Note de frais : définition, calcul et imposition

Un déjeuner avec un client, un déplacement professionnel, une nuit d’hôtel… De nombreuses fonctions peuvent engendrer des frais professionnels. Ces dépenses sont souvent avancées par vos collaborateurs, et doivent ensuite être remboursées par l’entreprise, suite à une note de frais. Mal encadrées, celles-ci peuvent vite devenir des sources d’erreurs, voire de redressements fiscaux. Bien gérées, elles permettent au contraire de gagner du temps, d’optimiser la fiscalité et de simplifier le quotidien des équipes.

Dans cet article, on vous explique tout : définitions, conditions de remboursement, cadre légal, bonnes pratiques… Et si vous gérez des équipes à l’international, des plateformes comme Deel peuvent aussi vous aider à garder le cap sur la conformité, sans complexifier vos procédures internes. Suivez le guide.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est une demande de remboursement de dépenses professionnelles qu’un salarié a dû avancer dans le cadre de son activité. C’est une sorte de preuve, souvent accompagnée d’un justificatif, comme une facture, qui assure à l’entreprise que cette dépense était justifiée dans le cadre du travail, et non pour une raison personnelle.

Les notes de frais peuvent couvrir de nombreux types de dépenses, comme :

• les frais de restauration (en cas de repas d’affaires, par exemple) ;
• les frais de déplacement professionnels (indemnité kilométrique, frais de carburant, remboursement de billet de train ou de transport en commun…) ;
• les frais d’hébergement ;
• abonnement à un outil indispensable au travail, comme un logiciel de gestion ;
• et bien d’autres…

Dès lors que ce type de frais professionnel est justifié, légitime, et dans l’intérêt de l’entreprise ou de la réussite d’une mission du poste du salarié, celle-ci peut faire l’objet d’une note de frais, et être remboursée.

Quels sont les éléments à justifier pour une note de frais ?

Le remboursement des notes de frais ne doit se faire que si trois conditions sont réunies.
Tout d’abord, les frais engagés doivent être strictement professionnels : un salarié peut faire une note de frais pour un repas d’affaires, ou des nuitées à l’hôtel, à condition que ces dépenses s’inscrivent dans le cadre de son travail. Il ne peut pas demander le remboursement de ses vacances ou d’un déjeuner de famille.

Ensuite, la dépense doit rester raisonnable. Cette notion s’apprécie différemment selon la fonction occupée par le salarié et le secteur d’activité de l’entreprise. C’est pour cela que nombre d’entre elles établissent une politique de dépenses, qui structure les montants maximaux autorisés lors d’un déjeuner client ou d’un rendez-vous hors du lieu de travail.

Enfin, la dépense doit être accompagnée d’un justificatif de paiement. Cela peut être une facture, un ticket de caisse… L’important, c’est que le document mentionne la date, le montant et le lieu de la dépense.

Il existe quelques cas particuliers aux notes de frais. Par exemple, un salarié qui passe le plus clair de son temps en télétravail peut demander un remboursement de certains frais d’installation à son domicile, comme un bureau, une chaise ergonomique, ou même le remboursement total ou partiel de son forfait internet.

Comment établir une note de frais ?

Il n’existe aucune formalité exigée par le droit du travail en France. Chaque entreprise peut avoir son propre processus de gestion pour la déclaration et le traitement des notes de frais. Néanmoins, il est souvent demandé de faire figurer les informations suivantes sur la demande de remboursement :

• la date des dépenses engagées ;
• le nom du salarié ;
• le nom de l’entreprise ;
• le descriptif de la mission ou du contexte professionnel ;
• le lieu où la dépense a été engagée ;
• le type de frais (repas, déplacement, hébergement, etc.) ;
• le montant TTC et le cas échéant, le montant de la TVA ;
• le justificatif correspondant : facture, ticket de caisse, reçu, etc.

