Tout savoir sur les KPI de recrutement à suivre comment les analyser

Avoir une bonne stratégie de recrutement est l’un des piliers des responsabilités RH d’une entreprise. Pour créer le meilleur système possible, et le garder fonctionnel tout au long de l’évolution de l’entreprise, l’idéal est d’analyser certains indicateurs clés, ou KPIS, tels que le temps de recrutement, la qualité des embauches ou le nombre de CV reçus par vos équipes !

Dans notre guide, découvrez quels sont les indicateurs clés de performance essentiels au recrutement, pourquoi ils sont importants, comment les suivre et quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour optimiser vos embauches. De plus, en tant qu’EOR, Deel vous accompagne sur le recrutement des meilleurs talents dans plus de 150 pays, et ce, en parfaite conformité avec les lois du travail locales. C’est parti !

Qu’est-ce qu’un KPI ou indicateur clé de recrutement ?

Les KPI de recrutement désignent les données analysées par les équipes RH pour mesurer l’efficacité du processus d’embauche de l’entreprise. Suivre ces données, comme le nombre de CV reçus, le temps de chaque parcours d’embauche ou le taux de fidélisation post-onboarding, permet de repérer les points à améliorer pour créer une stratégie encore plus performante.

Quels sont les meilleurs KPI de recrutement à suivre pour améliorer les embauches ?

Techniquement, il n’existe pas de liste « idéale » de KPI à suivre et à analyser pour améliorer votre stratégie d’embauche. Tout dépend de la taille de votre entreprise, de son secteur, de vos moyens, du type de talent que vous voulez recruter… Néanmoins, voici une liste (non exhaustive) de certains des KPI les plus couramment utilisés.

Temps d’embauche et temps de recrutement

Si ces deux notions sont utilisées de façon interchangeable dans beaucoup d’entreprises, certaines équipes RH les divisent en deux catégories bien distinctes :

• Le temps d’embauche (time to hire), qui correspond à la durée entre la candidature ou l’identification d’un candidat et l’acceptation de l’offre.
• Le temps de recrutement (time to fill), qui mesure la durée totale entre l’ouverture d’un poste et son occupation effective.

Un récent rapport d’Ashby (Talent Trends Report 2025) révèle que le temps d’embauche et le temps de recrutement sont en train d’évoluer. En effet, 75 % des postes ouverts seraient pourvus en 60 jours ou moins ; les rôles administratifs ou commerciaux étant comblés en 50 jours, tandis que les postes techniques nécessitent environ 60 jours.

Le temps d’embauche, quant à lui, reste relativement stable, mais les recruteurs réaliseraient 40 % d’entretiens en plus par recrutement qu’en 2021 ! Une évolution marquée qui tend vers un recrutement plus complexe et une connaissance plus approfondie des candidats. L’ensemble du processus de recrutement s’en trouve donc ralenti.

Coût par recrutement

Le coût par recrutement désigne la somme de toutes les dépenses engagées pour recruter un collaborateur. Cela peut inclure les salaires de vos équipes RH, la commission du recruteur ou du job board, la vérification des antécédents, la licence d’outil RH servant à la gestion des candidatures, etc.

Suivre cet indicateur est particulièrement utile pour vos équipes RH, puisqu’il permet d’évaluer l’efficacité financière d’un parcours de recrutement.

La formule du calcul est simple :

• Coût par recrutement = Coût total du recrutement / nombre d’embauches.

Les coûts sont d’ailleurs répartis en plusieurs catégories :

• Coûts internes : salaires des recruteurs et du personnel RH, outils de gestion des candidatures (ATS, CRM), formations et temps consacré aux entretiens.
• Coûts externes : diffusion des offres d’emploi, recours à des cabinets de recrutement ou chasseurs de têtes, frais de vérification des références et des antécédents.
• Coûts d’intégration (onboarding) : plateformes de formation, accompagnement des nouvelles recrues et éventuelles primes de cooptation.

