6 conseils pour choisir un employer of record (EOR)

Les entreprises ont bien compris l’intérêt d’embaucher à l’international. Mais pour ce qui est des formalités administratives, quel casse-tête ! Pour une croissance au-delà de ses frontières, l’organisation pose des défis complexes, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer la paie, les avantages sociaux et les obligations fiscales dans un autre pays. L’employer of record est une solution idéale pour simplifier ce processus. Un EOR permet aux entreprises d’embaucher et de gérer des salariés à l’étranger sans devoir créer une entité légale sur place.

La différence principale entre une PEO (professional employer organization) et un EOR (employer of record) réside dans leur rôle et leur gestion des responsabilités. Une PEO fonctionne selon un modèle de co-emploi : l’entreprise garde le statut d’employeur officiel et partage certaines responsabilités avec le PEO, notamment en matière de ressources humaines et de paie. En revanche, un employer of record devient l’employeur légal à la place de l’entreprise dans le pays où le salarié est embauché. Avec un employer of record, l’entreprise n’a pas besoin de créer une entité juridique dans le pays d’accueil, ce qui simplifie la gestion de la conformité locale tout en permettant un contrôle direct sur les tâches du salarié.

Mais comment choisir le bon employer of record pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation ? Deel semble se classer parmi les meilleures solutions pour votre entreprise. Dans cet article, nous vous livrons les 6 conseils essentiels à connaître avant de faire votre choix.

1. Comprendre le rôle d’un EOR

Un employer of record joue un rôle central lorsqu’une entreprise souhaite embaucher des salariés dans un pays étranger sans devoir y établir une entité légale. Il agit comme employeur officiel des employés dans le pays cible, mais la gestion quotidienne des missions et des performances reste l’apanage de l’entreprise cliente. Le rôle d’un employer of record couvre plusieurs aspects, comme la paie, la conformité juridique, et la gestion des avantages sociaux, permettant ainsi à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale sans se soucier des complexités administratives locales.

Prenons l’exemple d’une entreprise américaine souhaitant embaucher un développeur logiciel en France. Plutôt que de créer une filiale ou une entité légale en France, l’entreprise fait appel à un EOR. L’EOR basé en France s’occupe de toutes les obligations légales : il établit un contrat de travail conforme à la législation française, gère les cotisations sociales, la paie, et s’assure que l’employé bénéficie des congés payés et autres avantages sociaux conformément aux lois locales. L’entreprise américaine n’a pas besoin de se préoccuper des spécificités du droit du travail français, tout en profitant des compétences locales.

2. Vérifiez l’expertise juridique et la conformité

Recourir à un employeur de référence (EOR) présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment dans le cadre d’une expansion à l’international. L’EOR permet non seulement de simplifier le processus d’embauche dans un pays étranger, mais aussi d’assurer la conformité légale, de réduire les coûts liés à l’établissement d’entités locales, et d’accélérer la mise en œuvre des projets d’expansion. Voici les principaux avantages offerts par un EOR.

Simplification de l’expansion internationale.

Embaucher à l’international sans devoir créer une entité légale dans chaque pays est indéniablement un avantage. Cette solution permet aux entreprises d’explorer de nouveaux marchés rapidement et avec un minimum de formalités administratives. Il est possible de recruter des talents locaux en toute conformité, tout en évitant les lourdeurs administratives liées à la création et à la gestion d’une filiale.

Conformité légale assurée

L’employer of record se charge de garantir que l’entreprise respecte toutes les lois locales en matière d’emploi. Cela inclut la rédaction des contrats de travail conformes à la législation locale, la gestion des cotisations sociales, le respect des conditions de travail, et le paiement des taxes et impôts associés à l’emploi. Grâce à son expertise des lois locales, l’EOR réduit les risques de sanctions légales ou d’amendes pour non-conformité.

Réduction des coûts

Créer une entité juridique dans un pays étranger est un processus coûteux et complexe. Outre les frais liés à l’enregistrement de l’entité, il faut également prévoir les coûts de gestion des ressources humaines, des salaires, des impôts, et des formalités administratives. L’employer of record permet de contourner ces coûts en prenant en charge la gestion des employés dans le pays cible, ce qui réduit considérablement les dépenses globales à l’embauche.

