La vérification des antécédents en Espagne

Les vérifications des antécédents devraient faire partie intégrante de votre processus de recrutement lorsque vous cherchez à embaucher en Espagne. Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, elles sont courantes, notamment dans les secteurs de la finance, de la banque, de la santé, de l’éducation, des services de sécurité et des organisations gouvernementales.

Effectuer une vérification des antécédents (background check en anglais) avant l’embauche de vos candidats de nationalité française, ou provenant des États-Unis, vous aide notamment à confirmer les compétences de votre nouvelle recrue, qu’importe son pays d’origine. Cette vérification assure également un environnement de travail conforme et fiable.

Au-delà des plages idylliques et du cadre très plaisant de la vie en Espagne, tant à Madrid qu’en Andalousie, l’Espagne bénéficie d’une main-d’œuvre jeune et à l’aise avec la technologie dans divers secteurs. La péninsule Ibérique offre des coûts de main-d’œuvre compétitifs par rapport à d’autres centres européens, ce qui en fait un excellent lieu pour recruter à l’échelle mondiale.

Cependant, les employeurs doivent garder en tête que les vérifications d’antécédents sont essentielles et qu’elles sont régies par les lois espagnoles sur la protection des données et les réglementations européennes équivalentes.

Dans cet article rédigé par nos experts Deel de l’immigration et des visas, vous découvrirez :

• comment effectuer une vérification des antécédents efficace et légale en Espagne ;
• quels types de vérifications sont les plus courants ;
• quelles erreurs éviter lors de la réalisation d’une vérification des antécédents en Espagne.

Quelques informations sur la vérification des antécédents en Espagne

Une vérification des antécédents consiste à vérifier l’historique professionnel, académique et judiciaire d’un potentiel d’un candidat. Il est particulièrement bénéfique d’effectuer cette vérification avant de finaliser une offre d’emploi ou de signer un contrat de travail, car la vérification des antécédents garantit que le candidat répond aux normes de l’entreprise.

En Espagne, la Loi organique 3/2018 du 5 décembre, appelée LOPDGDD, vient compléter le RGPD. Elle détaille les exigences spécifiques de l’Espagne en matière de protection des données. L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) veille à l’application de ces règles. Elle s’assure que les données personnelles sont traitées légalement, équitablement et de façon claire.

Lors de la réalisation de vérifications des antécédents en Espagne, les recruteurs doivent obtenir le consentement des candidats après leur avoir expliqué le but et la portée de la collecte des données. Bien que la loi ne le précise pas, le consentement écrit est recommandé à des fins de documentation et de conformité légale. Cette pratique est conforme aux exigences de la LOPDGDD et du RGPD, qui soulignent l’importance du consentement et de la transparence dans les activités de traitement des données.

La culture espagnole accorde une grande importance à la confidentialité. Les recruteurs doivent donc faire preuve de sensibilité et respecter la vie privée des candidats lors des vérifications des antécédents.

Les vérifications d’antécédents sont-elles légales en Espagne ?

Les vérifications des antécédents sont autorisées en Espagne, à condition qu’elles respectent les règles sur la protection des données prévues dans la LOPDGDD et le RGPD. Les recruteurs ont tout à fait le droit de réaliser des vérifications des antécédents, du moment qu’ils obtiennent le consentement explicite du candidat. Ils doivent veiller à ce que les informations collectées soient pertinentes pour le poste envisagé. Il est également important que les employeurs soient clairs sur le but de ces vérifications, sur le type de données collectées, et leur utilisation dans le processus de recrutement.

Les réglementations prévoient que certaines informations, telles que les casiers judiciaires, ne peuvent être demandées que pour des rôles spécifiques impliquant des responsabilités particulières ou un accès à des données sensibles. Par exemple, les écoles doivent réaliser une vérification des antécédents criminels des enseignants et des administrateurs. Logiquement, ce processus assure que les enseignants recrutés ne posent aucun danger pour la sécurité des élèves, en raison de leur contact direct avec les enfants.

De même, dans les institutions financières, un examen approfondi des casiers judiciaires est souvent nécessaire pour prévenir la fraude.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux en Espagne ?

En Espagne, les vérifications qui portent atteinte à la vie privée d’un individu ou celles qui nécessitent de collecter des informations superflues, sont considérées comme illégales. Par exemple, les pratiques discriminatoires, telles que la réalisation de vérifications fondées sur la race, l’ethnicité, la religion ou l’orientation sexuelle, sont strictement interdites. Demander des informations sur l’état de santé d’un employé ou ses données génétiques est également interdit, sauf si ces données ont une influence directe sur les qualités requises pour le poste visé.

La violation des lois sur la protection des données lors des vérifications des antécédents peuvent avoir des répercussions légales importantes, en raison du RGPD et des lois espagnoles sur la protection des données. Plus précisément, le RGPD prévoit un système de sanctions à deux niveaux pour les infractions. Les violations les moins graves entraînent des amendes allant jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise. Les infractions plus graves, quant à elles, peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise.