Optimiser ce coût passe par l’automatisation des tâches RH, l’amélioration des processus de sélection et l’optimisation des sources de candidatures.

Qualité des embauches

La qualité des embauches est un KPI qui va plus loin que le simple processus de recrutement : il évalue la valeur ajoutée des talents recrutés au sein de l’entreprise. Cela se passe après l’onboarding et une fois leur prise de poste terminée.

Vos équipes RH peuvent alors observer le recrutement d’un nouvel employé a permis d’améliorer la productivité ou d’autres KPI de performances de l’entreprise.

Suivre cet indicateur de performance vous aide à :

• **Réduire les coûts **: embaucher la bonne personne dès le départ évite les coûts liés aux recrutements ratés (turnover, nouvelles embauches, formations).
• Améliorer les performances : un collaborateur qualifié et bien intégré booste la productivité et la cohésion d’équipe.
• Optimiser le processus de recrutement : si la qualité des embauches est faible, cela peut révéler des failles dans la sélection des candidats (sourcing, évaluation des compétences, alignement avec les attentes du poste).

Obtenir des résultats fiables avec cet indicateur est un travail de longue haleine. Pour mesurer ce KPI de façon efficace, veillez à :

• Organiser des entretiens réguliers de performance : les retours des managers et des collègues permettent d’analyser l’impact du salarié sur son équipe et ses missions.
• Analyser le taux de rétention : si les nouvelles recrues s’intègrent à long terme dans votre entreprise, cela signale généralement une bonne qualité de recrutement
• Faire des bilans des périodes d’essai : celles-ci sont-elles souvent renouvelées par les managers ? Quelle est leur durée moyenne au sein des équipes ?

L’expérience candidat

Un autre indicateur clé est le retour d’expérience des candidats sur le processus de recrutement. En effet, ce type de stratégie va dans les deux sens et il est particulièrement utile de demander aux candidats leur ressenti concernant le parcours d’embauche. Se sont-ils sentis traités avec respect, le recrutement était-il ponctuel, rapide et efficace, selon eux ? Toutes ces questions peuvent en dire long sur votre stratégie de recrutement et l’attractivité de votre marque employeur sur le marché du travail.

Pour analyser l’expérience candidat, vous pouvez observer les critères suivants :

• Le score NPS (Net Promoter Score) : il évalue la probabilité qu’un candidat recommande votre entreprise après son processus de recrutement. Un score élevé indique une bonne expérience.
• Les avis sur les plateformes spécialisées : des sites comme Glassdoor ou Indeed permettent de recueillir des témoignages sur votre processus de recrutement.
• Des sondages : Qu’un employé soit recruté ou non au sein de votre entreprise, il appréciera peut-être de répondre à un sondage sur son expérience concernant votre processus d’embauche. Ses réponses peuvent ensuite servir de socle pour identifier d’éventuels problèmes ou points de friction.

Taux d’acceptation des offres d’embauches

Vous avez trouvé le candidat idéal, vous êtes désormais prêt à lui faire une offre et à l’accueillir au sein de votre entreprise. Félicitations ! Mais, encore faut-il que le candidat accepte l’offre, ce qu’il sera beaucoup moins enclin à faire s’il n’a pas été convaincu par le processus d’embauche.

Analyser ce KPI est donc extrêmement révélateur, non seulement de la qualité de votre offre (salaire, avantages sociaux, culture d’entreprise, etc.), mais aussi du ressenti concernant la stratégie de recrutement, qui peut grandement influencer la décision de rejoindre une entreprise ou non.

Le calcul de ce KPI est simple :

• Formule : (Nombre d’offres acceptées / Nombre d’offres envoyées) x 100

Un taux d’acceptation bas peut vouloir dire que l’offre n’est pas assez attractive ou que l’expérience candidat ne donne pas envie d’aller plus loin. Pour y remédier, il faut soigner son image employeur, proposer des conditions à la hauteur des attentes du marché, et surtout, rendre le recrutement plus fluide et agréable pour les candidats.

