Comment rédiger une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document essentiel pour toute entreprise cherchant à structurer efficacement ses ressources humaines. Que vous soyez une PME ou une multinationale, ce guide détaillé vous aidera à rédiger une fiche de poste claire, complète et adaptée aux besoins de votre organisation.

En vous appuyant sur les bonnes pratiques et en centralisant vos fiches de poste sur un outil comme Deel, vous pouvez garantir une conformité et une efficacité optimales, même pour vos équipes à l’international.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

Une fiche de poste est un document RH qui décrit les missions, compétences et responsabilités propres à chaque poste. Plus qu’un simple document administratif, c’est un outil rh clé pour les processus de recrutement ou d’entretiens annuels d’évaluation menés par les équipes des ressources humaines.

Une fiche de poste bien structurée doit ainsi expliquer clairement les missions principales du poste, en définissant des actions concrètes que le collaborateur devra mener pour atteindre ses objectifs, les compétences nécessaires pour réussir dans cette fonction et le degré d’autonomie et de responsabilités que le poste demande, ainsi que la chaîne hiérarchique.

Bien rédigé, ce document permet de structurer le travail, de clarifier les attentes et d’offrir un cadre de développement clair et motivant pour tous vos collaborateurs.

Fiche de poste ou fiche de fonction : quelles différences ?

La fiche de poste n’est pas à confondre avec une fiche de fonction, qui décrit les missions génériques et les compétences propres à un métier.

Concrètement, la fiche de fonction, ou fiche métier, est utile pour décrire un métier, à un étudiant ou à un autre collaborateur, pour les aider à comprendre les différentes missions que tel ou tel poste peut avoir. La fiche de poste, quant à elle, est plus spécifique et adaptée à la mise en situation du poste au sein de l’entreprise.

Pourquoi rédiger une fiche de poste ?

Rédiger une fiche de poste claire est une étape clé dans la gestion des ressources humaines.

En effet, ce document n’est pas utile que pour le recrutement; il permet d’organiser et de structurer l’organisation du travail de vos collaborateurs en définissant explicitement et sans équivoque les missions et les responsabilités attendues. Chaque poste de travail a sa propre fiche de poste, ce qui évite toute ambiguïté et permet de réduire les dédoublements de responsabilités.

Par exemple, la rédaction de la fiche de poste d’un commercial terrain pourra indiquer clairement des missions comme la prospection de nouveaux clients sur un territoire défini, la négociation des contrats et le suivi de comptes existants. Cela permet d’éviter de confondre le périmètre de ses responsabilités avec celle d’un “Key Account Manager”, dont le profil de poste peut être plus tourné vers l’accompagnement client et le support.

Une bonne fiche de poste est aussi un bon outil de communication interne, notamment inter-hiérarchique. En effet, plus les missions du poste sont explicites, et le rôle de chaque collaborateur bien encadré, plus la coordination dans les équipes sera fluide.

Une autre fonction clé d’une fiche de poste réussie est de faciliter le recrutement et l’intégration. Ce document permet au recruteur de cibler le candidat idéal, tant en termes de compétences professionnelles que de savoir-faire et d’expérience professionnelle. C’est une feuille de route essentielle pour tout processus de recrutement, depuis l’entretien d’embauche jusqu’à l’onboarding et à l'évaluation des compétences techniques de votre nouveau salarié.

De plus, si, après embauche, vous vous rendez compte que les compétences de votre nouveau salarié ne correspondent pas à celles décrites sur son CV ou au contenu de la fiche de poste, vous pouvez vous référer au document pour soit rectifier le tir, à l’aide de formations internes et de modules de microlearning, soit pour enclencher un processus d’offboarding.

