Comment traiter quotidiennement la paie

Le processus automatisé de paie prend généralement un à deux jours ouvrables. Une fois qu'un employé soumet sa paie, il peut s'attendre à deux à trois jours avant que son salaire n'arrive sur son compte bancaire.

Ainsi, lorsqu’ils utilisent un logiciel de traitement de la paie, les employés recevront généralement leur paie dans les cinq jours suivant la date de fin de la période de paie.

Cependant, le délai exact dépend du mode de paiement que vous utilisez. Les dépôts bancaires directs, les chèques papier et les méthodes plus modernes telles que les portefeuilles numériques prennent différents temps de traitement.

Explorons ces différentes méthodes de paiement, les étapes à suivre et le délai d'exécution ultime pour le traitement de votre paie.

Les 4 facteurs qui ralentissent le traitement de la paie

Le plus gros goulot d'étranglement en matière de paie est le temps nécessaire à la personne en charge de votre paie pour effectuer des calculs et déterminer le montant exact que chaque employé reçoit. Plus précisément, les facteurs qui déterminent la vitesse de traitement de la paie et la date de paie finale comprennent :

Automatisation vs manuel, que choisir ?

Le traitement manuel repose sur des feuilles de calcul et des outils de base. Ils peuvent sembler moins coûteux, mais les entreprises qui utilisent la paie manuelle consacrent plus de temps et d’efforts à la paie et subissent beaucoup plus d’erreurs.

Une enquête récente a révélé que 49 % des petites entreprises trouvaient le processus de paie frustrant. 47 % des répondants l'ont décrit comme compliqué et 44 % ont dit que c'était déroutant. Dans l’ensemble, certaines entreprises ont indiqué que le temps nécessaire au traitement de la paie s’élevait à 21 jours au cours de l’année.

Une alternative à la paie manuelle obsolète est le logiciel de paie automatisé. Surtout si l’on prend en compte le temps gagné et les erreurs évitées, la paie automatisée offre de nombreux avantages et des tarifs abordables. Il s’agit de l’étape la plus importante pour accélérer le temps de traitement de la paie.

Modifications réglementaires: comment éviter de perdre du temps?

La paie doit être conforme aux lois locales et fédérales, et le respect des réglementations nouvelles ou changeantes peut ralentir considérablement les processus de paie. Néanmoins, rester en conformité est essentiel pour réduire les erreurs et les pénalités en matière de paie.

Voici les changements réglementaires récents :

• 29 États et au moins 40 gouvernements locaux ont augmenté leur salaire minimum au-dessus du taux fédéral de 7,25 dollars.
• 11 États et environ 20 municipalités ont adopté des lois exigeant que les employeurs accordent des congés de maladie payés.
• Huit États ont adopté des lois sur l'égalité de rémunération qui dépassent les exigences stipulées dans la loi fédérale sur l'égalité de rémunération.

Ne prenez aucun risque et restez conforme aux lois nationales

Vous devez également vous conformer aux nouvelles lois si vous embauchez et payez des employés dans de nouveaux États ou pays.

Chaque État des États-Unis a son ensemble de lois spécifiques, et les employeurs doivent respecter les lois de l'État partout où réside chacun de leurs employés. Par exemple, chaque État a des lois uniques en matière de saisie-arrêt sur salaire, ce qui signifie que l’État peut exiger que les employeurs retirent de l’argent du chèque de paie d’un employé pour rembourser des prêts impayés.

La paie mondiale constitue un défi majeur pour les entreprises, car chaque pays a ses propres charges sociales, ses propres monnaies locales, sa propre législation du travail, sa propre législation sur la gestion des données, etc. Si vous choisissez d'embaucher des employés internationaux, soyez conscient de ces obstacles (et de vos options d'aide).

Gérer les heures supplémentaires

Les employés doivent payer des salaires plus élevés pour les heures supplémentaires. Garder une trace de ces heures prend du temps et peut entraîner un retard dans le traitement. Dans certains cas, les employés soumettent eux-mêmes leurs cartes d’heures supplémentaires. Les soumissions tardives peuvent également avoir un impact sur la masse salariale.