Vous pouvez ensuite envoyer la demande en version papier, Excel ou directement sur un logiciel de gestion de note de frais à votre service comptable, en fonction de la marche à suivre dans votre entreprise.

Autre point à ne pas négliger : le respect des délais. Même si la loi ne fixe pas de durée formelle, la plupart des entreprises définissent une période raisonnable (souvent 30 à 90 jours) dans leur politique interne. Au-delà, la demande peut être refusée. En cas de dépense importante pour les besoins de l’activité, il est aussi possible de solliciter une avance sur frais, à régulariser par la suite.

Comment rembourser une note de frais ?

En tant que dirigeant, lorsqu’un salarié vous transfère une note de frais, vous avez plusieurs possibilités pour procéder au remboursement de la note de frais : les frais réels ou l’indemnité forfaitaire.

Les frais réels

Cette méthode consiste à rembourser exactement, au centime près, le montant engagé par le salarié dès réception des justificatifs de dépenses. Cette solution permet d’être exact et juste dans le montant versé au salarié, mais implique souvent une gestion plus chronophage et au cas par cas. Les entreprises privilégient ainsi cette méthode en cas de note de frais occasionnelle, comme des frais de repas ou un déplacement pour un salon ou un rendez-vous client.

Le remboursement forfaitaire

L’indemnité forfaitaire repose sur des montants fixés à l’avance, souvent calqués sur les plafonds de l’URSSAF. Le salarié perçoit une allocation couvrant le remboursement des frais professionnels, sans avoir à fournir systématiquement un justificatif de note de frais pour chaque euro dépensé. C’est une approche plus souple que celle aux frais réels, idéale si vos collaborateurs ont des frais récurrents, comme des frais de transport, des notes de frais kilométriques, des déjeuners du midi, etc.
L’URSSAF fixe des plafonds, qui peuvent varier d’année en année. Ces montants sont exonérés de cotisations sociales tant qu’ils respectent les seuils réglementaires.

L’avance sur frais

Dans certaines situations, un salarié peut solliciter une avance sur frais avant un déplacement professionnel. Il s’agit d’un montant estimatif versé en amont, à régulariser ensuite selon les justificatifs présentés. Cette pratique est particulièrement utile pour les missions longues ou coûteuses, afin d’éviter que le collaborateur n’ait à avancer des sommes importantes de lui-même.

Note de frais et fiscalité

Le traitement des notes de frais engendre des questions fiscales aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

Côté entreprise

Lorsque les conditions sont respectées (dépenses professionnelles, raisonnables et justifiées), les notes de frais sont normalement exonérées de cotisations sociales. Que vous optiez pour un remboursement au réel ou au forfait, tant que les montants restent dans les limites fixées par l’URSSAF, aucune charge patronale ne devrait s’appliquer.

Par ailleurs, les montants remboursés sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise, ce qui permet de réduire son impôt sur les sociétés (ou impôt sur le revenu, selon le statut).

Enfin, l’entreprise peut, dans certains cas, récupérer la TVA sur les dépenses engagées, à condition que :

• la dépense soit éligible
• une facture conforme soit jointe.

Avant toute manipulation fiscale ou déclaration à l’administration fiscale, nous vous conseillons de vous tourner vers des experts, comme Deel, afin d’assurer votre conformité, et ce même à l’international.

Côté salarié

En principe, le remboursement d’une note de frais n’est pas considéré comme un revenu pour le salarié, et n’est donc pas imposable. Cependant, si les plafonds de l’administration sont dépassés, ou si les remboursements ne sont pas justifiés, les montants peuvent être requalifiés en avantages en nature. Dans ce cas, ils deviennent imposables et doivent être mentionnés dans la déclaration de revenus.

Nos bonnes pratiques pour la gestion des notes de frais

Pour éviter les dérives, les redressements fiscaux, et les amendes qui en découlent, votre entreprise peut suivre quelques bonnes pratiques.

