Dans le monde professionnel, une lettre de mission est un document officiel confirmant les projets de voyage international d’un travailleur étranger auprès des autorités frontalières. Il ne faut pas la confondre avec une lettre de consentement au voyage, rédigée par un parent pour prouver qu’un enfant voyage seul ou sans ses deux parents avec son autorisation.

Deel vous dévoile les bonnes pratiques d’une lettre de mission afin de permettre à vos salariés de voyager plus facilement dans le cadre de leur mobilité internationale.

Quel est l’objectif d’une lettre de mission ?

La lettre de mission s’établit par l’entreprise pour un salarié ou un prestataire de service. Les lettres de mission facilitent le retour des travailleurs étrangers dans leur pays d’accueil après un déplacement international. Elles permettent de :

• Simplifier le processus de réentrée dans le pays ;
• Réduire les contrôles de sécurité (traitement administratif) ;
• Faciliter les déplacements professionnels.

Une lettre de mission bien rédigée confirme l’intention du travailleur étranger de reprendre son emploi après son déplacement professionnel, rassurant ainsi les agents du contrôle des frontières sur la validité continue de son visa.

Pourquoi une lettre de mission est-elle nécessaire si le visa est valide ?

Un visa ne garantit pas toujours l’entrée dans un pays d’accueil. Aux États-Unis, par exemple, les agents des douanes et de la protection des frontières ont le pouvoir discrétionnaire d’accepter ou de refuser toute demande d’entrée.

Les travailleurs étrangers en séjour temporaire doivent prouver qu’ils occupent toujours un emploi pour maintenir leur droit de séjour dans leur pays d’accueil.

Une lettre de mission informe les agents frontaliers que le travailleur était en voyage d’affaires approuvé, qu’il dispose d’un statut légal valide et qu’il est attendu par son employeur à son retour.

Voir aussi : Comment simplifier l’embauche internationale avec le parrainage de visa via un EOR

Quel est l’impact des lettres de mission sur l’embauche internationale ?

Une lettre de mission peut confirmer le statut professionnel d’un nouvel employé et faciliter son entrée dans le pays. Cela simplifie le recrutement de talents à l’international.

Une fois embauché, un travailleur étranger peut utiliser ces lettres pour se déplacer à l’étranger pour des conférences, réunions ou missions professionnelles sans risquer de perdre son statut de visa. Cette mobilité professionnelle est souvent très appréciée et contribue à la satisfaction des employés.

En tant qu’employeur global, vous pouvez aussi utiliser les lettres de mission pour faciliter les missions internationales. Ce document permet aux collaborateurs en mission à l’étranger d’effectuer des allers-retours entre leur pays d’origine et leur poste de travail, garantissant ainsi leur liberté de mouvement.

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Les lettres de mission peuvent-elles faciliter le traitement administratif ?

Oui. Lorsqu’un voyageur demande l’entrée dans un pays, les agents du poste-frontière peuvent déclencher un contrôle de sécurité approfondi ou un traitement administratif, le cas échéant. Ces vérifications sont particulièrement courantes pour les travailleurs ou chercheurs originaires de pays ou de secteurs figurant sur des listes de surveillance des voyages.

Ces contrôles peuvent être très longs (jusqu’à huit semaines ou plus aux États-Unis) et retarder la reprise du travail du salarié étranger. Bien qu’il soit impossible d’accélérer ces procédures une fois engagées, une lettre de mission officielle peut les écourter ou les éviter en soutenant la demande de réentrée du collaborateur.

Voir aussi : Comment faciliter la relocalisation des employés à l’échelle mondiale

Lettres de mission et expérience employés

Les lettres de voyage réduisent le stress et les complications liées aux déplacements internationaux, en particulier pour les travailleurs non immigrants. Elles démontrent que l’entreprise accorde de l’importance à ses employés et leur offre les mêmes opportunités de déplacement qu’aux travailleurs locaux.

Cela renforce la satisfaction des employés et le sentiment de sécurité de l’emploi. Mais cela augmente également l’engagement des employés, qui peuvent voyager et accomplir leurs missions sans se soucier des contraintes logistiques.

Rôle des RH dans l’émission de lettres de mission

Les équipes RH sont responsables de la rédaction des lettres de mission pour les employés non immigrants prévoyant un déplacement international. Pour accomplir cette tâche avec précision, elles doivent :

• Maintenir des dossiers de visa à jour pour tous les employés non-immigrants ;
• Suivre les dates de validité des visas afin d’éviter d’envoyer en mission des employés dont le visa a expiré ;
• Fournir les lettres de mission aux employés avant leur départ ;
• Communiquer avec les autorités d’immigration si nécessaire pour faciliter le retour des employés.

Qui a besoin d’une lettre de mission ?

Dans la plupart des cas, les travailleurs non immigrants qui voyagent en dehors de leur pays d’accueil ont besoin d’une lettre de mission pour revenir. Les salariés en mission internationale peuvent également utiliser ce document pour soutenir leur demande de visa.

Cependant, plusieurs facteurs influencent la nécessité d’une lettre de mission, notamment :

• Le pays d’accueil ;
• La destination du voyage ;
• Le statut d’immigration du voyageur ;
• La durée du séjour ;
• Le domaine professionnel ou de recherche du voyageur.