Efficacité des sources de recrutement

S’appuyer uniquement sur les canaux de recrutement classiques peut remplir votre pipeline de candidatures… mais pas forcément des bonnes. Par exemple, les job boards et les réseaux sociaux attirent beaucoup de candidats, mais ils ne génèrent pas toujours des embauches de qualité.

C’est pour cela qu’il est particulièrement utile de suivre de quelle source proviennent le plus de candidats qualifiés. Est-ce votre chasseur de têtes ? LinkedIn ? Des sites de recrutement, comme Welcome to the Jungle ?

Suivre l’efficacité de chaque canal de recrutement permet d’identifier ceux qui fonctionnent vraiment. Cela aide à mieux répartir le budget, à éliminer les sources inefficaces et à concentrer les efforts sur les canaux qui apportent les meilleurs talents. Un bon suivi passe souvent par un logiciel de gestion des candidatures, qui analyse d’où viennent les candidats et combien avancent réellement dans le processus d’embauche.

Pourquoi suivre les KPI de recrutement ?

Analyser des données sur toutes ces parties du processus de recrutement peut sembler chronophage, et parfois même inutile. Pourtant, c’est essentiel pour rationaliser votre stratégie d’embauche et les tâches quotidiennes de vos équipes RH !

Tout d’abord, cela permet de mesurer l’efficacité du processus. En suivant le temps d’embauche et les étapes de recrutement, vous identifiez les points de blocage et pouvez ajuster votre stratégie pour recruter plus rapidement.

Ensuite, c’est un excellent moyen de contrôler les coûts. En analysant les dépenses par canal de recrutement, vous repérez les investissements inutiles et optimisez votre budget. Par exemple, avez-vous vraiment besoin de faire six ou sept entretiens d’embauches ? Ou bien pouvez-vous vous limiter à trois ou quatre, pour certains postes, afin de libérer du temps pour vos équipes ?

Ces KPI peuvent aussi vous aider à améliorer la qualité du recrutement. Les candidats recrutés sont-ils adaptés à leur rôle ou avez-vous un taux de roulement important ? Vos nouvelles recrues ont-elles une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise, qui couvre le temps et les frais engendrés par leur embauche ? Les réponses à ces questions peuvent vous aider à rationaliser votre recrutement, afin de ne choisir que des candidats parfaitement adaptés à la fiche de poste et à votre culture d’entreprise !

Enfin, et c’est un point important, l’analyse des KPI de recrutement peut aussi vous aider à faire le point sur d’éventuels biais inconscients, qui peuvent freiner l’embauche de talents qualifiés. Repérer des déséquilibres dans le parcours des candidats peut ainsi aider à rendre le processus plus équitable et inclusif.

Suivre et analyser les KPI de recrutement : nos meilleures pratiques

Chaque KPI a ses propres méthodes de calcul et d’analyse, et leur suivi peut rapidement devenir chronophage pour vos équipes RH. Voici quelques astuces pour faciliter ce processus.

Utiliser un ATS ou une plateforme d’analyse RH

Un système de suivi des candidatures, ou ATS, aide vos équipes à analyser et à collecter toutes les données de recrutement. Plutôt que de tout suivre manuellement sur des tableurs, un ATS automatise la collecte, l’organisation et l’analyse des indicateurs clés. Résultat : vos équipes RH peuvent mettre de côté ces tâches administratives chronophages pour se concentrer sur la création de valeur ajoutée.

De plus, utiliser un ATS permet de suivre les KPI en temps réel, qu’il s’agisse du temps d’embauche ou de recrutement, le coût de recrutement ou l’origine des candidats. Vous avez une vue directe, sur une plateforme unique, de tous ces KPI de recrutement, ce qui vous permet de les ajuster rapidement en cas de besoin.