Quels délais de traitement pour les méthodes de paiement populaires?

Les entreprises et les employés disposent de plus d’options que jamais en matière de paiement. Les dépôts directs ont éclipsé les chèques papier dans de nombreux secteurs, et certaines entreprises utilisent même des portefeuilles numériques et des méthodes de paiement cryptées.

Chacun de ces modes de paiement prend un temps différent. Remarque: chaque durée estimée comprend une ou deux journées pour les processus de paie internes.

Les dépôts directs prennent 1 à 3 jours

Un dépôt direct est une méthode électronique permettant de verser des fonds sur le compte bancaire d’un employé. Le processus automatique est rapide, pratique, sécurisé et réduit le temps d’attente pour les employés. En prime, les transactions laissent des enregistrements précis et faciles d'accès.

Si vous souhaitez utiliser le dépôt direct, vous devez :

• Choisir un prestataire de services de paie
• Initier le processus de dépôt direct via un portail bancaire ou un logiciel de paie
• Recueillir des informations auprès des employés, notamment le numéro de compte bancaire, le numéro de routage et l'autorisation signée
• Saisir les informations bancaires des employés dans votre système de paie Créer un calendrier de dépôt direct et de paie et confirmer les dates limites de paie Exécuter la paie

Une fois que cela se produit, la banque regroupe tous les dépôts directs et les envoie à l’ACH (Automated Clearing House) à intervalles réguliers et prédéterminés. L’ACH envoie le dépôt direct à la banque de chaque employé, qui crédite en conséquence les comptes d’épargne ou les comptes chèques de vos employés.

Le délai de réception dépendra de la localisation des deux institutions financières. Les transferts de fonds à l’international peuvent prendre plus de temps que les transferts locaux. De plus, transférer des fonds d’une banque à une autre peut prendre plus de temps que transférer des fonds à un employé qui utilise le même fournisseur que l’entreprise.

Les chèques papier prennent 2 à 5 jours

Payer avec un chèque papier implique d'écrire à la main le chèque et de l'envoyer (ou de le remettre en main propre) à l'employé. L'employé doit ensuite déposer le chèque à la banque avant que les fonds n'apparaissent sur son compte.

En moyenne, les chèques prennent de deux à plusieurs jours pour être compensés. Si vous payez vos employés avec un chèque physique et manuscrit, vous devez vous accorder au moins cinq jours de délai pour vous assurer que votre employé reçoit les fonds à temps. En fonction de la rapidité du service postal local, vous devrez peut-être ajouter quelques jours au délai d’exécution pour le dernier jour de paie de l’employé.

Les chèques papier sont utiles si un employé n’a pas de compte bancaire et ne peut pas fournir d’informations sur son compte. Les chèques fournissent également une trace écrite et placent les fiches de paie directement entre les mains de l’employé. Cependant, la remise en main propre et l’envoi des chèques peuvent prendre du temps et il existe un risque de perte.

Les portefeuilles numériques prennent 1 à 2 jours

Le transfert de fonds vers un portefeuille numérique est assez instantané une fois le processus de paie interne terminé (ce qui représente un à deux jours).

Certaines plateformes de paie disposent de portefeuilles numériques intégrés, et d'autres vous permettent d'envoyer des fonds vers d'autres portefeuilles numériques. Les portefeuilles numériques sont extrêmement pratiques et constituent un pas en avant vers le paiement sans numéraire. Ils peuvent également éviter les frais que les banques peuvent facturer.

Les cartes de paiement prennent 1 à 2 jours

Les cartes de débit prépayées peuvent contenir plusieurs salaires ou paiements de salaires à un employé et constituent une solution efficace pour ceux qui ne possèdent pas de compte bancaire traditionnel. Un exemple est la Deel Card, qui permet aux entrepreneurs de retirer des fonds directement sur une carte VISA qu'ils peuvent utiliser en ligne ou en magasin.

Les cartes comportent certains risques car elles peuvent être volées et l'employé se verra facturer des frais au guichet automatique pour les retraits d'espèces. Cependant, ces cartes sont incroyablement rapides et flexibles et peuvent accepter des fonds à l’international sans aucun problème.

