiée : l’apprentissage est intégré dans une dynamique ludique ;
• Microlearning : des modules courts et ciblés pour une assimilation rapide.

Il existe également plusieurs approches pédagogiques, chacune avec ses avantages :

• E-learning et formation numérique : accessible à tout moment, en autonomie ou en complément d’un formateur ;
• Simulations : idéales pour les métiers techniques (médical, aéronautique…), elles permettent de s’exercer en conditions réelles ;
• Formation sur le terrain : adaptée aux nouveaux arrivants ou aux changements de poste ;
• Coaching et mentorat : utile pour l’accompagnement individuel, mais peut mobiliser beaucoup de temps chez les experts internes ;
• Formation dirigée par un instructeur : favorise les échanges en direct, mais reste difficile à généraliser à grande échelle ;
• Jeux de rôle : parfaits pour les métiers en contact avec la clientèle, ils permettent de s’entraîner à gérer des situations complexes ;
• Vidéo pédagogique : un format dynamique et efficace, sous plusieurs formes (animation, captation en direct, tutoriels…) ;
• Études de cas : idéales pour développer l’analyse et la résolution de problèmes, en confrontant les apprenants à des scénarios concrets.

Choisir la bonne méthode garantit un impact maximal sur vos équipes et votre entreprise.

8. Évaluer l’efficacité de la formation

L’efficacité d’un programme de formation se mesure par son impact sur les objectifs fixés.

Utilisez des indicateurs comme la quantité, la qualité, le temps, le coût et l’efficacité pour évaluer les résultats. Mettez en place une stratégie de benchmarking afin de mesurer l’évolution de ces indicateurs et d’ajuster la formation en conséquence.

Pour un suivi efficace, privilégiez des rapports clairs et accessibles, et organisez des sessions d’évaluation régulières pour analyser les résultats obtenus.

9. Mesurer, réévaluer et améliorer le programme de formation

Un programme de formation efficace doit être suivi et ajusté en continu pour rester pertinent. Surveillez régulièrement les indicateurs de performance et repérez les axes d’amélioration.

Dr Lisa Evans, directrice académique à l’Université de San Diego, recommande de se poser ces questions :

• Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
• Les objectifs pédagogiques ont-ils évolué ?
• Les objectifs stratégiques de l’entreprise ont-ils changé ? Avez-vous mis à jour la mission de l’entreprise récemment ? Faut-il adapter les résultats d’apprentissage en conséquence ?
• Faut-il revoir la manière dont vous mesurez les résultats ?

L’avis des employés est une ressource précieuse pour affiner le programme. Demandez-leur ce qu’ils ont appris, comment la formation les a aidés, ce qu’ils ont apprécié et ce qui pourrait être amélioré.

Un tableau de suivi des formations est un outil clé : il permet de centraliser toutes les formations suivies dans l’entreprise, de savoir qui suit quelle formation et à quel moment, et de mieux planifier les futures sessions.

Quatre pièges à éviter lors de la planification des formations

Mettre en place un programme de formation peut être complexe. Voici quatre erreurs courantes à éviter :

• Surcharger vos équipes en leur demandant d’intégrer la formation dans un emploi du temps déjà chargé, sans leur accorder la flexibilité ou le temps nécessaire pour suivre les sessions ;
• Un plan rigide qui ne s’adapte pas aux imprévus : votre programme est-il assez flexible pour absorber une nouvelle crise, comme une pandémie ?
• Une formation déconnectée du développement professionnel des employés : un programme mal aligné avec l’évolution des collaborateurs risque de réduire son impact. Astuce : élaborez des plans de développement individuels pour identifier où la formation sera la plus utile ;
• Ne pas évaluer l’efficacité du programme ou ignorer les retours des employés : suivre les bonnes pratiques d’évaluation et d’ajustement est essentiel pour garantir un apprentissage pertinent et efficace.

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Deel Engage simplifie la création et la gestion des plans de formation en les alignant sur les objectifs de votre organisation et les besoins de votre équipe. Notre plateforme regroupe tout ce dont vous avez besoin pour concevoir, mettre en œuvre et suivre des formations qui favorisent la croissance et la performance.

Avec Deel Engage, vous bénéficiez de :

• Un concepteur de cours intuitif, permettant de créer des formations adaptées aux compétences à développer, aux rôles des employés et aux objectifs de l’entreprise ;
• Une intégration fluide des ressources de formation, rassemblant tous les supports (vidéos, documents, présentations) en un seul espace facilement accessible ;
• Un suivi des progrès et des rapports détaillés, pour mesurer l’engagement et la performance des employés, et s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs d’apprentissage ;
• Des fonctionnalités d’apprentissage collaboratif, favorisant le partage de connaissances entre les équipes et encourageant l’apprentissage entre pairs pour renforcer l’efficacité des formations.

En plus de ces fonctionnalités, la plateforme Deel intègre des outils RH complets, sans frais supplémentaires.

Que votre équipe soit locale ou internationale, Deel Engage rend la formation plus accessible, engageante et impactante.

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