8 étapes pour gérer les demandes de relocalisation des employés

L’attraction et la rétention des talents sont des enjeux de taille pour de nombreuses entreprises. La mise en place d’une politique de relocalisation flexible fait partie des critères qui peuvent faire la différence. Deel est une plateforme innovante conçue pour simplifier, entre autres, la gestion de ces demandes de relocalisation. On fait le point.

Augmentation des demandes de relocalisation

Ces dernières années, le nombre de demandes de réinstallation des salariés a considérablement augmenté. Cette tendance s’explique par plusieurs facteurs, notamment l’essor du télétravail, le désir d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi que le besoin ou l’envie de se rapprocher des membres de la famille ou d’amis.

• Selon une étude sur la mobilité mondiale menée auprès de 5 026 individus en 2021, 25 % des répondants envisageaient de déménager à l’étranger, tandis qu’au moins 10 % d’entre eux se considéraient comme expatriés.
• D’après la même étude, pour les répondants ayant déjà déménagé dans le passé, les principales raisons étaient l’économie, le travail et les opportunités d’emploi (36,1 %), accéder à un meilleur style de vie ou un meilleur niveau de vie (32,4 %), se rapprocher de ses proches (25,6 %), l’éducation ou la formation (22,7 %), découvrir une nouvelle culture (18,6 %), profiter d’un meilleur climat (14,3 %), et enfin apprendre une nouvelle langue (11,1 %).
• Selon une enquête Workforce Confidence réalisée en 2022 par LinkedIn, les travailleurs de la génération Y et Z sont les plus enclins à accepter une réduction de salaire (de 2 % à 5 %) en échange de plus de bien-être au travail, comme une plus grande flexibilité en matière de lieu de travail et un meilleur équilibre entre travail et vie privée.
• D’après une enquête SafetyWing de 2023, sur 550 personnes interrogées (250 employés de bureau, 250 travailleurs à distance et 50 digital nomads), 90 % ont exprimé leur intérêt pour le télétravail et 86,8 % pour la vie de digital nomad.

Pourquoi les entreprises doivent proposer un programme de relocalisation

Le marché du travail actuel est particulièrement concurrentiel. Pour attirer et fidéliser les meilleurs talents, les entreprises doivent pouvoir s’adapter à leurs éventuelles demandes de réinstallation. Les employés qui envisagent de déménager vont plutôt se tourner vers des entreprises capables de répondre à leurs besoins en matière de relocalisation. En effet, ils savent que ces entreprises s’investissent dans leur réussite et qu’ils pourront poursuivre leur évolution de carrière même s’ils déménagent.

De plus, en acceptant les demandes de réinstallation, les entreprises favorisent le bien-être et la productivité de leurs employés. Les salariés qui se sentent soutenus par leur employeur sont susceptibles d’être plus productifs et plus heureux au travail. Ainsi, la relocalisation des employés profite aussi bien à ces derniers qu’à la réussite de l’entreprise. Ce guide du processus de relocalisation vous aidera à traiter les demandes de mobilité internationale de manière fluide et efficace.

Étape 1 : accompagnez les salariés dans leurs demandes de relocalisation

La première étape consiste tout simplement à faire en sorte que vos salariés soient suffisamment à l’aise pour présenter leurs projets de relocalisation et leur permettre ainsi d’en faire la demande.

Pour cela, il est nécessaire de créer une culture d’entreprise qui encourage la flexibilité et la mobilité. Vous pouvez envisager de mettre en place un ensemble d’avantages sociaux répondant aux besoins spécifiques d’une relocalisation, tels qu’une aide financière pour les frais de déménagement ou bien des accompagnements pour aider les employés à surmonter les obstacles d’une réinstallation — cours de langue, par exemple.

Étape 2 : préparez-vous à différents scénarios

Les collaborateurs peuvent demander une relocalisation au début de leur contrat ou au cours de leur carrière. Il est important de préparer les deux possibilités. Les collaborateurs déjà en poste doivent être invités à suivre les procédures décrites dans votre politique de relocalisation. Si vous n’avez pas encore créé de politique, vous pouvez télécharger notre modèle personnalisable gratuit (disponible en anglais).

Au moment de l’embauche, les entreprises qui souhaitent encourager la mobilité peuvent demander directement aux nouveaux talents s’ils ont des projets de mobilité, et ce dès le début du processus de recrutement. Cela permet à l’entreprise, notamment aux ressources humaines, de se procurer les documents juridiques nécessaires à temps.

La relocalisation pour les travailleurs indépendants

Du fait de leur statut, les travailleurs indépendants ont la responsabilité d’organiser leurs demandes de visas et permis de travail en vue d’un déménagement à l’étranger. Cependant, ces derniers doivent toujours respecter les politiques de réinstallation établies par l’entreprise avec laquelle ils travaillent afin de s’assurer de respecter les conditions décrites dans leur contrat de freelance.

