Guía definitiva del teletrabajo: adecúa tu espacio

En 2020, la cantidad de personas que hicieron la transición al trabajo remoto aumentó drásticamente. Si bien la pandemia tuvo un impacto significativo en las últimas estadísticas, esta tendencia no es noticia. Durante la última década, el número de trabajadores remotos ha crecido un 91%, lo cual es bastante impresionante.

Si tu palabra del año fue "remotamente", no estás solo. Ya sea que hayas hecho la transición de una oficina a tu hogar o que tengas nuevas responsabilidades como líder de equipo que administra un equipo remoto, esta checklist puede ser precisamente lo que necesitas.

Este te guiará a través de los tipos de trabajo más populares que puedes hacer desde casa, las industrias con más oportunidades de trabajo remoto y las preocupaciones más comunes que tienen las empresas durante la transición. También aprenderás cómo garantizar la máxima productividad mientras trabajas desde casa y cómo lidiar con los posibles desafíos que conlleva este tipo de trabajo.

Transición de la oficina tradicional a la oficina en casa en el teletrabajo

Todos queremos hacer la transición del entorno de oficina tradicional al trabajo desde casa de la mejor manera posible. Los empleadores no quieren que sus clientes sientan turbulencias internas, mientras que los trabajadores se preguntan cómo afectará el nuevo lugar de trabajo a su concentración y productividad. Afortunadamente, hay muchas cosas que puedes hacer para asegurarte de que todos se beneficien del trabajo remoto.

Establecer expectativas del teletrabajo

El hecho de no tener un supervisor cerca no significa que las personas no necesiten al menos algunas reglas básicas que los guíen. Los trabajadores deben tener horarios precisos y seguir pautas sencillas, aunque la flexibilidad puede ayudarlos a adaptarse al nuevo entorno laboral.

Una checklist de trabajo desde casa puede ayudar a los equipos a colaborar, cumplir con los plazos y mantenerse al día durante el período que no están juntos en la oficina. La clave es que todos saben lo que se espera que hagan diariamente, semanalmente y mensualmente.

Además, decide cómo te comunicarás, realizarás reuniones, asignarás y entregarás proyectos. Hay muchas herramientas populares como Microsoft Teams, Slack, Asana y otras que te permiten administrar tus proyectos sin problemas. Todos deben saber el tiempo de respuesta esperado o la frecuencia con la que deben revisar sus bandejas de entrada.

Sin embargo, trabajar desde casa a veces puede conducir a un exceso de trabajo, ya que es un desafío establecer límites claros entre las horas de trabajo y la vida personal. Los trabajadores remotos deben saber que no necesitan estar disponibles las 24 horas del día solo porque están trabajando desde la comodidad de su hogar.

Tampoco olvides el aspecto de la seguridad. Si las personas que trabajan desde casa necesitan manejar información confidencial sobre la empresa, deben asegurarse de que sean los únicos que usen su computadora. Una alternativa es proteger todos los datos de la empresa con contraseñas seguras, una VPN y autenticación de dos factores.

Problemas de seguridad y salud

Cuando estás en la oficina, estás cubierto por las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Las reglas no se aplican cuando trabajas desde casa, aunque el empleador aún puede ser responsable de la seguridad de sus trabajadores remotos.

Un empleador debe asegurarse de que el equipo y los materiales proporcionados al trabajador remoto no presenten fallas y no representen un riesgo para su salud. Si el trabajador no ha estado usando cierto equipo antes, entonces debe recibir instrucciones claras sobre el manejo de este. También es responsabilidad del empleador asegurarse de que sus trabajadores puedan hacer su trabajo en condiciones óptimas, incluida la iluminación, la temperatura ambiente, los riesgos potenciales de caídas o incendios, y más.

Por otro lado, la salud mental en el lugar de trabajo es un tema que se ha abordado de manera frecuente en los últimos meses. Para evitar las desventajas de estar aislado de sus equipos, las personas que trabajan desde casa deben recibir suficiente apoyo y oportunidades para tener videollamadas con sus colegas y así mantener una comunicación regular.

Montar una oficina en casa

Establecer una oficina en casa debe ser un esfuerzo conjunto tanto del trabajador como de la empresa. Para garantizar el mejor resultado posible, la condición número uno es tener un espacio de trabajo cómodo y motivador.

Una conexión a Internet estable es un requisito previo fundamental, ya que te permite tener videollamadas sin interrupciones y colaborar sin problemas en tiempo real. Puedes realizar una prueba de velocidad antes de mudarte a tu oficina en casa si no estás seguro de que tu Internet pueda soportarlo. Unos audífonos de calidad también garantizará un teletrabajo sin distracciones cuando necesites un enfoque absoluto. Tu cámara web debe proporcionar una imagen lo suficientemente buena para que puedas ver claramente a las personas al otro lado de la pantalla.

En caso de que utilices dos monitores o equipos más robustos o exigentes en tu oficina, el empleador debe dártelos durante el período de teletrabajo.

Otra cosa en tu checklist debe ser garantizar la ergonomía. Puede parecer irrelevante, pero ¿puedes decir con seguridad cuánto tiempo estarás trabajando desde casa? Pueden pasar meses, por lo que es fundamental contar con un escritorio y una silla de oficina con un buen respaldo. También puedes pensar en un mouse y un teclado ergonómicos.

Tu oficina en casa debe tener suficiente luz natural, una señal de Internet fuerte y tomas de corriente disponibles para que puedas conectar diferentes dispositivos. Además, trata de minimizar la cantidad de posibles distractores en la habitación que elijas para trabajar. Ten en cuenta que a menudo tendrás videoconferencias con tus colegas o clientes, así que asegúrate de tener un fondo apropiado para tus llamadas de Zoom.