Certains pays exemptent certains employés des procédures de réadmission en vertu de traités commerciaux existants. Par exemple, les citoyens américains n’ont pas besoin de documents de voyage pour effectuer de courts séjours à Singapour. En revanche, les citoyens singapouriens doivent obtenir un visa B-1 pour se rendre aux États-Unis à des fins professionnelles.

Un partenaire comme Deel peut vous conseiller sur le volet immigration et sur la nécessité d’une lettre de mission. Nos experts examinent les exigences de voyage à l’avance pour vous aider à organiser vos déplacements professionnels en toute sérénité.

Quels types de déplacements internationaux nécessitent une lettre de mission ?

Presque tous les voyages professionnels à l’étranger effectués par vos employés non immigrants peuvent nécessiter une lettre de mission. Cela inclut :

• Les réunions d’affaires et conférences ;
• Les visites de bureaux pour les entreprises ayant plusieurs implantations ;
• Les missions professionnelles de moyenne durée hors site ;
• Les séminaires et formations ;
• Les événements d’entreprise.

Les équipes en télétravail ont-elles besoin d’une lettre de mission ?

Cela dépend. Si vos employés en télétravail doivent occasionnellement se rendre au siège de l’entreprise ou sur d’autres sites pour des réunions, projets ou activités professionnelles, une lettre de mission peut être nécessaire.

Deel peut vous aider à vérifier les options de visa et les exigences de déplacement pour vos employés à distance et à initier le processus de demande.

Informations importantes d’une lettre de mission ?

Une lettre de mission doit clairement et précisément identifier l’employé voyageur et la raison de son déplacement. Elle doit établir la relation entre l’entreprise et l’employé et confirmer son statut de visa. Pour cela, le contenu de la lettre de mission doit contenir :

• Le nom complet du voyageur tel qu’il apparaît sur son visa ;
• Le nom complet de votre entreprise et ses coordonnées ;
• Le poste occupé par le voyageur ;
• La destination du voyage, sa durée et les dates prévues ;
• Le motif du déplacement ;
• Une déclaration d’approbation de l’entreprise pour ce voyage ;
• Toute autre information pertinente.

Certains pays d’accueil imposent des exigences spécifiques quant à la rédaction d’une lettre de mission. Il est recommandé de se référer à ces directives lors de la rédaction du document ou de confier cette tâche aux experts en RH et conformité de Deel.

Comment rédiger une lettre de mission ?

Adressez votre lettre de mission au poste-frontière du pays d’accueil depuis lequel votre employé voyage. Rédigez-la sur du papier à en-tête officiel avec le nom de l’entreprise afin de lui donner une légitimité.

Une fois votre identité et votre relation avec l’employé voyageur établies, identifiez-le précisément en mentionnant son nom, son poste, l’objet de la mission, durée de la mission et tout autre détail pertinent.

Mettez en avant la nature et la raison du déplacement en utilisant un langage clair et simple, sans jargon technique. Il est également courant de rédiger la lettre en anglais, sauf si ce n’est pas la langue officielle du pays d’accueil.

Enfin, précisez que l’employé dispose d’un contrat de travail en cours et d’un visa valide. Joignez les documents justificatifs nécessaires.

Certains pays exigent aussi une preuve que l’employé peut financer son voyage et son séjour. Si cela s’applique, ajoutez des documents financiers, des réservations et des reçus montrant comment l’entreprise prend en charge ces frais.

Quelles erreurs éviter lors de la rédaction d’une lettre de mission ?

Lorsque vous rédigez une lettre de mission, évitez de :

• Omettre des informations requises ;
• Fournir des informations erronées ou falsifiées ;
• Faire des fautes de grammaire, d’orthographe ou de structure ;
• Soumettre une lettre non signée ou rédigée sur un support non officiel ;
• Écrire la lettre à la main ;
• Oublier d’ajouter les documents justificatifs.

Une lettre incomplète ou incorrecte peut entraîner des retards à l’entrée du pays. De plus, toute fausse déclaration concernant l’employé, son statut d’immigration ou l’objet du voyage peut entraîner un refus d’entrée et des risques juridiques ou de non-conformité pour votre entreprise.

Si vous manquez de temps ou de ressources pour rédiger une lettre de mission précise et efficace, vous pouvez confier cette tâche aux experts en immigration de Deel. Notre équipe connaît les réglementations en vigueur dans différents pays et peut vous fournir des lettres conformes rapidement.

Lettre de mission : quels défis pouvez-vous rencontrer ?

Les calendriers de voyage imprévisibles peuvent rendre caduques les dates indiquées dans votre lettre. Les barrières linguistiques peuvent également compliquer la communication entre vous, l’employé voyageur et les agents des frontières, notamment dans les pays non anglophones.

Par ailleurs, l’évolution des réglementations en matière d’immigration peut complexifier la rédaction de lettres conformes. Deel peut vous aider à éviter ces difficultés en prenant en charge cette tâche.

Deel vous aide à optimiser la gestion des lettres de mission

Les études montrent que les entreprises génèrent en moyenne 12,50 dollars de revenus supplémentaires pour chaque dollar investi dans les voyages d’affaires. Chez Deel, nous nous engageons à vous aider à tirer le meilleur parti de vos déplacements professionnels et à développer votre équipe internationale.

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