Les travailleurs indépendants doivent également informer l’entreprise de tout déménagement permanent ou à long terme afin que celle-ci puisse mettre à jour son contrat, sa résidence fiscale et sa devise de paiement.

Évitez les erreurs de classification avec Deel

Vous craignez les risques de requalification de vos employés ? Pour éviter les amendes causées par une classification erronée, vous pouvez embaucher un entrepreneur via Deel Contractor of Record. Nous classerons le travailleur indépendant pour vous, et nous nous occuperons de la conformité du contrat et des paiements.

Bon à savoir : un salarié ou un indépendant peut être embauché via Deel Contractor of Record uniquement s’il obtient une autorisation de travail appropriée dans le pays dans lequel il est embauché. Par exemple, nous ne pouvons pas soutenir les personnes avec un visa de conjoint.

Étape 3 : analysez les demandes

L’étape suivante consiste à vérifier que l’employé répond aux conditions d’éligibilité décrites dans votre politique de relocalisation. Par exemple :

• Sont-ils dans l’entreprise depuis suffisamment longtemps pour être admissibles ?
• Ont-ils fait preuve de performances régulières ?
• Remplissent-ils les conditions pour travailler efficacement depuis leur nouveau lieu de travail (un fuseau horaire en adéquation avec leurs obligations en France, un environnement de travail adapté, etc.) ?

S’il s’agit d’une nouvelle recrue, assurez-vous qu’elle peut remplir ses fonctions dans le lieu souhaité. Encore une fois, évaluez si le collaborateur peut remplir les obligations du poste depuis son nouvel environnement et déterminez s’il a suffisamment de compétences ou d’ancienneté pour cette fonction.

Étape 4 : choisissez une méthode d’accompagnement

Si l’employé répond aux critères d’éligibilité pour accéder aux services de relocalisation, il est temps de l’aider à obtenir le visa adéquat et le permis de travail nécessaire. Le choix du type de visa et de permis va dépendre du pays et de la durée de la relocalisation.

• Option 1 : si votre entreprise dispose d’un service RH solide, vous pouvez entamer le processus de demande de visa en déposant les requêtes directement auprès des organismes concernés. Cependant, il vous sera peut-être demandé de parrainer le visa de travail, ce qui est uniquement possible si vous disposez d’une entité locale dans le pays concerné. Dans le cas contraire, il vous sera nécessaire de créer une identité locale avant de pouvoir fournir un parrainage de visa — un processus qui peut s’avérer long et coûteux.
• Option 2 : si vous êtes à la recherche d’un processus de relocalisation simplifié, vous pouvez opter pour une plateforme RH avec un EOR intégré et un service de support en matière de visa et d’immigration.

Dans les étapes suivantes, nous nous penchons sur la gestion des demandes de relocalisation à l’aide d’une plateforme RH tout-en-un, telle que Deel.

Étape 5 : vérifiez l’éligibilité de vos employés avec Deel

En utilisant la plateforme RH de Deel, vous pouvez évaluer l’éligibilité de vos employés pour les demandes de visa. Cette procédure varie selon les cas : s’il s’agit d’une nouvelle recrue ou d’un collaborateur déjà en poste, s’il possède déjà une autorisation de travail ou non, et si votre organisation dispose ou non d’une entité juridique dans le pays choisi.

Embaucher un nouveau salarié sans autorisation de travail dans un pays où vous n’avez pas d’entité locale

Si l’employé n’a pas d’autorisation de travail dans le pays visé et que vous n’avez pas d’entité juridique sur place, Deel devra parrainer le visa de travail. Vous pouvez l’indiquer au moment de la création du contrat ou bien demander une vérification d’éligibilité avant signature (pré-contrat) en sélectionnant l’onglet immigration dans le tableau de bord et en cliquant sur Vérifier l’éligibilité au visa.

S’il s’agit d’un nouvel employé, des informations supplémentaires vous seront demandées. Choisissez le pays dans lequel vous souhaitez l’embaucher et sélectionnez Nouvel employé. Vous devrez ensuite saisir les informations suivantes : la citoyenneté actuelle de l’employé, la fonction à laquelle vous l’embauchez, sa rémunération, la date de début souhaitée et le nombre de personnes à charge qui auraient besoin d’un visa. L’équipe immigration de Deel reviendra vers vous sur son éligibilité dans les plus brefs délais.

Si l’employé est éligible, vous pourrez visualiser la répartition des coûts de la demande. Il y a souvent des frais pour l’acquisition d’un permis de travail, ainsi que des frais supplémentaires pour l’obtention d’un type de visa particulier. Vous pourrez également consulter les délais d’obtention du visa pour vérifier si cela correspond à vos besoins et à ceux de l’employé.

Si vous êtes satisfait du coût et du délai, vous pouvez poursuivre les démarches et créer le contrat EOR. Ce dernier vous permettra d’embaucher l’employé dans le pays de son choix, même si vous n’avez pas d’entité locale. Le contrat sera pré-rempli avec les informations que vous avez fournies plus tôt au moment du processus d’évaluation du visa.