Créer un tableau de bord de recrutement

Un tableau de bord de recrutement centralise toutes les données à analyser en un seul endroit. Cela donne à vos équipes RH une vue d’ensemble rapide et claire sur l’efficacité du processus d’embauche. Pour qu’il soit utile et facile à exploiter, voici quelques conseils à suivre :

• Restez concentré sur l’essentiel : sélectionnez uniquement les indicateurs de performance clés (KPI) qui ont un impact direct sur vos objectifs de recrutement. Un tableau de bord trop chargé devient vite inutilisable.
• Misez sur la clarté visuelle : utilisez des graphiques, des courbes et des diagrammes pour rendre les données plus accessibles.
• Mettez-le à jour régulièrement : un bon tableau de bord doit refléter les données en temps réel ou être mis à jour fréquemment pour fournir des informations fiables et exploitables immédiatement.

Comparer ses performances aux standards du secteur

Le marché du travail est compétitif, que ce soit pour les salariés ou pour les entreprises, qui doivent se démarquer de la concurrence pour attirer les meilleurs talents. C’est pour cela qu’il est toujours utile de comparer ses indicateurs de performance à ceux d’autres entreprises du même secteur. Cela permet d’identifier les points d’amélioration et de pouvoir mettre en place rapidement des stratégies rectificatives.

Pour un benchmarking efficace, appuyez-vous sur des rapports sectoriels et des études d’organismes RH afin d’évaluer vos résultats par rapport aux tendances du marché. Par exemple, des études comme le Global Hiring Report de Deel mettent en lumière des évolutions majeures du recrutement international, permettant aux entreprises d’anticiper les changements et d’optimiser leur attractivité sur le marché des talents.

Comment optimiser votre stratégie de recrutement à l’aide de la data

On considère souvent les données comme un simple résultat du processus de recrutement, mais elles peuvent aussi l’alimenter et l’optimiser. En analysant les bons indicateurs, les entreprises peuvent affiner leurs méthodes d’embauche et améliorer l’efficacité globale du recrutement.

Définir des objectifs

Fixer des objectifs précis et mesurables permet de concentrer les efforts sur ce qui compte réellement. Il peut s’agir de réduire le temps d’embauche, augmenter le taux d’acceptation des offres ou encore diversifier les profils recrutés en améliorant la représentativité des candidats issus de minorités sous-représentées. Ce type d’objectifs peut aider à guider vos équipes vers une meilleure stratégie de recrutement.

Améliorer la prise de décision

L’intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus important dans le processus de recrutement, notamment dans la prédiction analytique. En effet, l’IA peut aider à améliorer la qualité des embauches, en analysant les tendances, identifiant les meilleurs canaux de sourcing et en optimisant le processus de sélection pour recruter les meilleurs talents pour chaque poste.

💡À lire aussi: Vous souhaitez en savoir plus sur les IA de recrutement ? Lisez notre guide !

Réduire les coûts de recrutement sans compromettre la qualité

Les entreprises exploitant les données peuvent optimiser le processus de recrutement tout en réduisant les coûts. En constituant un vivier de talent solide, vous pouvez anticiper les besoins de recrutement et réduire le recours à des solutions coûteuses pour vos futures embauches, comme des chasseurs de tête ou des cabinets spécialisés.

Interpréter les KPI

Analyser des données n’est pas toujours évident. Il faut les comparer et comprendre leur contexte. Pour éviter toute mauvaise interprétation :

• Évitez de vous concentrer sur une seule donnée : se focaliser sur une seule donnée, comme le temps d’embauche, peut vous faire perdre de vue d’autres indicateurs clés, comme la qualité de celles-ci.
• **N’oubliez pas d’analyser le contexte **: votre temps d’embauche est peut-être long, mais, si cela est pour recruter des profils ultra-spécialisés ou techniques, ce n’est pas forcément une mauvaise chose !
• Reliez les données aux résultats : seules, les données ne veulent pas dire grand-chose. Il faut les relier à des résultats concrets d’un bon processus de recrutement, comme une hausse de la performance ou de la rétention employé. Il ne faut pas perdre de vue que le but d’une stratégie de recrutement efficace est d’avoir un impact positif sur l’entreprise sur le long terme.

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