Comment fonctionne le traitement de la paie?

Les processus de paie comportent trois étapes principales : la pré-paie, la paie et la post-paie. Les étapes de fonctionnement de la paie varient légèrement selon la façon dont vous exécutez votre processus de paie et si vous faites appel à un fournisseur de paie externe.

Les étapes clés du processus de paie interne

Bien que chaque entreprise ait ses propres méthodes nuancées de gestion de la paie, les étapes suivantes sont universelles.

• Rassemblez et organisez les documents: assurez-vous d'inclure le numéro d'identification de l'employeur (EIN), le numéro d'identification fiscale de l'employé et toutes les informations financières qui l'accompagnent sur les formulaires fiscaux appropriés.
• Établissez un calendrier de paie: tenez compte de divers facteurs tels que les flux de trésorerie et les délais de soumission
• Calculez le salaire brut: le salaire brut est le montant d'argent que chaque employé gagne avant impôts. Pour les employés horaires, le salaire brut dépend des feuilles de temps.
• Faites des déductions: déduisez les charges sociales telles que la sécurité sociale et l'assurance maladie
• Rémunérez vos salariés: sur la base des calculs précédents, le salarié perçoit le salaire net

À compter de la date de fin de période de paie, les salariés devraient recevoir leur argent dans un délai de cinq jours.

Tenez un registre détaillé de chaque étape du processus et assurez-vous que les registres de paie sont à jour et accessibles. Le logiciel de paie rationalise le processus en effectuant automatiquement les calculs et en déclenchant les fonds.

Comment simplifier le processus de paie externe?

De nombreuses entreprises choisissent de confier le processus à un service de paie, tel que Deel, qui fait le gros du travail.

Global Payroll de Deel simplifie le processus de paie en permettant aux équipes internationales de payer tous leurs employés en un seul endroit. Avec un réseau d'experts juridiques et de paie couvrant 150 juridictions, nous assurons la paie et la conformité de bout en bout : utilisez vos propres entités pour employer les membres de l'équipe et laissez-nous nous occuper du reste :

• Paie
• Conformité
• Déductions et avantages
• Déclaration de revenus et versements
• Collecte des pensions
• Fiches de paie
• Débarquement
• Intégration

Lors de l'externalisation de la paie chez Deel, nos experts garantissent que les paiements sont exacts et effectués à temps, conformément aux contrats de travail et conformes aux lois locales. Voici un aperçu du processus :

1. Sélectionnez une entité avec le statut « En attente de financement ».
2. Cliquez sur « Payer le financement ».
3. Sélectionnez votre mode de paiement et suivez les instructions pour le flux de paiement. Cette phase du processus peut inclure des étapes supplémentaires en fonction du mode de paiement choisi.
4. Consultez le récapitulatif du paiement et confirmez le paiement.

Remarque : Ce processus vous guide tout au long du processus de rémunération des employés via Deel. Si vous payez des employés directement via un processeur de paie local, Deel vous fournit un fichier CSV et tous les détails de paiement nécessaires pour terminer le processus dans le tableau de bord Deel. Regardez la vidéo ci-dessous pour voir une présentation pas à pas du processus.

Quelles questions sur le traitement de la paie pourriez-vous vous poser?

Apprenez-en davantage sur le traitement de la paie ci-dessous.

Le traitement de la paie internationale vous prend-il plus de temps?

Les composants de paie internationaux ajoutent du temps et de la complexité au processus de paie. Chaque nouveau pays introduit différentes lois et réglementations locales, devises, avantages sociaux, taux de change, lois sur le traitement des données, frais bancaires et taxes.

Cependant, le processus de paie international ne devrait pas vous empêcher de recruter à l’échelle mondiale. Une solution de paie globale telle que Deel peut rationaliser les processus de manière rapide et efficace.

Pourquoi le traitement de la paie prend-il autant de temps ?

