Generative KI im Personalwesen: Leitfaden für HR-Teams

Es gibt bislang keine belastbaren Zahlen dazu, wie viele HR-Teams generative KI bereits im Personalwesen einsetzen.

Das liegt vor allem daran, dass generative KI häufig im Hintergrund arbeitet und für Nutzer:innen kaum sichtbar ist. Im HR-Bereich wird sie oft vor allem mit der Erstellung von Texten oder Bildern in Verbindung gebracht, etwa für Stellenanzeigen oder Karriereseiten. Gespräche mit People-Ops-Verantwortlichen zeigen, dass dies derzeit tatsächlich zu den häufigsten Einsatzbereichen gehört.

Dabei kann generative KI deutlich mehr leisten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie generative KI HR-Prozesse weit über das Recruiting hinaus unterstützen kann – von Onboarding und Weiterbildung bis hin zu Mitarbeiterbindung und Engagement. Außerdem zeigen wir:

• welche Anwendungsfälle sich für generative KI im Personalwesen eignen,
• welche Risiken beim Einsatz von generativer KI in HR-Prozessen bestehen und wie Sie diese durch klare Prozesse sowie menschliche Kontrolle minimieren können.

Was ist generative KI im Personalwesen?

Generative KI bezeichnet Technologien, die mithilfe künstlicher Intelligenz neue Inhalte wie Texte, Bilder, Videos, Audiodateien oder andere Formate erstellen können. Die zugrunde liegenden Modelle werden mit großen Datenmengen trainiert und nutzen dieses Wissen, um neue Inhalte zu erzeugen, die den Mustern ihrer Trainingsdaten entsprechen.

Wie verändert generative KI die Personalarbeit?

Generative KI kann HR-Teams in vielen Bereichen unterstützen und Arbeitsabläufe nachhaltig verändern. Dazu gehören unter anderem:

• Effizientere HR-Prozesse: Generative KI erstellt in kurzer Zeit Inhalte wie Stellenanzeigen, Vertragsangebote, Schulungsunterlagen oder Mitarbeiterhandbücher. Dadurch gewinnen HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben und den persönlichen Austausch mit Mitarbeitenden.
• Personalisierte Mitarbeitererfahrung: Mithilfe der richtigen Daten kann generative KI individuelle Kommunikation, Onboarding-Pläne oder Karrierepfade erstellen, die auf die Bedürfnisse einzelner Mitarbeitenden zugeschnitten sind. So lassen sich Engagement und Mitarbeiterbindung stärken.
• Fundiertere Erkenntnisse: Werden KI-Modelle mit relevanten Unternehmensdaten trainiert, können sie Muster beispielsweise bei Vergütung, Qualifikationslücken oder der Nachfolgeplanung erkennen. Diese Erkenntnisse unterstützen HR-Verantwortliche dabei, fundierte Entscheidungen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg zu treffen.
• Schnellere Content-Erstellung: Statt mit einer leeren Seite zu beginnen, können HR-Teams generative KI nutzen, um erste Entwürfe oder Ideen für Inhalte zu erstellen. Anschließend lassen sich diese an die eigene Arbeitgebermarke anpassen und weiterentwickeln.
• Schnellere HR-Prozesse: Generative KI kann zeitaufwendige Aufgaben wie die Entwicklung von Karrierepfaden unterstützen. Generative KI übernimmt beispielsweise die Datensammlung, erste Analysen und Entwürfe, während HR-Teams die Ergebnisse prüfen und gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern weiterentwickeln.

Wie kann generative KI im Personalwesen eingesetzt werden?

Generative KI kann HR-Teams auf viele unterschiedliche Arten unterstützen. Im Folgenden finden Sie praxisnahe Beispiele dafür, wie Unternehmen generative KI bereits erfolgreich im Personalwesen einsetzen.

Personalisierte Lerninhalte erstellen

Generative KI ermöglicht es, Lerninhalte an die individuellen Anforderungen jeder Person anzupassen. Schulungsmaterialien können auf vorhandene Kompetenzen, Fähigkeiten und bereits absolvierte Trainings abgestimmt werden.

So erhalten Mitarbeitende genau die Inhalte, die sie für ihre Rolle und ihre Weiterentwicklung benötigen.

Die generative KI im Lernmodul Engage erstellt Mini-Kurse innerhalb weniger Sekunden.

Sofortige Übersetzungen in mehrere Sprachen

Generative KI ermöglicht Unternehmen, Lerninhalte schnell in mehrere Sprachen zu übersetzen. Besonders für internationale oder verteilte Teams ist das ein großer Vorteil, da Mitarbeitende Lerninhalte in ihrer bevorzugten oder ihrer Muttersprache nutzen können.