Mettre en place des modalités de remboursement de notes de frais

Plus votre politique interne concernant les notes de frais sera claire, plus vos salariés pourront facilement déclarer et demander le remboursement de leurs frais, en bonne conformité. Si vous souhaitez établir un modèle de note de frais à remplir, vous pouvez demander à ce qu’il y figure :

• les types de dépenses remboursables ;
• les plafonds applicables selon les cas (repas, hôtel, transport…) ;
• les délais de soumission des notes ;
• les justificatifs exigés ;
• les modalités de validation.

Ce document doit être transmis à tous les collaborateurs concernés, dès l’onboarding. En cas de contrôle, c’est votre première ligne de défense.

Numériser la gestion de ces frais

Oubliez les tableurs manuels et les reçus volants. Des outils comme un logiciel de notes de frais vous permettent de :

• scanner automatiquement les justificatifs ;
• intégrer les règles internes de remboursement ;
• gérer les validations hiérarchiques ;
• suivre les dépenses en temps réel et en quelques clics ;
• gagner du temps côté salariés et comptabilité ;
• assurer la conformité fiscale et sociale.

Former vos équipes

Chaque salarié doit suivre une formation lui permettant de connaître les règles à suivre, mais aussi les risques encourus en cas d’abus ou de non-conformité.

Anticiper les fraudes

Même dans les entreprises les mieux organisées, la fraude aux notes de frais reste un risque. Voici quelques arnaques courantes… et des techniques pour les déjouer.

Double facturation

• Problème : le salarié présente deux fois le même justificatif.
• Solution : outil de gestion avec détection automatique des doublons.

Dépenses personnelles déguisées

• Problème : achat d’un objet à usage privé sous couvert d’une dépense pro.
• Solution : contrôle des libellés et analyse par type de dépense.

Faux nombre de kilomètres

• Problème : gonflement volontaire des distances parcourues.
• Solution : vérification GPS ou comparaison avec les itinéraires standards.

Reçus modifiés à l’étranger

• Problème : montants exagérés sur des reçus illisibles.
• Solution : préférer les cartes bancaires ou cartes de paiement professionnelles ou l’utilisation de services dématérialisés (comme UBER, ou Lime)

Comment fonctionnent les notes de frais pour les salariés internationaux ?

Vous recrutez des salariés à l’international, ou avez beaucoup de collaborateurs qui se déplacent en dehors de vos frontières ? Cela peut complexifier la gestion de vos notes de frais. Entre les devises étrangères, qui nécessitent des taux de conversion et des justificatifs dans des langues que vous ne comprenez pas, et les réglementations fiscales locales avec lesquelles composer… Tout cela peut transformer la gestion de notes de frais internationales en un véritable casse-tête.

Les règles applicables varient aussi selon le pays : un repas d’affaires ou une nuit d’hôtel ne sont pas considérés de la même façon par toutes les autorités fiscales. C’est pour cela qu’il est nécessaire de centraliser la gestion des flux de trésorerie et de vos RH avec une plateforme adaptée, comme celle de Deel, une plateforme capable d’assurer la bonne conformité de toutes vos pratiques, même à l’international.

Simplifiez la gestion de vos notes de frais avec Deel

Si vous travaillez avec des collaborateurs répartis dans plusieurs pays, ou qui se déplacent fréquemment, il peut vite devenir complexe d’assurer un suivi fiable et conforme de toutes vos politiques internes. Deel vous permet de gérer tout cela depuis une plateforme unique, dans plus de 150 pays.

Contrats conformes, gestion de la paie, remboursement des notes de frais, avantages sociaux, conformité fiscale : tout est centralisé. La plateforme s’occupe également de la veille réglementaire pour chaque pays, afin d’éviter tout risque d’erreur ou de redressement.

Concrètement, Deel vous libère de la complexité administrative et vous fait gagner du temps. Vous offrez à vos collaborateurs une expérience fluide, tout en gardant le contrôle sur vos coûts et vos obligations légales.
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