Les tâches détaillées, telles que le calcul des heures travaillées et des impôts, demandent du temps et une attention particulière. Le temps exact nécessaire au traitement de la paie dépend du fait qu'une organisation utilise un logiciel de paie ou embauche un tiers externe.

La conformité de la paie doit également être assurée avant, pendant et après l'exécution de la paie, ce qui augmente le temps et les ressources nécessaires.

Comment accélérer le traitement de la paie ?

Les moyens les plus efficaces d’accélérer le processus de paie sont les suivants:

• Utiliser des systèmes de paie automatisés
• Externaliser la paie à un tiers
• Proposer des horaires de paie flexibles
• Activer plusieurs options de retrait et de paiement
• Utilisez une solution de paiement groupé pour payer toute votre équipe en un clic
• Proposer un paiement à la demande

Voir aussi : comment rendre le processus de paie plus rapide et plus simple pour les équipes internationales

Qu'est-ce que le paiement à la demande?

La rémunération à la demande est également connue sous le nom d’accès au salaire gagné (EWA). Cette option de paiement polyvalente, proposée par Deel aux employés d'EOR, permet aux employés d'accéder à une partie de leur revenu gagné avant leur salaire habituel.

Cette flexibilité accrue contribue à améliorer le bien-être des employés et leur bien-être financier, car elle atténue le stress financier lié aux dépenses imprévues ou aux problèmes budgétaires. Le paiement à la demande est souvent une alternative supérieure au crédit renouvelable ou aux prêts sur salaire, qui constituent une voie courante pour ceux qui sont en retard pour payer leurs factures ou qui vivent d'un chèque de paie à l'autre.

En offrant aux employés un accès rapide à leurs fonds, les entreprises peuvent améliorer leur engagement et leur satisfaction. Veuillez noter que la rémunération à la demande n'est pas la même chose que l'offre d'un salaire journalier (ou salaire journalier) permettant aux travailleurs d'accéder à leur salaire gagné à la fin de chaque journée de travail ou le lendemain.

Quelle est la date limite de paie pour Deel?

Chez Deel, nous proposons un guide détaillé sur les délais de dépôt des paies. Nous utilisons des dates limites pour verrouiller nos rapports et données de paie, garantissant ainsi que le cycle de paie se déroule sans accroc. Nous utilisons l'automatisation pour traiter les ajustements plus rapidement, ce qui donne aux clients plus de temps pour apporter des modifications avant la fin du cycle.

Deel offre aux clients EOR une période limite étendue, accordant aux équipes de paie trois fois plus de temps pour gérer les ajustements de paie de leurs employés. Grâce à notre traitement interne de la paie, nous offrons la flexibilité d'approuver les dépenses de dernière minute, de mettre à jour les congés, d'inclure les commissions et les primes et de soumettre les salaires mensuels jusqu'au 20 du mois.

Contrairement aux prestataires de services de paie standards qui collaborent avec des tiers et imposent des délais stricts, le système de traitement interne de Deel nous permet d’être plus accommodants pour répondre à vos besoins en matière de paie.

Que comprend un chèque de paie}?

Un chèque de paie est un chèque simple. Un bulletin de salaire ou une fiche de paie décrit plus en détail le paiement de l’employé. Le document est assez simple et comprend des informations résumées sur le processus de paie, notamment:

• Informations sur l'employeur, y compris l'EIN et les coordonnées
• Informations sur les employés, y compris le numéro d'identification fiscale (TIN) ou le numéro de sécurité sociale
• Salaire brut
• Salaire net
• Taux de rémunération
• Nombre d'heures travaillées (y compris les heures supplémentaires)
• Congés payés
• Déductions fiscales (charges sociales)
• Cotisations patronales et avantages sociaux

Quel est un cycle typique de paie?

Les cycles de paie typiques se produisent chaque semaine, toutes les deux semaines, deux fois par mois et mensuellement. En fonction de vos périodes de paie, vous effectuerez le processus de paie un certain nombre de fois. La paie bihebdomadaire est courante pour les employés horaires et comporte 26 chèques par an.

Demandez une démo dès maintenant afin de mieux traiter quotidiennement la paie dans votre entreprise