Karrierepfade und Kompetenzmodelle entwickeln

Generative KI kann analysieren, wie sich Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens weiterentwickeln. Auf dieser Grundlage lassen sich beispielsweise Karrierepfade und Entwicklungsmodelle für unterschiedliche Jobfamilien entwerfen.

Darüber hinaus kann generative KI Kompetenzmodelle erstellen, die die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen für jede Rolle und jedes Erfahrungsniveau beschreiben. Dadurch entsteht eine einheitliche Grundlage für Recruiting, Performance Management und Personalentwicklung.

Feedback konstruktiver formulieren

Feedback kann schnell kritisch oder verletzend wirken. Manchen Führungskräften fällt es schwer, ihre Gedanken klar und wertschätzend zu formulieren.

Generative KI unterstützt dabei, Feedback konstruktiver und konkreter zu formulieren.

Die passenden Lösungen liefern nicht nur Empfehlungen für eine wirkungsvolle Feedbackkultur, sondern helfen auch dabei, vorhandene Formulierungen verständlicher, respektvoller und handlungsorientierter zu formulieren.

Performance- und Feedbackanalysen

Leistungsbeurteilungen und die Auswertung von Feedback erfordern weiterhin menschliches Urteilsvermögen und Empathie. Schließlich spielen sie eine zentrale Rolle für die Entwicklung von Mitarbeitenden. Führungskräfte tragen die Verantwortung dafür, Leistungen fair zu bewerten und konstruktives Feedback zu geben.

Bryan Hancock, Partner bei McKinsey & Company, berichtet beispielsweise, dass er generative KI nicht für die eigentliche Leistungsbewertung einsetzt.

Stattdessen nutzt er generative KI, um ausführliche Feedbacktexte auszuwerten. Die KI analysiert die Inhalte anhand zuvor definierter Kriterien und erstellt eine erste strukturierte Zusammenfassung.

Generative KI liefert Führungskräften dadurch schneller einen ersten Entwurf für die Leistungsbeurteilung. Die KI fasst relevante Informationen übersichtlich zusammen und unterstützt dabei, Entwicklungen sowie mögliche Potenziale zu erkennen.

So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe: Gespräche mit Mitarbeitenden zu führen, individuelles Coaching anzubieten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Engage, das Lernmodul von Deel, unterstützt Führungskräfte dabei, Feedback zu einzelnen Mitarbeitenden zusammenzufassen. Diese Zusammenfassungen geben einen Überblick über Stärken, Entwicklungsfelder und mögliche nächste Schritte für die weitere Entwicklung.

Stellenanzeigen und Interviewfragen erstellen

Einer der bekanntesten Anwendungsfälle für generative KI im Personalwesen ist die Entwicklung von Stellenanzeigen und Interviewfragen.

Da inzwischen viele Unternehmen dafür generative KI nutzen, besteht allerdings das Risiko, dass Inhalte austauschbar oder unauthentisch wirken. Die folgenden Empfehlungen helfen dabei, dies zu vermeiden:

1. Mit eigenen Werten und Standards beginnen: Nutzen Sie bestehende Stellenanzeigen oder Interview-Leitfäden als Grundlage. Ergänzen Sie außerdem Informationen zu Tonalität, Stil und gewünschter Struktur, damit die Ergebnisse zu Ihrer Arbeitgebermarke passen.
2. Möglichst präzise formulieren: Ein Prompt wie „Erstelle eine Stellenanzeige für Senior Web Developer“ liefert meist nur allgemeine Ergebnisse. Beschreiben Sie stattdessen möglichst genau, welche Fähigkeiten, Anforderungen und Rahmenbedingungen wichtig sind. Ebenso hilfreich ist es zu definieren, was ausdrücklich nicht im Ergebnis enthalten sein soll.
3. Varianten testen: Generative KI erstellt innerhalb kurzer Zeit mehrere Entwürfe. Nutzen Sie diese Möglichkeit, verschiedene Varianten zu testen und herauszufinden, welche Inhalte bei Bewerber:innen die größte Wirkung erzielen.

Das Team von Arc geht noch einen Schritt weiter und nutzt generative KI, um Nachrichten für die Direktansprache potenzieller Kandidat:innen auf LinkedIn zu erstellen. Cynthia Bolasina, Lead Talent Partner bei Arc, verwendet beispielsweise ChatGPT, um auf Grundlage bestehender Stellenanzeigen passende Kandidat:innen auf LinkedIn zu identifizieren.

Folgenden Prompt nutzt sie dafür:

Anschließend verwendet Cynthia die generierten Vorlagen als Grundlage für ihre Recruiting-Kommunikation.