Qu’est-ce qu’un contrat EOR ?

Un contrat EOR est un document officiel que vous signez avec un employer of record, ou « employeur de référence ». Il vous permet d’embaucher des employés à temps plein à l’étranger sans créer d’entité dans le nouveau pays, ce qui peut prendre plusieurs mois et coûter cher.

Un employer of record est une entreprise tierce qui assume toutes les responsabilités légales concernant l’emploi (contrats, salaires, avantages sociaux, impôts), garantissant ainsi l’embauche dans différents pays en totale conformité avec la législation et la réglementation locales.

Avec plus de 20 000 employés au sein d’une centaine d’entités, Deel est aujourd’hui le plus grand fournisseur de services d’EOR au monde. Chacune de ces entités est entièrement détenue et gérée par Deel, nous ne sous-traitons pas à des prestataires tiers.

Lorsque vous créez un contrat EOR avec Deel, notre équipe d’experts vous fournit un aperçu du coût de recrutement de cet employé. Une fois que notre équipe EOR a renvoyé une copie du contrat, vous devez l’examiner et le signer pour qu’il devienne actif.

Embaucher un nouveau salarié avec autorisation de travail dans un pays où vous n’avez pas d’entité locale

Si vous avez déjà le permis de travail de l’employé, vous pouvez dès à présent créer un contrat EOR.
Si la nationalité du salarié diffère de celle du pays d’embauche, la plateforme vous proposera de télécharger le permis de travail du salarié. Si vous n’avez pas le document en votre possession, nous demanderons alors à l’employé de le télécharger dans le cadre de son onboarding.

« Deel nous permet d’embaucher des collaborateurs en toute conformité, n’importe où. Ce sont des talents que nous n’aurions pas pu embaucher sans Deel, tout comme nous ne pourrions pas ouvrir une entité dans tous les pays où nous souhaitions embaucher quelqu’un. Cela nous permet aussi d’être plus proches de nos clients : ils sont partout dans le monde, nous devons donc y être également. »
— Sanna Westman, responsable RH

Accompagner une nouvelle recrue ou un employé avec une autorisation de travail dans un pays où vous possédez une entité locale

Vous avez déjà une entité locale dans le pays de destination et vous aimeriez que Deel vous accompagne dans l’obtention d’un visa de travail ? Nous proposons actuellement des services d’immigration pour les salariés embauchés via vos propres entités dans les pays suivants :

• États-Unis ;
• Portugal ;
• Pays-Bas ;
• Allemagne ;
• Émirats arabes unis.

Étape 6 : suivez le processus et gérez la conformité

Votre employé et vous-même pouvez suivre la progression des demandes en cours depuis l’onglet immigration dans l’onglet de suivi. Dès que l’équipe d’immigration a terminé l’évaluation, vous êtes informé par e-mail et vous recevez une mise à jour sur votre tableau de bord. Vous pourrez également consulter tous les autres visas actifs, les visas expirés ou ceux qui vont bientôt l’être depuis l’onglet immigration, et bien plus encore.

Étape 7 : mise à jour des documents d’embauche et des avantages

Une fois que le pays d’origine a délivré l’approbation finale du visa, vous pouvez mettre à jour les documents d’embauche des employés pour illustrer tout changement dans leurs responsabilités, conditions, rémunération, avantages sociaux et devise de paiement.

Sur la plateforme Deel, la mise à jour des documents d’embauche et le téléchargement de tous les documents légaux sont simplifiés. Nos experts juridiques examinent toutes les modifications apportées aux documents afin de garantir la conformité du contrat de travail. Si vous avez demandé une aide à l’immigration lors de la création du contrat EOR, vous pouvez ignorer cette étape. Celle-ci aura déjà été complétée.

Étape 8 : gérez la paie et les impôts

Vous devrez mettre à jour la paie de votre employé afin que son salaire et ses impôts soient calculés et répartis conformément aux exigences légales de leur nouveau pays. Si vous avez créé le contrat via Deel, les informations que vous avez saisies mettront automatiquement à jour le système de paie global. Nos options de devises multiples et nos diverses méthodes de paiement permettent à vos équipes d’être payées encore plus facilement, où qu’elles soient.

Maîtrisez les demandes de relocalisation avec Deel

Deel fournit un service complet aux entreprises qui souhaitent offrir plus de flexibilité à leurs employés en matière de localisation, allant bien au-delà de l’obtention de visas. Nous offrons une expérience simplifiée et optimale à vos équipes.

Dans le cadre de nos services d’EOR, nous parrainons les visas, assumons les risques éventuels, la conformité et le maintien du visa de travail, nous fournissons également un soutien aux entreprises et effectuons les audits requis par les instances dirigeantes.

Vous voulez en savoir plus ? Réservez dès maintenant une démo de 30 minutes avec l’un de nos experts pour obtenir toutes les réponses à vos questions.