Les éléments essentiels à inclure dans une fiche de poste

Une fiche de poste claire et exhaustive devrait idéalement comporter les éléments suivants :

• Intitulé du poste : évitez les ambiguïtés et indiquez un titre clair, précis et facile à traduire dans plusieurs langues si vous êtes une entreprise internationale.
• Position hiérarchique : indiquez le supérieur hiérarchique direct ainsi que les relations fonctionnelles avec d’autres services demandés dans le poste.
• Description des missions principales : décrivez explicitement, à l’aide de bullet points si nécessaire, les objectifs du poste et les KPI, s’il y en a. Il faut fournir la vision la plus exhaustive possible des responsabilités et des objectifs stratégiques du poste.
• Tâches du poste : décrivez les actions concrètes que le titulaire du poste devra réaliser pour atteindre ses objectifs.
• Compétences requises : vous pouvez diviser ces compétences en trois catégories : les compétences techniques (outils, méthodes, logiciels), les compétences comportementales (les qualités personnelles qui favorisent l’efficacité dans le poste (par exemple, autonomie, rigueur) et le savoir-être et les capacités relationnelles nécessaires pour s’intégrer dans l’équipe et la culture de l’entreprise.
• Les conditions et l’environnement de travail : décrivez au mieux les spécificités du poste, comme le lieu de travail, si vous autorisez du télétravail ou du travail à distance, les horaires ou des contraintes spécifiques.
• Les moyens et ressources à disposition du poste : budget, matériel, logiciel, et autres ressources spécifiques au poste.
• Les indicateurs de performance : quels sont les critères de réussite sur ce poste ? Soyez le plus objectif et exhaustif possible.

Les bonnes pratiques de la rédaction d’une fiche de poste efficace

Tout d'abord, veillez à utiliser un format clair et structuré. Celui-ci doit reprendre tous les éléments cités plus haut de façon très lisible. N’hésitez pas à faire des listes, à structurer votre fiche à l’aide de bullet points, de séparateurs de texte, de mots surlignés ou en gras et à structurer les informations en différentes rubriques.

Évitez les formulations trop vagues ou génériques. L’idée est qu’une fiche de poste doit être lisible sur un bulletin numérique, une page LinkedIn, des réseaux sociaux ou sur votre site internet et être claire et compréhensible pour se démarquer d’autres offres d’emploi. Utilisez des verbes d’actions et soyez direct et engagé dans votre ton de voix.

Vous pouvez aussi choisir de prioriser les tâches et les missions pour assurer encore plus de clarté à la lecture. Mettez en avant les objectifs principaux du poste, ce qui aidera non seulement les collaborateurs à se concentrer sur les éléments importants, mais aussi les équipes RH et les supérieurs hiérarchiques lors d’entretiens professionnels ou annuels, pour évaluer les performances requises.

Pensez à mettre à jour régulièrement la fiche de poste, en fonction des changements organisationnels ou des évolutions du marché, et rendez-la facile à partager. Elle peut être intégrée dans le manuel RH ou sur un outil de gestion interne accessible à tous, pas qu’aux responsables RH.

Enfin, pensez à adapter votre fiche de poste aux spécificités de votre entreprise, notamment si vous recrutez à l’international. Il vous faudra alors traduire les documents nécessaires pour faciliter la compréhension des missions par tous et vous assurer que le document prend en compte les attentes culturelles et les régulations légales de chaque pays.

Assurez la conformité et la cohérence de vos fiches de poste avec Deel

Véritable couteau suisse RH pour vos équipes à l’international, Deel vous assure de rester en parfaite conformité, que vous embauchiez un salarié en France ou à l’étranger.

Deel vous permet de centraliser les documents RH, comme les fiches de postes et les contrats de travail, sur une seule plateforme, pour faciliter l’accès et le suivi en temps réel des informations de vos collaborateurs, même dans des structures internationales complexes.

Deel automatise et gère aussi pour votre entreprise l’ensemble des mises à jour nécessaires pour assurer la conformités aux législations locales. Vos équipes Rh peuvent alors se concentrer sur leur corps de métier, sans perdre de temps avec l’administratif.

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Modèle de fiche de poste

Voici un modèle de fiche de poste, à adapter en fonction des spécificités de votre entreprise et du type de contrat attendu.

Intitulé du poste
Indiquer le titre du poste, ex. : "Responsable Marketing Digital"

Département
Nom du service ou département d’affectation, ex. : "Service Marketing"

Rattachement hiérarchique
Rattachement au manager ou responsable direct, ex. : "Sous la responsabilité du Directeur Marketing"

1. Missions principales
Décrire les missions générales du poste

2. Activités et responsabilités clés
Lister les activités spécifiques du poste.

3. Compétences requises

• Compétences techniques
• Compétences relationnelles
• Compétences en gestion de projet

4. Conditions de travail

• Lieu
• Horaires

5. Moyens et ressources mis à disposition
Détail des ressources à disposition pour le poste