Amanda Halle, Gründerin von Mindful Growth Partners, hat außerdem einen Prompt mit uns geteilt, den sie für Feedbackgespräche mit Mitarbeitenden empfiehlt:

Chatbots für häufige Fragen

Generative KI in Form von Chatbots eignet sich hervorragend, um häufig gestellte Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten – insbesondere solche, die beim Recruiting oder während des Onboardings immer wieder auftreten. Neue Teammitglieder erhalten dadurch schneller Antworten und finden sich leichter im Unternehmen zurecht.

Den persönlichen Kontakt sollten Unternehmen im Onboarding jedoch nicht ersetzen. Ein Onboarding-Buddy oder eine feste Ansprechperson gehört weiterhin zu den bewährten Methoden für eine erfolgreiche Einarbeitung.

Auch wenn Führungskräfte nicht jeden Schritt eines Onboardings persönlich begleiten können, bleibt der direkte Austausch mit Menschen unverzichtbar. Er erleichtert die Integration ins Team, vermittelt wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und gibt neuen Mitarbeitenden Sicherheit für ihre zukünftige Zusammenarbeit.

Risiken generativer KI im Personalwesen

Generative KI bietet viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Im Folgenden zeigen wir drei zentrale Risiken beim Einsatz von generativer KI im Personalwesen und erläutern, wie Sie diese vermeiden können.

Zu starke Abhängigkeit von bestehenden Inhalten

Ein häufiger Kritikpunkt an generativer KI ist, dass sie auf bereits vorhandenen Inhalten basiert. Wenn Sie beispielsweise eine Stellenbeschreibung für eine bestimmte Position erstellen lassen, greift das KI-Tool meist auf Millionen bereits veröffentlichter Stellenanzeigen zurück. Aufgaben, erforderliche Kompetenzen und Qualifikationen orientieren sich daher häufig an bestehenden Vorlagen. Dadurch entstehen Stellenanzeigen, die sich kaum von anderen unterscheiden und selten neue Anforderungen oder Kompetenzen berücksichtigen.

Wie lässt sich dieses Problem vermeiden? Wenn Sie sich von anderen Arbeitgebern abheben möchten, sollte generative KI nur der Ausgangspunkt sein.

Lassen Sie zunächst einen Entwurf erstellen und ergänzen Sie ihn anschließend um die Besonderheiten Ihrer Organisation. Dazu gehören beispielsweise spezifische Aufgaben, neue oder zukunftsrelevante Kompetenzen sowie individuelle Benefits, die Ihr Unternehmen auszeichnen.

Verzerrungen in Stellenanzeigen

Eine Studie zeigt, dass mit ChatGPT erstellte Stellenanzeigen rund 40 % häufiger (Englisch) voreingenommene Formulierungen enthalten als von Menschen verfasste Anzeigen. Dazu erklärt Jihane Kamil, ehemalige Head of Data Science bei Develop Diverse:

Jihane Kamil betont außerdem, dass KI zwar viele Aufgaben automatisieren kann, beim Erstellen von Stellenanzeigen jedoch mit Bedacht eingesetzt werden sollte:

Rechtliche Risiken

Wenn Sie generative KI in HR-Prozessen einsetzen, sollten Sie rechtliche Fragestellungen frühzeitig mit Ihrer Rechtsabteilung oder externen Rechtsberatung abstimmen. Denn auch wenn Inhalte oder Prozesse mithilfe von KI erstellt werden, bleibt Ihr Unternehmen für deren Auswirkungen verantwortlich – insbesondere dann, wenn sie Mitarbeitende, Bewerber:innen, Kund:innen oder andere Stakeholder betreffen.

Eine rechtliche Prüfung hilft dabei, potenziell fehlerhafte oder unzulässige Inhalte frühzeitig zu erkennen und den Einsatz von KI an die geltenden gesetzlichen Anforderungen anzupassen.

Wenn Sie generative KI im Personalwesen strategisch und verantwortungsvoll einsetzen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden zu KI im globalen Personalwesen praktische Empfehlungen, Anwendungsbeispiele und Best Practices für den erfolgreichen Einsatz.

Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit Deel

Minimieren Sie potenzielle Risiken beim Einsatz von generativer KI im Personalwesen – mit einer Lösung, die intelligente Automatisierung mit menschlicher Expertise verbindet und den Menschen in den Mittelpunkt stellt.

Engage, die KI-gestützte Talent-Management-Lösung von Deel, unterstützt HR-Teams dabei, Personalprozesse effizienter zu gestalten:

• Erstellung von Schulungs- und Onboarding-Inhalten deutlich beschleunigen
• Karrierepfade und Kompetenzmodelle effizient entwickeln, ohne monatelangen manuellen Aufwand
• Mitarbeitende dabei unterstützen, konstruktiveres und hilfreicheres Feedback zu geben
• KI-gestützte Zusammenfassungen von Feedback erstellen, die die wichtigsten Stärken und Entwicklungspotenziale jeder bewerteten Person hervorheben

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