Flexibilité dans la gestion des effectifs

Avec un employer of record les entreprises bénéficient d’une plus grande flexibilité pour ajuster leur masse salariale en fonction des besoins de leurs projets. C’est particulièrement utile dans le cadre de projets temporaires ou de tests de nouveaux marchés. Si l’entreprise décide finalement de ne pas s’implanter définitivement dans un pays, elle peut facilement cesser la collaboration avec l’employer of record sans les complications liées à la fermeture d’une entité légale.

Gestion simplifiée de la paie et des avantages sociaux

L’employer of record prend en charge la gestion des salaires, des avantages sociaux, et des impôts, garantissant que les employés sont payés dans la devise locale et conformément aux lois du pays. Cela simplifie considérablement la gestion de la paie pour les entreprises, surtout lorsqu’elles embauchent dans plusieurs pays, avec des systèmes fiscaux et juridiques différents à chaque fois.

Par exemple, une entreprise britannique de services financiers souhaite élargir son activité en Allemagne. Au lieu d’ouvrir une filiale allemande, ce qui impliquerait un processus long et coûteux, elle choisit de collaborer avec un employer of record. Ce dernier s’assure que tous les employés recrutés en Allemagne bénéficient de contrats de travail conformes aux lois allemandes, tout en gérant leurs cotisations sociales et leur paie dans la devise locale. L’entreprise britannique peut ainsi se concentrer sur la gestion de ses projets et sur l’évaluation du marché allemand, sans se soucier des aspects juridiques et administratifs locaux. Grâce à l’employer of record, l’expansion de l’entreprise est rapide et cette dernière peut ajuster ses effectifs en fonction de ses besoins en Allemagne.

3. Moments-clés pour faire appel à un employer of record

Savoir quand faire appel à un employer of record est crucial pour maximiser son efficacité et ses avantages. L’employer of record est particulièrement utile dans certaines situations où la gestion administrative et juridique des employés à l’étranger pourrait s’avérer complexe ou coûteuse. Voici quelques moments clés où le recours à un employer of record est pertinent.

Expansion sur un nouveau marché

L’une des situations les plus évidentes pour recourir à un EOR est lors de l’expansion vers un nouveau pays. Si vous souhaitez tester un marché ou démarrer une activité sans avoir à créer immédiatement une entité légale, l’EOR permet de recruter des talents locaux tout en restant conforme à la législation. C’est une manière rapide et flexible de sonder un marché avant de s’y implanter définitivement.

Gestion d’employés à distance

Avec la montée en puissance du télétravail, de nombreuses entreprises embauchent des salariés dans différents pays sans pour autant disposer de bureaux dans les pays en question. Un employer of record permet de gérer ces employés à distance, en s’assurant que toutes les obligations légales (contrats, salaires, avantages sociaux, impôts) sont respectées dans le pays de résidence de l’employé.

Optimisation des coûts

L’ouverture d’une entité légale dans un pays étranger est coûteuse, surtout si le volume d’employés est faible ou si la présence dans ce pays est temporaire. Un employer of record fait en sorte de réduire les coûts liés à l’implantation d’une filiale tout en assurant une gestion fluide des employés.

Déplacements temporaires d’employés

Dans certains cas, des employés doivent être délocalisés temporairement pour un projet à l’étranger. Utiliser un employer of record pour gérer leur statut légal, leur visa de travail, et leurs obligations fiscales est une solution rapide et efficace.

Par exemple, admettons qu’une entreprise de marketing basée au Canada souhaite s’implanter en Asie du Sud-Est. Plutôt que d’ouvrir des bureaux dans chaque pays de la région (comme Singapour et la Malaisie), l’entreprise fait appel à un employer of record pour recruter et gérer toute la partie administrative et RH de ses équipes locales. En quelques semaines, l’entreprise peut créer des équipes et gérer des employés dans différents pays tout en respectant les lois locales, sans les contraintes liées à la création de filiales. Et ceci s’applique également à la gestion de la paie et des avantages sociaux pour les employés.

4. Gestion de la paie et des avantages sociaux

L’un des principaux avantages d’un employer of record est la gestion de la paie et des avantages sociaux de vos salariés. Assurez-vous que l’employer of record est capable de gérer ces aspects en fonction des réglementations locales : gestion des devises, cotisations sociales, fiches de paie conformes aux normes, etc. Il est également important de vérifier si l’employer of record propose une interface digitale intuitive pour suivre la paie et les avantages sociaux en temps réel.