Dans quels secteurs procède-t-on régulièrement à une vérification des antécédents professionnels ?

En Espagne, divers secteurs s’appuient sur les vérifications des antécédents pour garantir l’intégrité et la fiabilité de leur main-d’œuvre. Parmi les secteurs où les vérifications des antécédents sont répandues, on trouve :

• Dans le secteur de la finance et de la banque, des vérifications approfondies sont nécessaires. Cela inclut l’historique de crédit, en raison de la gestion de transactions financières et d’informations sensibles.
• Dans le domaine de la santé, les vérifications portent sur les qualifications et l’historique professionnel pour assurer la sécurité des patients et respecter les normes de santé.
• Dans le secteur de l’éducation, la vérification des diplômes académiques et des antécédents judiciaires est standard pour garantir un environnement sûr aux étudiants.
• Pour les services de sécurité, des vérifications approfondies des antécédents judiciaires sont essentielles, compte tenu de la nature du travail qui exige à la fois confiance et intégrité.
• Les postes gouvernementaux nécessitent souvent une vérification des antécédents complète, notamment des casiers judiciaires, pour garantir l’aptitude et la fiabilité des individus dans les fonctions de service public. Ces secteurs proposent des rôles à hautes responsabilités, avec un accès à des informations sensibles ou une interaction avec des populations vulnérables, rendant les vérifications des antécédents essentielles dans le processus d’embauche.

Quels sont les différents types de vérifications des antécédents en Espagne ?

En Espagne, une vérification des antécédents professionnels efficace couvre des aspects essentiels pour évaluer les capacités d’un candidat. Connaître ces domaines aide les employeurs à adapter les processus de dépistage pour répondre aux exigences du poste et aux normes légales.

Les erreurs à éviter lors des vérifications des antécédents en Espagne

Que vous embauchiez des salariés ou des travailleurs indépendants en Espagne, il y a certaines choses à éviter en tant qu’employeur lors des vérifications des antécédents :

• Pratiques discriminatoires. Évitez de demander des informations pouvant conduire à des pratiques discriminatoires basées sur la race, l’ethnie, la religion ou d’autres caractéristiques protégées.
• Violation des lois sur la confidentialité. Assurez-vous que les vérifications des antécédents respectent la LOPDGDD et le RGPD, en respectant la vie privée du candidat et en traitant ses données personnelles légalement.
• Manque de transparence. Communiquez clairement avec les candidats sur le but et la portée de la vérification des antécédents, en obtenant leur consentement explicite avant de commencer le processus.
• Négliger les spécificités culturelles. Tenez compte de l’importance culturelle accordée à la vie privée en Espagne et abordez les vérifications des antécédents avec respect pour les données personnelles de vos futures recrues.
• Documentation inadéquate. Ne pas tenir à jour un registre détaillé du processus de vérification peut entraîner des problèmes de conformité et des défis en cas de litiges ou d’enquêtes.

Guide étape par étape pour les vérifications d’antécédents des employés en Espagne

Voici une liste d’étapes que les employeurs doivent suivre pour garantir des vérifications des antécédents légales et efficaces en Espagne :

• Obtenir le consentement du candidat. Avant de commencer une vérification des antécédents, les recruteurs doivent obtenir le consentement éclairé du candidat, en précisant clairement le but et la portée de la vérification.
• Identifier les informations pertinentes. Déterminez les informations spécifiques pertinentes pour le poste et assurez-vous que la vérification des antécédents est adaptée aux exigences du poste.
• Vérifier le casier judiciaire. Si le poste nécessite un accès à des données sensibles ou implique des responsabilités spécifiques, les recruteurs peuvent demander un casier judiciaire auprès du ministère de la Justice.
• Vérifier les références académiques et professionnelles. Vérifiez les diplômes et les références professionnelles du candidat par le biais de canaux officiels, tels que les universités et les associations professionnelles.
• Vérifier l’historique professionnel. Contactez les précédents employeurs pour confirmer l’expérience de travail, les responsabilités et les performances du candidat.
• Vérifier l’historique de crédit. Si le poste implique des responsabilités financières, les recruteurs peuvent demander une vérification de l’historique de crédit auprès des autorités compétentes — avec le consentement du candidat.
• Vérifier les références. Contactez les références fournies pour obtenir des informations sur l’éthique de travail, les compétences et le caractère du candidat.
• Vérifier les réseaux sociaux. Parcourez les profils publics du candidat sur les réseaux sociaux pour vous assurer que le discours du candidat est soluble dans les valeurs de votre entreprise. Cette pratique reste encore marginale en Europe.
• Documenter le processus. Maintenez des dossiers détaillés du processus de vérification des antécédents, y compris les formulaires de consentement, la communication avec les tiers et les informations recueillies.
• Informer le candidat. Une fois la vérification des antécédents terminée, communiquez les résultats au candidat et offrez-lui un droit de réponse en cas de désaccord.