Mejora tu productividad cuando trabajes desde casa con estos trucos

Elimina los distractores

Te sorprenderá que incluso el polvo en la encimera pueda distraerte. Trata de terminar las tareas antes de comenzar a trabajar y asegúrate de que ningún dispositivo, como tu televisor, esté a la vista mientras trabajas. Deshabilita las notificaciones de tus redes sociales y usa diferentes técnicas para mantener el enfoque. El bloqueo de tiempo o la técnica Pomodoro pueden ayudarte.

Asegúrate de "salir del trabajo"

Cuando estás en casa todo el día, la línea entre el trabajo y el tiempo personal puede volverse borrosa. Asegúrate de introducir un ritual que marcará el final de tus horas de trabajo. De esa manera, sabrás que tu jornada laboral ha terminado. Desconéctate, apaga tu computadora, reproduce un poco de música, cámbiate a ropa más cómoda, cualquier cosa que ayude a tu cerebro a relajarse y salir del modo de trabajo.

Quítate la pijama

Cuidar tu salud mental es tan crucial como mantenerte al tanto de tus tareas relacionadas con el trabajo. Es fácil pasar todo el día en pijama, pero debido a la falta de interacción social que normalmente tendrías en el trabajo, debes encontrar una manera de compensarlo. Programa reuniones periódicas y citas para tomar café con tus amigos, pasa tiempo con tu familia, báñate y vístete para el trabajo como si fueras a la oficina todos los días.

Cuidado con la procrastinación

Puede parecerte que tienes más tiempo que antes para hacer el trabajo, pero puedes terminar perdiendo los plazos si no luchas contra la procrastinación. El tiempo pasa rápido y es posible que ni siquiera lo notes, así que asegúrate de cumplir con tu horario y trabajar de manera enfocada durante este tiempo, incluso si este es flexible.

Obtén equipos confiables

El equipo poco confiable no solo estropea tus planes y proyectos, sino que también puede ser un peligro potencial y un riesgo para la salud. Trabaja junto con tu empleador para asegurarte de que el equipo que te han dado funcione bien y sea seguro de usar. Aprende a usar cualquier dispositivo nuevo antes de comenzar a usarlo. Si hay signos de mal funcionamiento, infórmale a tu empleador de inmediato.

Cuida tu salud

Asegúrate de tener un ambiente privado y cómodo para trabajar. De esa manera, evitarás el estrés y no sufrirás dolores de espalda y otros problemas físicos que pueden surgir cuando pasas todo el día sentado.

Pídele a tu familia que respete tus horas de trabajo y no interrumpa tu enfoque o tus reuniones, y dedica suficiente tiempo para estar con ellos porque eso te dará la energía para dar lo mejor de sí en el trabajo.

Cómo administrar un equipo remoto de manera eficiente

Mantén la disciplina

Dado que no estás allí para monitorear a tu equipo, debes asegurarte de que la disciplina de trabajo sea la adecuada. Eso no significa que deban avisarte cada vez que dejen sus escritorios para ir al baño, pero haz seguimiento de vez en cuando para ver cómo van los proyectos y si tus trabajadores necesitan consejos o ayuda. Establece una política clara de trabajo remoto que todos puedan seguir.

Da suficiente apoyo y confía en los miembros de tu equipo

De la misma manera que tus compañeros de trabajo necesitan disciplina, también pueden necesitar apoyo. Ten en cuenta que no todos estarán encantados de trabajar desde casa. Algunos trabajadores remotos pueden sentirse demasiado aislados, mientras que otros trabajan mejor cuando tienen a alguien cerca para pedirles un par de consejos cuando se quedan atascados.

Déjale muy claro a tu equipo que pueden comunicarse cada vez que tengan un problema que no puedan resolver de forma independiente. También puedes tratar de abstenerte de microgestionar y más bien mostrar a los miembros del equipo que confías en sus habilidades, incluso cuando no puedes verlos.

No dejes el team building de tu equipo remoto a un lado

No poder organizar una fiesta no significa que no puedas hacer actividades de formación de equipos en línea. Hay muchas maneras de mantener el team building si dejas volar tu imaginación. Ya sabes que "solo trabajo y nada de juego" generalmente no tiene resultados óptimos, y tu equipo remoto también necesita relajarse. Un poco de diversión no hará daño, así que asegúrese de que este punto esté en tu checklist.

Asegúrate de que tu mensaje sea claro

Cuando no puedes ver la cara de otra persona mientras te comunicas con ella, los malentendidos pueden ocurrir con más frecuencia de lo habitual. Es por eso que no existe la sobre comunicación cuando trabajas desde casa. No leas entre líneas ni asumas el tono de nadie: haz preguntas cuando no entiendas lo que un trabajador está tratando de decir. Anima a tu equipo a hacer lo mismo. Incluso los emojis servirán cuando no puedas ver las expresiones faciales y los gestos de otra persona.

Aprovecha el teletrabajo

El trabajo a distancia te brinda oportunidades con las que quizás ni siquiera habías soñado hace un par de años. Hay muchas maneras de construir tu carrera aún teletrabajando, y cada día más empresas reconocen los beneficios de contratar trabajadores remotos. Las estadísticas han demostrado que las personas que trabajan desde casa pueden alcanzar niveles de productividad más altos y sentirse más felices con su lugar de trabajo.

Una empresa por mas pequeña o grande que sea, solo puede prosperar si los trabajadores se sienten contentos y seguros.

Con suerte, esta checklist te servirá como guía para una transición exitosa al trabajo remoto y te ayudará a alcanzar tus objetivos en el camino.