La gestion de la paie et des avantages sociaux est l’une des tâches les plus complexes lorsqu’une entreprise s’implante à l’international ou embauche des employés dans plusieurs pays. Chaque pays a ses propres règles en matière de législation sociale, de fiscalité et de droits des salariés, et il peut être difficile pour une entreprise de suivre toutes ces spécificités. C’est là qu’intervient un employer of record qui prend en charge ces tâches, permettant ainsi à l’entreprise de rester concentrée sur ses objectifs stratégiques.

Prenons l’exemple d’une entreprise française qui décide d’embaucher des employés aux États-Unis, en Allemagne et au Brésil. Chaque pays a des règles différentes en matière de taxes, d’avantages sociaux et de retenues sur salaire. Plutôt que de recruter une équipe d’experts en fiscalité et droit du travail dans chacun de ces pays, l’entreprise fait appel à un employer of record. Celui-ci assure la conformité des fiches de paie, s’occupe des virements dans les devises locales, et met en place des plans de santé et de retraite adaptés à chaque pays. Cela permet à l’entreprise de gérer efficacement sa paie internationale sans avoir à maîtriser la complexité de chaque pays.

Au-delà de cette gestion facilitée, un autre avantage ressort de l’utilisation d’un employer of record  : le prix.

5. Coûts et transparence tarifaire

Le coût est un critère décisif dans le choix d’un employer of record. Assurez-vous que la grille tarifaire soit claire et transparente, sans frais cachés. De manière générale, les employer of record facturent des frais par salarié ou un pourcentage de la masse salariale. Il est donc important de comparer les différentes offres et de vérifier que l’employer of record choisi est compatible avec votre budget tout en offrant un excellent rapport qualité-prix. Privilégiez un employer of record dont les coûts sont fixes, prévisibles, ce qui facilitera la gestion de vos finances.

Avec Deel, vous bénéficiez d’une tarification transparente et équitable qui évolue avec votre entreprise. Vous pouvez choisir une formule qui regroupe tous les services dont vous avez besoin, que ce soit en matière de conformité, de paie ou d’embauche d’indépendants.

6. Flexibilité et personnalisation des services avec Deel

Chaque entreprise a des besoins spécifiques, et votre employer of record doit être capable de s’adapter à ces particularités. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de personnaliser certains aspects de la gestion des ressources humaines ou de la paie. Privilégiez un employer of record capable d’offrir des services sur-mesure, adaptés à votre secteur d’activité et à vos ambitions d’expansion. Des employer of record comme Deel proposent des services flexibles qui permettent de personnaliser vos contrats de travail et de garantir une parfaite conformité avec la législation locale.

Certaines entreprises n’ont pas besoin du full package. Deel vous permet d’avoir le choix de pousser certains curseurs et de laisser de côté certains services pour vous concentrer sur ceux dont vous avez strictement besoin.

Avec Deel :

• recrutez qui vous voulez, où vous voulez, en salarié et en freelance ;
• bénéficiez d’une consolidation des opérations RH ;
• automatisez d’administratif lié à la paie grâce aux plug-ins RH ;
• augmentez la satisfaction de vos équipes avec la gestion des avantages sociaux, des équipements en remote, etc. ;
• développez rapidement votre entreprise sur d’autres marchés avec la sécurité de pouvoir compter sur un partenaire EOR fiable ;
• aidez des membres de vos équipes à s’expatrier.

Le choix d’un employer of record est une décision stratégique pour votre entreprise si vous souhaitez vous implanter à l’international. En suivant ces 6 conseils, vous serez en mesure de sélectionner un partenaire qui répond à vos besoins spécifiques en matière de conformité, de gestion de la paie, et de recrutement des meilleurs talents pour votre expansion mondiale. Deel, en tant que leader sur le marché des solutions d’EOR, simplifie ces démarches et vous permet d’embaucher des talents à l’échelle mondiale tout en vous assurant une parfaite conformité légale et administrative. Si vous êtes prêt à franchir le pas du développement à l’échelle internationale, les services de Deel vous offrent une solution clé en main.

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